在建設國家中心城市的背景下加強機關檔案管理的思考與對策

(成都市土地儲備中心 四川 成都 610000)

在建設國家中心城市的背景下加強機關檔案管理的思考與對策

張曉芬

(成都市土地儲備中心四川成都610000)

在成都建設國家中心城市這個大背景下，原有的機關檔案管理模式需要與日益更新的城市經濟社會發展需要相匹配，提升機關檔案管理水平，為城市經濟社會發展提供檔案服務。

機關檔案；規范管理；思考

機關檔案是機關工作過程中形成的歷史記錄，具有重要的保存價值，對領導決策、履行職能、規范管理具有十分重要的意義。當前，在成都建設國家中心城市的大背景下，機關檔案工作規范化管理尤顯重要。如何使機關檔案管理工作提檔升級，充分發揮檔案工作記錄歷史、傳承文明、服務社會、造福人民的重要作用，更好的為成都市經濟社會建設發展事業提供服務，是目前機關檔案管理工作亟需解決的問題。本文圍繞建設國家中心城市的新形勢下如何加強機關檔案管理工作提出建設性的建議和對策。

一、建設國家中心城市對機關檔案管理提出的新要求

2017年4月，成都市第十三次黨代會定下了未來五年全市的工作總體目標即：“建設全面體現新發展理念的國家中心城市”，根本目的就是要對表新發展理念，崇尚創新、注重協調、倡導綠色、厚植開放、推進共享、堅定走出一條更高質量、更有效率、更加公平、更可持續的國家中心城市建設之路。

檔案是城市記憶的重要元素，早在20世紀80年代,聯合國教科文組織、國際檔案理事會的有關調研報告就指出“文件和檔案是構成國家信息資源的基本要素和重要成份”。①隨著經濟社會的發展，檔案工作的領域更為廣闊，承載的信息更加珍貴，無論是城市的發展、重點項目的實施、基礎設施的建設、文化事業的發展、保障民生和社會管理，等等，都離不開檔案管理工作，檔案管理工作在一個地區、經濟和文化建設中的特殊作用和重要地位越來越突出。

二、現有機關檔案管理存在的問題

(一)對機關檔案管理的重視性不夠

一是存在重業務，輕檔案的現象，思想上對檔案管理工作的重要基礎性作用認識不夠，因而對檔管理工作不夠重視，覺得業務工作才是工作，檔案管理工作被邊緣化。二是對檔案管理工作存在認識上的誤區。認為檔案管理工作主要是保管好資料，至于如何規范管理、利用好檔案的價值缺乏清晰的認識。

(二)機關檔案管理配備不夠完善

目前,部分單位還沒有設置專門的、具有足夠空間的檔案室，缺乏必要的檔案管理設備。有些單位配備了專門的檔案室和檔案管理系統，但是在后期的使用中，檔案管理系統的維護和更新滯后，導致原檔案管理系統不符合現在的檔案保管要求。有些單位缺乏專職的檔案管理人員，檔案人員往往是兼職人員，沒有經過正規、系統的檔案管理培訓，缺乏專業的檔案管理知識。

(三)檔案移交手續不規范、不健全

由于機關檔案移交涉及到檔案管理部門與業務各個部門，檔案管理部門的人員并不清楚業務部門移交資料的范圍，業務部門也是根據自己的理解和平時的累計來進行檔案的移交，存在重復移交、資料不齊全、移交手續不完整等現象，從而給后期檔案整理和使用帶來影響。

(四)檔案資源的開發利用不足

機關檔案管理工作中，檔案工作人員往往只重視檔案收集，卻很少去做檔案編研工作。檔案編研就是從檔案材料中提煉出系統性、規律性的東西。便于更好地開發和利用。檔案往往是被“管”起來，而沒有被真正的“用”起來。檔案編研工作比較滯后，機關檔案利用率不高，檔案價值不能充分體現。

三、在建設國家中心城市的大背景下加強機關檔案管理工作的思考

(一)高度重視

機關單位的領導必須正確認識到檔案管理記錄成都市建設國家中心城市進程中經濟社會發展的軌跡，傳承文化、知識、信息等載體的重要作用，從思想上高度重視機關檔案管理工作，增強新時期做好機關檔案管理工作的責任感和使命感，這是做好機關檔案管理工作的首要前提。一是建立檔案管理工作機制，成立檔案工作領導小組，分工明確，落實責任；二是將檔案管理工作與業務工作共同部署，共同推進；三是將檔案管理工作納入年底考核的范圍。

(二)配備齊全

各單位針對本單位在國家中心城市的推進中承擔的工作實際和需要，加強機關檔案管理的配備。一是配備專門的、有足夠空間的、符合現代檔案管理要求的檔案管理室、檔案管理系統及技術設備。二是配備專職專業的檔案管理人員。三是落實滿足檔案管理工作正常開展所需要的工作經費，包含：檔案管理系統色維護和更新費用、檔案最新政策的學習培訓費用等。

(三)規范管理

按照成都市經濟社會發展的新要求，進一步規范管理檔案管理工作，促使機關檔案管理提檔升級。一是建立一整套系統規范的檔案管理制度，包含檔案收集、整理、歸檔、保管、利用、移交、鑒定、銷毀、統計、電子文件管理、保密、安全、備份、應急處置、檔案人員崗位職責以及檔案保存范圍、標準、要求和檔案移交、規范管理及查閱制度等，實行機關檔案集中統一管理，保證檔案妥善保管、有序存放、嚴防毀損、遺失和泄密；二是充分運用計算機與現代網絡通訊技術，實現機關檔案管理的信息化管理和服務，比如，建立檔案的電子臺賬、多媒體數據庫，結合電子政務的發展加強機關檔案的管理和使用。

(四)挖掘價值

當前，機關檔案管理工作要緊緊圍繞“建設國家中心城市”這一目標，創新思路，拓展領域，不斷在機關檔案工作開發、管理、利用上下功夫，不僅要管“好”，更要管“活”，為成都市經濟社會發展提供更為優質的檔案服務。一是為推動經濟社會科學發展服務。要立足發展大局，將市委市政度的重大決策部署、各行各業的推動落實的過程用檔案記錄記全，發揮好檔案服務經濟社會發函的資政性、經驗性、教益性作用。二是為促進文化建設和繁榮服務。緊密結合成都市第十三次黨代會精神中“傳承巴蜀文明發展天府文化，努力建設世界文化名城”②的目標，結合學習教育基地、文化主題展覽、文化小鎮等創建，加強對文化領域檔案的整理、開發和利用，為重大文化項目提供優質的檔案服務。三是為保障和改善民生服務。民生檔案關乎群眾的切身利益，事關群眾的生產生活，側重從加強管理和方便利用的角度，推進民生類檔案的管理工作。

【注釋】

①詹姆斯·B·羅茲.檔案管理和文件管理在國家信息系統中的作用的調研報告.文件與檔案管理規劃報告選編.檔案出版社,1990:276.

②成都市十三次黨代會報告，2017年4月

張曉芬(1979-)，女，山西大同人，碩士研究生學歷，政工師，現為成都市土地儲備中心工作人員，研究方向機關黨建、機關檔案管理等。

近年專著有《和諧社會領域下的經濟倫理研究》，負責第二章“和諧社會與生態倫理獨立完成”的寫作，該著作于2012年12月獲得四川省社會科學界優秀成果獎。發表了《新形勢下加強機關思想政治工作的路徑探討》、《成都平原南部中心城市境域下的樂山房地產發展現狀和對策探析》、《郁達夫小說創作及其愛國主義情懷的體現研究》等論文。