文書檔案管理工作中存在的問題及對策分析

嚴勁芬

摘 要：新時期背景下，文書檔案管理工作的重要性逐漸突顯出來，特別是經濟社會的發展，為文書檔案管理工作的開展提供了平臺，但同樣也面臨嚴峻挑戰。為此，應科學合理地運用現代管理手段與方法，注重文書檔案管理工作，盡可能增強文書檔案管理工作人員素質，促進文書檔案管理工作效率的提升。文章將文書檔案管理工作作為研究重點，闡述了其中存在的問題與解決對策，以供參考。

關鍵詞：文書檔案管理工作；問題；對策；分析

文書檔案能夠真實記錄各項工作，并且被當作重要憑證，為歷史查證提供有價值的參考依據，同時還能夠正確地指導各項工作開展。而文書檔案管理工作人員應正確認知文書檔案的重要作用，進而發現工作中的問題并解決，進一步增強文書檔案管理工作的水平。

一、文書檔案管理工作的重要作用

近年來，文書檔案管理工作在資源開發方面發揮著關鍵性作用，具體表現在文書檔案的憑證與參考作用兩方面。為此，必須要不斷強化文書檔案工作，以保證資源開發的作用得以充分發揮。而文書檔案能夠真實地記錄歷史，具備法律效用，不同于其他文獻，因此，文書檔案記錄的客觀性比較明顯。對于文書檔案記錄的方式而言，涵蓋了當事人手稿、當事人聲音與形象文件，所以真實性特征突出。而文書檔案可以真實地反映出實踐活動的廣度，進而為認識自然并改造自然提供有價值的理論參考依據。

二、文書檔案管理工作問題解構

1.文書與檔案工作銜接不合理。文書檔案管理工作在各行業中的作用不斷增加，而通過對文書工作和檔案工作開展狀況的研究與分析可以發現，兩者間存在緊密的聯系，但同樣也有所差異。為此，在文書檔案管理工作開展過程中，必須要對兩者關系予以正確地處理，進一步增強工作質量與效果。然而，文書工作和檔案工作在銜接程度方面并不理想，管理體系與制度也尚未完善，對文書檔案管理科學性以及規范性產生了直接的影響，同樣也阻礙了文書檔案管理工作水平的提高。

2.文書檔案管理工作人員素質有待提高。因文書檔案管理工作的重要性不斷增加，所以，只有提高工作人員綜合素質才能夠滿足工作的具體需求。然而，大部分單位文書檔案管理工作人員的專業水平不高，所掌握的基礎知識也不全面，綜合素質有待提高。在實踐管理中，工作人員的操作不熟練，導致工作規范性與標準性嚴重缺失，直接影響了文書檔案管理工作的開展。為此，基于檔案管理工作的改革，應強化文書檔案管理人員素質，為檔案管理工作的可持續發展提供有力保障。

3.文書檔案管理工作被忽視。目前，大部分單位文書檔案管理工作都沒有得到領導重視，究其原因，檔案管理工作的發展時間不長，尚未被社會重視，且在認知文書檔案資源重要作用方面存在偏差，所以直接影響了文書檔案管理工作的效果。另外，在實踐管理過程中，在文書檔案管理工作中的投入力度也不到位，難以直接形成效益且落實效果差強人意，對文書檔案管理工作的質量與效率帶來了極大的影響。

三、完善文書檔案管理工作的有效途徑

1.重視文書與檔案工作的銜接效果。在文書檔案管理工作中，文件與檔案質量的影響作用較大，所以，必須要高度重視兩者銜接的規范化，這同樣也是推進文書檔案工作開展的前提條件。而在實踐管理中，一定要增強對于文書檔案管理工作的重視程度，認知文書檔案管理的重要作用，確保文書材料歸檔與立卷更加準確，實現文書與檔案工作發展的一體化。其中，審核文件材料的過程中，一定要檢查紙張文體與大小，增強文件的標準性與規范性，以免出現字跡不清晰與胡亂涂改的問題。為此，需要對各種材料進行全面收集，確保文件發放的準確性，根據詳細的要求登記并補充，進一步促進文書檔案工作的開展，增強檔案管理水平。

2.強化部門間互動。為了增強文書檔案利用效率，最關鍵的就是要收集文書檔案，確保檔案質量。在這種情況下，需要注重部門與部門之間的互動，使工作人員能夠主動了解不同部門的數據信息，掌握全新材料，全面優化文書檔案管理工作，進一步促進文書檔案管理工作效率的提高。另外，還應當適應單位未來發展趨勢，為決策提供有價值的參考依據，實現文書檔案管理工作的全面發展。

3.建立并健全管理制度。在市場經濟快速發展的背景下，文書檔案管理工作全面推進，所以，需要建立并健全管理制度，才可以有效地促進文書檔案管理工作的開展。其中，應盡可能細化程序與規定，重視實用性與操作性，將管理制度的監督作用與約束作用充分發揮出來。在簽發公文的時候，一定要按照公文簽發條例進行，不允許發放無效文件，在經過復審與核對以后才可以送至相關部門。若文件內容要修改，也應當遵循程序要求復審，尤其是幅面的尺寸與字體字號等，保證文書檔案管理的規范化，增強文書檔案管理的實際作用。另外，還應當重視發文稿紙與文件處理單等內容要準確簡潔，保證文件發放范圍更加合理，有效控制文件數量，以免文書檔案管理工作出現質量問題。

4.定期開展文書檔案管理工作人員的培訓活動。文書檔案管理工作的實踐過程中，要想保證工作開展的有序性，必須要定期組織專業培訓活動，確保工作人員綜合水平的提升，從根本上提高文書檔案管理工作的質量。其中，在收集文書檔案過程中，要嚴格檢查文字規范性，并在分類方式的幫助下有效整理并利用文書檔案。另外，文書檔案管理應統一，尤其是文號的編發與標題制作以及文件選用和附件等等，經過仔細核對以后，根據具體程度登記并傳閱，以保證文書檔案歸檔的正確性。同時，文書檔案目錄編號要科學，確保文書檔案查閱更方便。通過對計算機等現代化設備的運用，明確檔案目錄與檢索條件，進而確保文書檔案利用率。在這一環境下，文書檔案管理工作人員必須要不斷強化自身技能，對網絡信息系統予以完善，全面優化文書檔案結構，全面提高文書檔案管理的水平。

四、結語

綜上所述，單位檔案管理水平的提高同樣要求文書檔案管理工作不斷完善，給予文書檔案管理工作高度重視，為檔案資料使用價值與質量的提高奠定了堅實基礎。為此，應結合不同單位的文書檔案管理狀況，全面收集文書檔案，加大相關規章制度的完善力度，在提升文書檔案管理工作人員綜合素質的基礎上，實現文書檔案管理工作的可持續發展。

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