研究中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的有效對(duì)策

顏曉燕

【摘要】二十一世紀(jì)是信息化數(shù)字化的時(shí)代，現(xiàn)代信息基本都會(huì)以數(shù)據(jù)的形式保存在網(wǎng)絡(luò)中，這樣有利于信息的保存與調(diào)取，方便人們查找歸納整理。我國(guó)的中小學(xué)校的管理也形成信息化的趨勢(shì)，由于每年的學(xué)生數(shù)量很多學(xué)生信息數(shù)據(jù)龐大，歸納整理起來(lái)不方便，而且也不易保存。所以中學(xué)生檔案管理信息化的建設(shè)時(shí)十分必要的。

【關(guān)鍵詞】中學(xué)檔案管理 信息化 有效對(duì)策

【中圖分類號(hào)】G633 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】2095-3089（2017）11-0020-01

時(shí)代發(fā)展，學(xué)校教學(xué)規(guī)模也日益擴(kuò)大，學(xué)生的信息量也在飛速增加。所以很多中學(xué)都建設(shè)學(xué)生檔案管理的信息化，但是現(xiàn)階段我國(guó)中學(xué)檔案管理信息化的建設(shè)仍然在各方面有不足之處，比如基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、 專業(yè)人才短缺、 管理觀念存在差異等，中學(xué)檔案管理的信息化建設(shè)的目前仍然沒(méi)有達(dá)到理想的標(biāo)準(zhǔn)，我們必須通過(guò)科學(xué)的改革措施，才能完善中學(xué)檔案管理的信息化建設(shè)。

一、中學(xué)檔案管理信息化

目前，我國(guó)中學(xué)校園檔案館基本配備了現(xiàn)代化管理設(shè)備以及學(xué)校檔案管理的應(yīng)用管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)信息化管理。通過(guò)利用檔案管理系統(tǒng)，完成了文書(shū)檔案、教學(xué)檔案、等各類學(xué)校檔案的編目、排序、檢索和輸出等工作，基本實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案管理中各類檔案的信息化處理，以及自動(dòng)化管理。這也促進(jìn)檔案工作的順利進(jìn)行，保證了學(xué)校檔案工作的效率和服務(wù)質(zhì)量。

電子檔案的案卷和文件的檢索已基本替代傳統(tǒng)的人工檢索查找方式，提高了檔案資料查找的速度和準(zhǔn)確度。

二、中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中的問(wèn)題

信息化時(shí)代，許多中學(xué)電子檔案管理的建設(shè)已構(gòu)成，但利用率、普及率不高，可操作性不強(qiáng)，這也說(shuō)明檔案管理信息化的建設(shè)還存在許多問(wèn)題。

（一）檔案管理隊(duì)伍整體素質(zhì)偏低，缺少專業(yè)老師

大部分的中學(xué)檔案管理部門還未形成素質(zhì)優(yōu)良、結(jié)構(gòu)合理的檔案管理教師隊(duì)伍。專門從事檔案相關(guān)工作人員的學(xué)歷結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)、職稱結(jié)構(gòu)都不合理。而且中 學(xué)的檔案員大多都是未接受過(guò)檔案管理專業(yè)的培訓(xùn)，缺乏檔案管理及檔案信息化 建設(shè)的基本理論知識(shí)技能。

（二）檔案室基礎(chǔ)設(shè)施簡(jiǎn)陋

由于大多數(shù)中學(xué)基礎(chǔ)設(shè)施不完善，學(xué)校的資金大部分投資給學(xué)校重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目或與教務(wù)任務(wù)相關(guān)的建設(shè)。對(duì)于學(xué)校檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施方面的投資很少。從檔案管理團(tuán)隊(duì)到檔案基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)都很簡(jiǎn)陋。

（三）管理體制比較混亂。

現(xiàn)在大部分中學(xué)檔案管理部門是與學(xué)校其他部門在一起，沒(méi)有獨(dú)立的管理體系，直接領(lǐng)導(dǎo)是校長(zhǎng)或主任，沒(méi)有細(xì)化體系。政府的檔案管理機(jī)構(gòu)除了通知學(xué)校檔案工作人員參加一些會(huì)議和培訓(xùn)外，很少過(guò)問(wèn)學(xué)校檔案工作，也很少到學(xué)校進(jìn)行檢查和指導(dǎo)。

（四）數(shù)字化建設(shè)水平低。

大部分中學(xué)可以做到檔案室配有電腦，檔案室檔案信息數(shù)字化的管理水平較低，沒(méi)有好好利用數(shù)字化帶來(lái)的便捷。

（五）檔案利用率低

現(xiàn)在中學(xué)檔案還是以傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料較多，并且電子檔案的利用率較低，據(jù)有關(guān)人員調(diào)查統(tǒng)計(jì)， 中學(xué)檔案案卷平均利用率僅為 10% 左右。這也是值得中學(xué)管理人員深思的問(wèn)題。

三、中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的有效對(duì)策

（一）提高認(rèn)識(shí)、轉(zhuǎn)變觀念。

我們必須充分認(rèn)識(shí)中學(xué)檔案的價(jià)值地位、作用和意義，也要充分認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性和必要性。檔案信息化建設(shè)是否完善是衡量中學(xué)現(xiàn)代化水平高低的重要標(biāo)尺。

（二）明確指導(dǎo)思想，確立相關(guān)原則

在中學(xué)檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，要采用循序漸進(jìn)的指導(dǎo)思想。而且，確立保障重點(diǎn)的原則，就是依據(jù)檔案的性質(zhì)和重要性的不同，按輕重緩急的順序?qū)n案進(jìn)行信息化加工。還要有技術(shù)實(shí)用性原則， 就是對(duì)檔案信息化處理要采用最有實(shí)用價(jià)值的模式。

（三）增加經(jīng)費(fèi)投入

各級(jí)政府要依法增加對(duì)中學(xué)教育的經(jīng)費(fèi)投入，以便中學(xué)有可用資金投入學(xué)校檔案信息化建設(shè)中。另外，中學(xué)要多方籌措資金， 設(shè)立專項(xiàng)資金進(jìn)行學(xué)校檔案信息化建設(shè)。

（四）提高檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)

要為檔案工作人員的培訓(xùn)創(chuàng)造良好的條件， 定期舉辦培訓(xùn)班對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)檔案管理知識(shí)培訓(xùn)， 改善檔案人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)、學(xué)歷結(jié)構(gòu)， 提高其綜合業(yè)務(wù)能力。

（五）建立健全制度，完善管理體制

學(xué)校應(yīng)依法建立健全的檔案管理制度，修改原有的規(guī)章制度并制定新的規(guī)章制度，還要理順檔案管理體制。中學(xué)應(yīng)設(shè)立獨(dú)立的檔案管理機(jī)構(gòu)，真正建立起分級(jí)管理的檔案管理體制。政府各部門要將中學(xué)的檔案信息化工作納入統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)范圍。

結(jié)語(yǔ)：

中學(xué)檔案信息化管理已經(jīng)成為當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的新趨勢(shì)，校園檔案管理信息化的建設(shè)已經(jīng)成為了檔案信息管理的重要任務(wù)。檔案管理工作人員要勇于擔(dān)負(fù)起檔案信息化建設(shè)的責(zé)任，不斷優(yōu)化檔案管理信息化設(shè)計(jì)方案，提高檔案管理的信息化水平。

參考文獻(xiàn)：

[1]毛凌.淺談中學(xué)人事檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].科教新報(bào)（教育科研），2014（3）.