文書檔案管理工作的創(chuàng)新

葛均全

摘 要：文書檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分，對企業(yè)發(fā)展有著巨大的借鑒作用。文書檔案作為企業(yè)發(fā)展的真實記錄，是企業(yè)發(fā)展的重要依據(jù)。隨著計算機技術(shù)不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)無法滿足企業(yè)發(fā)展需求。因此，必須要創(chuàng)新文書檔案管理工作，提高檔案管理質(zhì)量與效率，充分發(fā)揮企業(yè)檔案的積極作用。

關(guān)鍵詞：文書檔案 檔案管理 創(chuàng)新 信息技術(shù)

引言

文書檔案作為企業(yè)檔案資源體系中的重要組成部分，其中記載著企業(yè)多項歷史工作信息，能夠間接反映出單位各級領(lǐng)導(dǎo)決策問題、組織問題、企業(yè)建設(shè)情況等問題，為后續(xù)企業(yè)工作提供有力的依據(jù)，同時，文書檔案中也記錄了企業(yè)發(fā)展所取得的成果，是企業(yè)非常寶貴的歷史資源。隨著信息技術(shù)不斷發(fā)展，當(dāng)今信息技術(shù)已經(jīng)融入到社會的各個角落，信息技術(shù)能夠切實提高企業(yè)管理質(zhì)量與運作效率，因此，現(xiàn)代化管理模式對傳統(tǒng)的文書檔案管理提出了更高要求。近些年來，隨著企業(yè)內(nèi)部管理水平、發(fā)展水平不斷提高，對文書檔案管理要求也越來越高，系統(tǒng)、效率、準確的管理模式已經(jīng)成為當(dāng)今文書檔案管理的必然要求。

一、當(dāng)今文書檔案管理中所存在的問題

（一）文書檔案管理不夠規(guī)范

隨著企業(yè)不斷發(fā)展，在長期發(fā)展中勢必會不斷堆積文書檔案。這也直接的加大了文書檔案管理難度，造成一系列的不規(guī)范想象，主要變現(xiàn)在：檔號不規(guī)范、案卷目錄不規(guī)范、案卷標題不規(guī)范、組卷不規(guī)范等。這一系列不規(guī)范現(xiàn)象從實質(zhì)上分析就是企業(yè)高管的不重視，使得文書檔案管理沒有形成一個規(guī)范的規(guī)章制度與管理制度，進而造成文書檔案管理出現(xiàn)問題。

（二）文書檔案檢索效率不高

當(dāng)今企業(yè)文書檢索的形式主要分為計算機檢索和人工檢索兩種，其中，人工檢索占據(jù)主體地位。雖然，企業(yè)文書檔案管理人員在提高檢索效率方面做出很多努力，編制諸多檢索工具，但在企業(yè)文書檔案逐漸增多的情況下，使得人工檢索效率止步不前。其主要因素在于管理人員在管理檔案時，過重在意檢索效率與內(nèi)容，而往往忽略了檢索質(zhì)量。這不僅在質(zhì)量上無法保障，檢索效率也沒有切實提高。

（三）文書檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)層面

現(xiàn)如今，很多企業(yè)的文書檔案管理人員雖處于平穩(wěn)發(fā)展階段，也有些管理人員在企業(yè)工作了諸多念頭，已經(jīng)形成了自身獨有的管理理念，而這種理念是非常難以轉(zhuǎn)變的，使得管理人員的專業(yè)能力、文化水平無法適應(yīng)現(xiàn)代化文書檔案管理需求。信息技術(shù)作為21世紀的標志性技術(shù)，實現(xiàn)現(xiàn)代化、自動化、信息化、電子化管理已經(jīng)成為必然趨勢，但一些資歷較老的管理人員甚至連計算機都不會使用，對一些現(xiàn)代化專業(yè)知識也不夠了解，使得企業(yè)文書檔案現(xiàn)代化管理建設(shè)進程緩慢。而企業(yè)工作人員往往都是“術(shù)業(yè)有專攻”，能夠滿足現(xiàn)代化檔案管理研究與開發(fā)的人才非常局限，嚴重影響企業(yè)文書檔案管理創(chuàng)新進程，無法提高文書檔案管理質(zhì)量與管理效率。

