淺談如何做好檢察檔案的開發與利用

王路遙

摘 要：隨著社會不斷發展與進步，人們對檔案利用的要求越來越高，檔案提供利用服務，就是最大限度的滿足檔案利用需求，發揮檔案的憑證作用。檔案利用是檔案工作發揮價值的集中體現，實現檔案利用服務的拓展與增值，充分發揮各類檔案的作用，實現檔案的價值。本文指出加強檢察檔案的規范化建設，是做好檔案開發與利用的基礎；加強檔案服務能力建設，是提升檔案服務水平的保障；創新檔案利用方式，是提升檔案利用與開發服務功能。

關鍵詞：檔案機制；檔案管理；檔案開發；檔案利用

人民檢察院的檔案是國家重要的專業檔案，真實記錄了人民檢察院的審判工作及其他各項活動，是人民檢察院歷史變革的重要憑證，也是人民檢察院進行審判監督和其他工作的重要依據和必要條件。因此，合理開發和利用信息資源，發揮檢察檔案的作用，使檔案工作參與檢察改革、服務檢察辦案需要就顯得尤為重要。

一、深化檢察檔案工作機制建設

建立、健全檔案工作領導小組，形成由主管檢察長領導，辦公室分管主任負責，檔案員統一管理與具體指導，各部門協調配合的檔案管理工作格局。要把提高檔案工作管理水平作為規范執法、促進檢察業務工作發展的一項重要內容，及時解決檔案工作中存在問題，及時制定、修訂各類檔案收集、整理、歸檔、移交、鑒定、借閱、銷毀等工作制度。加大監管和服務力度，提高質量。嚴格執行歸檔制度，加強對重點工作、重大活動、重大建設項目的收集與整理，確保歸檔文件、案件材料齊全、歸檔及時。加大檔案監管力度，強化檔案“收、管、用”各個環節重點任務，切實提升檔案管理水平。

二、深化檢察檔案管理體系建設

隨著司法改革的推進和社會檔案意識的增強，依法管理訴訟檔案工作的地位將更加凸顯，訴訟檔案的法制建設也將受到更多的關注。檔案資源是一切工作開展的基礎，是深化管理手段、挖掘信息價值，從而換發檔案工作的生機和活力。檢察檔案記載著檢察事業的發展歷程，更主要反映著檢察工作民主法制進程和重大司法改革的原貌。

1.依法管檔，法律先行

作為檔案守護者、執行者，必須練就一身過硬的本領，熟知相關法律法規以及規章制度，時刻保持清醒的頭腦，及時更新、補充知識，擴大自己的知識面，嚴格按照《檔案法》規定和標準管理檔案事業，任何人都不能凌駕法律之上，凡是違反檔案法律法規的行為，都必須依法追究法律責任。作為檔案工作者只有熟悉法條，依法辦事，才能贏得社會的理解和尊重，才能為檔案事業法制化建設添磚加瓦。

2.依法管檔，從源頭抓起

檔案接收工作是檔案管理工作的起點，接收工作的質量直接影響到檔案管理與檔案利用，因此，對待接收工作不能絲毫懈怠，更不能馬馬虎虎礙于情面，對不符合要求卷宗材料堅決退回整改。

3.依法管檔，抓好檔案入口關

在訴訟檔案歸檔時，檔案機構應按照《人民檢察院訴訟檔案管理辦法》對訴訟檔案進行分類管理，人民檢察院訴訟檔案的編號應以本單位訴訟檔案保管期限劃分為前提，將不同保管期限永久、長期、短期的案卷每年各編一個順序號。并對訴訟卷宗的編號、案件來源、嫌疑人姓名、申訴人姓名、舉報人姓名、案由、處理結果、收案日期、結案日期、承辦人、歸檔日期、蓋章情況以及卷宗目錄進行全面審查，以確保歸檔的訴訟卷宗材料完整、真實、合法、有序，全面提高檔案歸檔質量。

4.依法管檔，建立信息采集制度

加強與各部門的溝通，建立信息采集制度，信息采集是電子文件（檔案）備份中心系統的基礎，沒有豐富的電子數據支撐，電子文件備份中心就成為無源之水、無本之木。因此，信息采集制度的建立需要各部門的參與、支持、配合，明確采集范圍、內容及保密措施。

三、深化檢察檔案安全保密體系建設

保障檔案實體安全和信息安全是檔案工作的基本要求。應當構筑人防、物防、技防相結合的綜合防范體系，加強內部管理，把安全責任、安全制度、保障措施落實到實處。一是加大檔案基礎設施和安全設施建設投入，逐步實現紙質檔案庫房、音像檔案庫房、實物檔案庫房、閱覽室“四分開”。二是加大檔案庫房配備監控報警設備、溫濕度控制調節設備、氣體滅火設備、驅蟲殺菌設備，配齊音像檢測和播放設備、數字化掃描、存儲、備份設備、檔案管理軟件及專用服務器，切實提高綜合保障能力。三是加大檔案信息系統安全保障。按照國家規定建立檔案信息管理系統安全保密防護體系，嚴格執行檔案安全保密管理制度，嚴防把涉密檔案傳輸到非涉密網絡，加強對檔案管理軟件、檔案專用計算機、檔案專用服務器和其他檔案存儲介質的安全保密管理，確保數字檔案室建設和運行的安全。四是堅持定期自查和檔案安全巡查。定期清點庫存檔案，檢查借閱制度落實情況，加大互查力度，細化考核標準，確保制度落實到實處。

四、深化檢察檔案利用服務能力

隨著社會不斷發展與進步，人們對檔案利用的要求越來越高，檔案提供利用服務，就是最大限度的滿足檔案利用需求，發揮檔案的憑證作用。檔案利用是檔案工作發揮價值的集中體現，實現檔案利用服務的拓展與增值，充分發揮各類檔案的作用，實現檔案的價值。

1.嚴格借閱檔案審批制度，確保檔案利用安全

結合檔案利用多的情況下，制定嚴格的檔案審批程序，制定檔案利用審批表，由檔案利用人簽名，填寫借閱事項、借閱目的和借閱時間，經處室兼職檔案員簽名，報處室正、副處長審批，再報主管檢察長批準。文書檔案屬于我院機密檔案，一般不外借，如外單位利用我院文書檔案時，需經主管檢察長批準，方可辦理借閱手續，并限期規檔。

2.嚴格借閱登記手續，確保證件齊全

檔案利用人辦理完檔案借閱審批手續后，需到檔案室填寫檔案利用登記卡，由檔案部門專職檔案員簽字確認其身份后方可借出。歸還卷宗時，由借閱人填寫歸還卷宗冊數和歸還時間，方可確認歸還卷宗。上級檢察院和同級法院、公安局、安全局，因工作需要借閱卷宗的，除上述程序外，還需持有單位介紹信、工作證經我院辦公室主任和主管檢察長審批方可到檔案室辦理借閱手續。其他單位一般不外借，因特殊情況需要借閱時，需經主管檢察長批準，并限期歸還。

參考文獻：

[1]王建新，付亞梅，王晨.淺談如何加強檢察訴訟檔案的管理與利用[J].北京檔案，2013（10）28-30.

[2]劉小莉.檢察機關檔案信息資源的開發與利用[J].價值工程，2012，31（5）288-289.