淺談大數據背景下的電子信息檔案管理

(訊飛智元信息科技有限公司 安徽 合肥 230088)

引言：大數據已經來臨，所以將大數據技術運用到電子信息檔案管理中是非常重要的。所以本文首先將會論述大數據技術的重要性，其次，會論述電子信息檔案管理工作中會出現的問題。

1 將大數據應用于檔案管理的重要性

1.1應用大數據讓檔案館與城市融為一體。2013年，住房和城鄉建設部提出了智慧城市的概念，并在一些地區開展了試驗工作。建設智慧城市主要依靠的是信息，它們可以通過信息數據，計算能源的利用，從而避免能源浪費，其次，還可以用信息提前預知類似于地震、海嘯、山洪的自然災害，避免人類受到損傷，耕地受到破壞。總之，如果可以多多合理利用信息，就可以對百姓做出有效益的事。

檔案館的存在主要還是為了便攜人民的，然而，由于目前我國對于檔案管理的方式還不是很先進，所以，檔案館還存在收集信息方式落后、缺少人才等問題，才會導致檔案館的資料未能被妥善運用。

建設智慧城市需要運用到大量的數據，無論是地皮的采購還是人員的征集都需要數據。此時，檔案館就可以起到很明顯的作用了，檔案館中的大部分資料都可以為建設智慧城市做出一定的貢獻，工作人員可以將檔案館中的資源最大化的挖掘出來，供建設城市使用。然而，目前檔案館的數據是多到超出人類所想象的范圍，光憑人工是很難篩選出合理有用的信息的，因此，我們必須將大數據技術運用到檔案館中，才可以使檔案館與智慧型城市融為一體。

2 大數據技術有利于電子文件的管理

2.1應用大數據技術鑒定電子文件。在步入大數據時代之后，電子文件的數量呈指數模式增長，排除掉那些無用的電子文件，即使是有用的電子文件，人工也很難將其中重要的信息提取出來。在過去的年代，記錄數據都是用紙張，按理來說，數據應該比紙質更加容易查詢，可是實際情況確是數據比紙質更難查詢。如今提取電子檔案的方式，都是讓工作人員一頁一頁地尋找其中重要的信息。然而，隨著時代的不斷發展，社會采取的數據都越來越多，如果依舊采取傳統的方式，根本無法按量完成任務。所以，想要對這些電子檔案進行檢索、歸類的話，首先就必須對所有的數據進行大致的分類，用大數據技術檢測、歸類，緊接著判斷文件是否有價值，篩選掉無用的文件。之后，就是對這些數據進行編程、分類，然后供社會上的一些工程使用。

除此之外，運用大數據技術之后可以將篩選出來的數據重新分類，方便日后需要。

2.2大數據技術可以幫助處理非結構化的電子文件。電子文件分為好幾種類型，以前，用戶大多使用關系型的文件，然而這種類型已經不能順應如今的時代變遷了，而如今大多數用戶都會選擇使用非結構化的電子文件。關系型的電子文件占用的內存非常大，那么，如何處理好大內存的關系型電子文件和非結構化文件就是一個炙手可熱的問題，使用大數據庫技術就是最好的選擇。

2.3大數據技術可以儲存檔案數據。提高電子信息檔案管理的質量無非就是使用檔案數據庫，然而，最近常常會有新采集的檔案無法加入檔案數據庫的情況，這種情況就像紙質的檔案沒有地方存放一樣。出現無法存放的問題，檔案數據庫的工作人員一般就會將最早的數據銷毀，然后再將新的數據存進去。但是，在被銷毀的檔案數據中，肯定也有一些價值很高的數據，如此一來，就非常可惜。然而，國家現在不會為了一個數據庫建立一所大樓或者建立一整個機房專門存放數據，解決此問題的唯一方法就是優化存儲方式，做到在相同的存儲空間下可以存放更多的電子信息。如今大數據的產生對于電子檔案管理來說，是非常有效的。因此，將大數據技術運用到社會上其他的大數據行業是非常可靠的。

3 運用大數據時需要注意的問題

3.1需要有明確的標準和目標。電子信息檔案中擁有很多有價值的資源，在運用大數據技術時，我們首先需要知道自己需要的信息是屬于什么分類的，在找到這個分類之后，再對需要的內容針對篩選。這樣，才可以在使用大數據技術的過程中更加方便。

3.2注意存在的潛在危險。對于執行電子信息檔案管理的工作也有可能會做出一些違法的行為，因為工作人員是近距離接觸這些數據的，所以他們很容易可以篡改檔案信息，造成對他人隱私的侵犯。大數據時代到來后，電子信息檔案管理人員也不可過于放松，只有合理得當的運用，才能提高對于電子信息檔案管理的應用。