二、文書檔案管理創(chuàng)新的有效渠道

（一）強化制度建設(shè)，加強執(zhí)行力度

首先，想要實現(xiàn)文書檔案管理創(chuàng)新必須要加強文書檔案管理制度的創(chuàng)新，進一步規(guī)范原有的規(guī)章制度。想要保障管理制度的有效性，制度創(chuàng)新必須要建立在企業(yè)實際運營情況的基礎(chǔ)上，要剔除一些不符合現(xiàn)代化需求的管理制度，并采用現(xiàn)代化管理制度進行填充，打造全新的文書檔案管理體制。總之，企業(yè)要建立文書檔案管理系統(tǒng)的標準化建設(shè)，對企業(yè)文書檔案管理中的內(nèi)容、要求、形式作為明確的統(tǒng)一規(guī)定。其次，要落實文書檔案管理責(zé)任制，為文書檔案管理創(chuàng)新提供堅實的保障。為了保障文書檔案管理能夠適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展需求，企業(yè)必須要針對電子化檔案建立一套標準的規(guī)章制度，將電子化檔案制度與原有制度相結(jié)合，保障文書檔案制度的完整性。最后，待到企業(yè)建立健全文書檔案管理規(guī)章制度之后，必須要加強執(zhí)行力度，落實相應(yīng)的管理責(zé)任，并且定期對規(guī)章制度的落實情況進行審查，并組織文書檔案管理力量，對文書檔案體系制度內(nèi)容進行修訂、補充、篩選，保障檔案管理體系制度的時效性，充分發(fā)揮文書檔案管理體系制度的積極作用。

（二）創(chuàng)新工作機制

企業(yè)文書檔案管理必須要適應(yīng)現(xiàn)代化社會發(fā)展步伐，創(chuàng)新相應(yīng)的檔案管理工作機制。筆者認為，企業(yè)必須要建立健全以下幾點：①自我營銷機制。該種管理機制主要是根據(jù)企業(yè)階段安排和總體要求作為出發(fā)點，大力宣傳文書檔案管理的重要性與積極作用，并提出文書檔案管理中心任務(wù)及提出檔案管理要求，為后續(xù)檔案管理奠定堅實的基礎(chǔ)。②主動參與機制。讓文書檔案管理工作能夠參與到單位中心或重大活動中去，加強文書檔案管理質(zhì)量，充分體現(xiàn)出文書檔案對企業(yè)發(fā)展的積極作用。③互動協(xié)調(diào)機制。加強文書檔案管理的參與力度和宣傳力度，與有關(guān)部門在檔案方面達成共識，構(gòu)建一套系統(tǒng)的管理路線，并且文書檔案管理工作中，做好監(jiān)督、指導(dǎo)、服務(wù)等職責(zé)，加強文書檔案管理與各個部門之間的聯(lián)系，提高企業(yè)各個部門之間的協(xié)調(diào)性。

（三）構(gòu)建文書檔案管理隊伍，提高管理人員的工作質(zhì)量

待到企業(yè)現(xiàn)代化文書檔案管理機制構(gòu)建完成之后，要進一步加強企業(yè)文書檔案管理的人才隊伍建設(shè)工作，讓檔案管理人才來實施檔案管理工作。第一，單位要認真挑選檔案管理人才，在面向社會招聘人才時，必須要保障應(yīng)聘人員的知識基礎(chǔ)與文化層次，同時也應(yīng)考慮應(yīng)聘人員的專業(yè)和計算機能力。第二，加強企業(yè)內(nèi)部人才培養(yǎng)，定期展開有層次、有計劃、有重點的現(xiàn)代化檔案管理培訓(xùn)工作，加強行業(yè)內(nèi)部文書檔案管理業(yè)務(wù)交流，提高企業(yè)檔案管理人員的道德修養(yǎng)與業(yè)務(wù)修養(yǎng)，加強檔案管理人員對文書檔案管理工作的認識，提高檔案管理人員的重視程度。第三，企業(yè)要建立“能者居上”的崗位競爭制度，即公平、公正、公開的保障檔案管理職位的競爭制度，為了工作人員的職位晉升、評定、福利待遇等方面的上升空間奠定基礎(chǔ)。第四，加強危機意識教育，構(gòu)建一套考核體系，明確考核標準，進而激發(fā)檔案管理人員的創(chuàng)造性與積極性，提高文書檔案管理的工作效率。

