談如何提升辦公室檔案文書管理工作

蒲明桂

中圖分類號：F272.9 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2017）03-000-01

摘要社會經濟的發展和信息時代的進步，辦公室檔案的文書管理工作也要有相應的完善和提高，辦公室檔案的文書管理工作是現在企業重要的組成部分，為了公司企業間的協調發展，需要各個方面配合完善。本文在如何提高檔案文書的管理和改善做出了分析。

關鍵詞辦公室檔案文書管理

辦公室是一個企業公司的重要組成部分，傳遞著重要的信息和處理日常生活中的一些雜碎問題，起到基礎作用。檔案文書是辦公室保存的一些重要文件和信息，是上級傳達任務的一個基礎，起到協調、溝通的作用，在辦公室檔案文書方面及時發現弊端和做出提高，為整個企業公司穩定的發展打下堅實的基礎。

一、辦公室檔案文書管理的特征和存在弊端

（一）文書檔案管理的特征

最主要的是整理和收集資料，記載著一個企業公司的一個過程，還有一些歷史，為后人借鑒歷史起了充分的作用，文書管理的特點還有安全性。一個公司的機要或者加密文件存放在辦公室，這時也就和公司的管理聯系到了一起。文書檔案的管理有一定的綜合性，管理存放著公司各個方面的信息，分類比較多，內容復雜，也有一定的難度。文書檔案管理應用于文書工作，文書工作是秘書人員中十分重要的職能工作，被稱為“秀才”“筆桿子”。

（二）文書管理存在的問題

辦公室檔案文書可以形容成一個大系統，所以辦公室存放的文件種類也會特別多。種類繁雜，內容豐富多彩，如果規放不完整，可能會造成麻煩給公司帶來麻煩，所以檔案文書的管理要有條理性。

制度的不規范管理，現在，大多數的企業把文書管理放在辦公室的文員身上，往往工作時間和內容的安排可能會影響到文書管理的條例，處理起來會很隨意，時間久了，就會養成松懈的習慣，對檔案文書的工作不重視，無人看管的情況下就會隨意擺放、處理那些文件，管理制度松散，如果重要文件因為這么隨意的態度肆意擺放、擱置，有可能會給公司的整體發展帶來不便，時間越久，損失越大。文書檔案的利用率也比較低，意識不到管理方面也需要細心耐心，所以一定要協調發展。

現在信息化時代越來越快發展，人們對工作的認識性越來越淺薄，多文書管理的認識不到位，沒有做深入的了解，意識不到管理的重要性，把它形容成最普通乏味的工作，因為沒有了解管理方面的相關知識，也沒有人主動去做好這份工作，公司也是把別的工作放在首位，以至于文書管理一直落后于其他的工作內容。

二、檔案文書管理的作用

辦公室的業務是一個公司、企業重要管理工作，文書檔案所涉及的工作內容和公司日常業務和信息的傳達有著重要作用，文書管理是公司管理方面的一個象征和門面，文書管理的工作是否規范完美，和企業、公司管理水平有著一定的聯系，至關重要，也是給人的第一印象。

文書管理的工作和辦公室的業務是直接聯系到一起，也是公司管理方面的檢驗手段和證明，越是看起來簡單、渺小的工作越要用心做好。

辦公室文書的管理是公司業務之間掛鉤的產物，直接影響到業務和管理水平，是辦公室的重要組成部分，就像左右手之間的聯系，相輔相成，是辦公室效率和質量的證明，對整個企業、公司的運營也有著很大的作用。

三、檔案文書管理的提升改善方法

檔案文書的工作最重要的就是保管、收集、存放資料，記載著公司的歷程和重要的信息，所以要在管理上規范體制，可以從信息時代方面入手。比如計算機，檔案文書的保管不只是一部分的管理，是整個企業的相關信息，如果只是靠人的大腦來記錄，不可避免的會遺忘，這就會影響公司的部分進程，如果這方面使用計算機，和通信技術聯系在一起，電腦設備會把人類無法記錄的信息收集存放在一起，更好的補充，保護重要的信息，這樣就能全面協調的發展。

文書檔案的工作也要提高工作人員對檔案管理的認識，離不開領導的督促和指導，要以身作則，提高自身的素質，還有規范辦公室的制度，用實際行動落實下來，加強管理意識，可以制定每周管理課，也可以給予表現好的員工獎勵，獎罰分明，讓每個員工認識到自己所屬崗位的重要性，還要加強計算機信息技術方面的知識，隨著信息技術的發展，計算機的應用能力也要不斷提高，這樣才能和公司共同進步和發展。

四、結語

總而言之，辦公室作為企業、公司的重要組成部分，檔案文書管理工作也起到了非常重要的作用，要想有效的記錄、保存好相關文件和信息需要我們不斷的學習，積極運用現在科技的技術，全面準確的完成自己的工作，提高辦公室人員的素質和加強檔案文書的管理，在保管制度上強化，讓員工認識到自己的職責和使命，以身作則，提高辦公室的整體水平和標準，讓企業全面的發展，提升一個新的高度。

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