基于中醫藥發展談中醫藥高校外事接待工作

■童雨婷 鄧淑芬（江西中醫藥大學）

中醫藥是我國傳統文化，將其推廣到世界各地并受各國當地人民認可及運用，無疑要付出諸多努力。做好外事接待工作不僅推動高校國際化的發展，既能團結校內相關部門。

一套完整、系統的外事接待主要包含前期準備工作、接待執行過程與后期的總結溝通三階段如下圖1 所示。在遵循外事接待基本原則的前提下，接待人員在過程中既要使將訪外賓倍感尊重與熱情，又要盡顯高校特色。因此，完成好這三個階段對推進高校國際化發展有著直接性的影響。

圖1 外事接待的三個階段

一、外事接待的前期準備工作

（1）匯報領導。一般情況下，收到將訪信息時，外事工作者在代表高校表示熱烈歡迎的同時，應將外賓來訪事宜匯報給部門領導，再由部門領導以口頭或書面形式上報給分管外事的校領導。隨后根據上級指示，合理、有效地安排準備工作。包括是否安排校內參觀、座談、宴請等事宜。

（2）溝通聯絡。外事工作者應盡快向外方確認來訪的日期、來訪目的、隨行人員及基本信息等。其中人員基本信息包含性別、年齡、職務職稱、健康狀態、飲食忌口等。與此同時，外事工作者應與對方協商盡快制定日程安排。為確保接待任務圓滿完成，在整個準備過程中，應與對方聯絡員保持不間斷聯系溝通，不斷完善日程安排。

（3）部門統籌。若接待任務內容涉及到校內其他部門，則應提前通知相關部門做好協調工作，必要時請示校領導組織召開部門協調大會，明確責任分工，細化工作任務。在準備期間，保持與各部門的溝通交流，跟蹤工作推進情況，為建立一套規范、協調、高效的外事接待模式打下基礎。

（4）食宿安排。在不超出外賓接待食宿標準的前提下，盡量做好食宿安排工作，要讓外賓有賓至如歸的感覺。住宿盡量安排在環境優美、交通便利的地段；飲食上的安排既要遵循外賓飲食習慣又要盡量體現當地特色。

二、外事接待的執行過程

（一）接送安排

根據外賓抵達的時間、地點、人數等具體信息合理安排車輛與接送工作者，必要時可匯報領導指定接機人員。為了使雙方快速準確地找到彼此，接機員應備有外賓姓名及其單位名稱的指示牌。送機則需根據對方航班起飛時間（一般提前一個半小時到達機場），聯系車輛歡送外賓離開。

（二）參觀座談

外事接待主要包含參觀與座談。根據前期安排的參觀點依次帶領外賓參觀。其次，參照來賓身份考慮是否邀請校領導陪同。為了增強外賓的互動性，參觀過程需配備外語條件較好的翻譯人員。會議座談的安排要求達到縝密有序，包括中英文歡迎詞（電子橫幅）；會議室設備的正常使用；雙方席位排擺列順序；中英文會議議程；茶水；禮品等。

（三）宴請安排

在嚴格遵守相關文件，不鋪張浪費的前提下，盡量滿足外賓的需求。首先應了解來賓的飲食愛好與忌口。作為中醫藥高校，宴請時邀請外賓品嘗藥膳，藥膳是中國傳統的醫學知識與烹調經驗相結合的產物，完美地展示了我國獨特的飲食烹調技術與現代科學方法相融合，既具有較高的營養價值，又可防病治病、保健強身、延年益壽。為使外賓切身地理解藥膳的獨特魅力，每道藥膳可對應放置臺簽展示其菜名、配方成分與功效。

三、外事接待的總結與發展階段

接待過程的完成并不意味著接待工作的結束。外事工作人員應及時撰寫相關新聞、整理照片、文件等。同時總結經驗、查漏補缺、吸取教訓，為下次更好的接待奠定基礎。若雙方達成合作意向，外事部門需據合作內容協助校方草擬協議書并進行翻譯。此外，可通過郵件、信息等方式確認對方是否順利抵達并表達進一步合作的意愿。

為提高外事接待的整體水平，使高校個性特色得到充分展示；為使外賓在接待中倍感重視與友好，使高校更好地走向國際化發展，以下是關于提高高校外事接待質量的幾點意見：

1.豐富高校的特色展示

外事接待并不僅僅停留在淺層的接待模式，更多地是能否成功地向外賓展現高校的專業特色與個性多樣。作為中醫藥高校，應多從中醫藥特色專業、產學研結合、中醫特色炮制方法、中醫特色治療手法、中醫藥膳等方面向外賓展示中醫藥的歷史文化底蘊，感受中醫藥獨特魅力。

2.提高校內部門統籌能力

正因為接待工作要求體現高校的完整統一性，各部門間的協調發揮著影響性作用。一場成功的外事接待離不開各部門之間高效、默契的合作。正所謂“細節決定成敗”，一個部門其實就代表著一個細節，在確保每個細節都做好的基礎上，整場接待才能算是成功。因此，在前期的準備階段，召開相關協調會議、明確各部門的工作分配、加強部門之間的及時聯系溝通是提高統籌合作的重要內容。

3.提升外事工作者的整體素質

首先，重視外事工作人員的溝通協調能力，尤其體現在前期準備工作階段：與校內其他部門進行工作溝通；通過聯系取得外賓相關信息。因此，外事工作者的溝通協調能力始終貫徹其中，為后期接待順利的進行打好了基礎。其次是外語水平能力，外賓接待，即接待外國賓客，這就要求外事接待人員的外語水平達標，主要體現在書面文字與口語翻譯。接著是提升外事工作者的臨場反應能力與解決問題的能力，很多事情都不確保能按照原先計劃發生，總會有意料之外的情況產生，面對突發事件靈活的反應與當下解決問題的能力是一名優秀的外事工作者應當具備的。