（四）加強技術(shù)創(chuàng)新，提高服務(wù)質(zhì)量

想要實現(xiàn)文書檔案管理的工作創(chuàng)新，企業(yè)首先要樹立現(xiàn)代化檔案管理理念，無論是在日常文書檔案工作中還是檔案信息交流過程中，都必須要充分利用現(xiàn)代化手段作為媒介，即借助信息技術(shù)、計算機技術(shù)來管理文書檔案，提高檔案管理質(zhì)量與效率。基于此，企業(yè)想要不斷滿足現(xiàn)代化文書檔案管理的發(fā)展需求，就必須要不斷開展創(chuàng)新技術(shù)活動，構(gòu)建一套符合企業(yè)自身發(fā)展的電子檔案管理系統(tǒng)，并將該系統(tǒng)融入到企業(yè)系統(tǒng)中。要求企業(yè)將檔案管理信息化建設(shè)歸納到企業(yè)總體規(guī)劃中，制定出相應(yīng)的規(guī)劃細節(jié)，例如檔案信息收集、檢索、整理、利用等各個環(huán)節(jié)，實現(xiàn)企業(yè)各部門間的信息流共享，提高文書檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。

（五）保障細節(jié)功能能夠做到位

文書檔案管理工作的細節(jié)工作非常多，因此，想要加強文書檔案管理的服務(wù)質(zhì)量，做好細節(jié)工作是必不可少的，需要檔案管理人員做到以下幾點：①制定相應(yīng)的規(guī)章制度，要求檔案管理人員你必須要嚴格尊重規(guī)章條例。②加強具有機密性文檔的管理工作，要求檔案管理人員必須要將文書檔案進行整合、劃分、篩選，將檔案劃分多個層次，以備不時之需。③企業(yè)文書檔案必須要按照規(guī)章流程進行記錄，避免因人為因素致使檔案信息不全或遺漏。④加強文書檔案存檔工作，無論是紙面檔案還是電子檔案，在歸檔之前必須要再次檢查，并且電子檔案要在錄入電腦之后，要進行信息核對，從而確保文書檔案的完整性、真實性、精準性。

（六）加強管理人員的創(chuàng)新意識

創(chuàng)新意識是創(chuàng)新模式的基礎(chǔ)與前提，文書檔案管理要一改傳統(tǒng)文書檔案管理弊端，提高文書檔案管理的積極作用，讓檔案管理工作能夠成為企業(yè)的創(chuàng)造者與先行者。由于信息技術(shù)的開形式注定了檔案管理的顯性化需求，因此，文書檔案管理應(yīng)朝向開放性發(fā)展。在符合保密規(guī)定的前提下，檔案管理部門可定期將檔案專題、目錄、特定成果在公共媒體上公布，為客戶查考、選擇提供便利，讓用戶能夠感受到檔案的用處，加強檔案信息的積極作用。

三、結(jié)束語

文書檔案管理工作作為衡量企業(yè)管理水平的重要標準，同時檔案信息能夠為企業(yè)提供有效參考依據(jù)，對企業(yè)的發(fā)展至關(guān)重要。文書檔案管理質(zhì)量會直接影響檔案信息的完整性、可靠性，是企業(yè)展開一系列經(jīng)營活動的重要參考依據(jù)，不容忽視。例如企業(yè)經(jīng)濟建設(shè)、社會發(fā)展都需要借鑒文書檔案內(nèi)容。因此，企業(yè)必須要提高文書檔案管理的地位，實現(xiàn)文書檔案管理工作創(chuàng)新，構(gòu)建高專業(yè)、高素質(zhì)檔案管理人才，從多方面提高檔案信息的利用率，充分發(fā)揮文書檔案的積極作用，這樣才能夠適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理發(fā)展需求，推動企業(yè)建設(shè)與發(fā)展進程。

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