淺談物業(yè)服務企業(yè)全面法律風險管理

歐陽歡婕

當前，大部分物業(yè)服務企業(yè)均處于改革發(fā)展的關(guān)鍵時期，經(jīng)營模式轉(zhuǎn)型、業(yè)務項目拓展、市場競爭加大、客戶維權(quán)意識升級以及法律政策環(huán)境不斷變化，都蘊藏著大量的法律事務。加之物業(yè)服務涉及商戶管理、消防管理、設(shè)備管理等方方面面，還與形形色色的人打交道，因此無論是物業(yè)企業(yè)還是員工個人都“浸泡”在法律風險的“海洋”中。

在如此嚴峻的經(jīng)濟形勢及復雜的法律風險環(huán)境下，單靠以宣傳為主的傳統(tǒng)依法治企方式已經(jīng)無法適應企業(yè)發(fā)展需要，專業(yè)性的全面法律風險管理才是企業(yè)長久發(fā)展的法寶和武器。下面本人從以下三個方面進行闡述。

一、培養(yǎng)全員法律思維，注重建立具有風險意識的企業(yè)文化是全面法律風險管理的基礎(chǔ)

目前很多企業(yè)都建立了法律風險防控體系，但更多的僅僅留在法律風險防控手冊編制的層面上，沒有繼續(xù)推進，使耗費了大量精力編制而成的手冊成為一紙空文。

其實風險防控的本質(zhì)歸根結(jié)底還是意識問題，所以我們應該在企業(yè)管理中全面滲入法律思維方式，提高全員的法律風險防范意識，有效的將風險危機消滅在萌芽狀態(tài)。可以從以下三個方面著手培養(yǎng)。

1.及時并分層級宣貫

企業(yè)的法律風險防控手冊編制出臺后，宣貫工作要及時跟上，未經(jīng)宣貫自行執(zhí)行，往往消化周期長且執(zhí)行率低，會導致之前費盡周折識別的風險點和形成的解決措施造成莫大的浪費。

宣貫工作不能一鍋端，要根據(jù)宣貫對象的不同，分層級組織開展。按照公司的級別設(shè)置，建議分三個層級進行。一是高層管理人員，他們最需要掌握法律風險管理的理念和樹立堅決執(zhí)行風險管理的決心，因此這一層面應該側(cè)重于整個系統(tǒng)的工作原理、設(shè)計思路、以及法律風險對公司的危害、各個部門潛在的重大風險，以及這些風險對應的原理和解決方案。二是中層管理人員，他們處于承上啟下的層級，既要簡單了解上層級了解的內(nèi)容，還需要了解一些更為具體的控制方法，以便履行管理職責，指導管理活動。他們需要了解其所在部門最主要的法律風險及其危害性，法律風險應對方案的設(shè)計思路、防范措施的基本原理、具體管理中的注意事項，以便他們理解最基本的原理和原則并落實到工作中。而對于基層管理人員和具體操作人員，則只需要更為簡要的了解高層、中層所需要知道的基礎(chǔ)內(nèi)容，更多需要強調(diào)的則是各個制度、流程、文本設(shè)計的背景、思路、具體操作方法，以及操作中遇到問題解決方式，以及不按規(guī)定操作將受到的處罰。宣貫工作到位對全面法律風險管理深入執(zhí)行有著舉足輕重的作用。

2.建立法律培訓長效機制

根據(jù)“記憶遺忘曲線理論”，建議公司根據(jù)各分公司或項目的業(yè)務特點，定期組織員工學習與其業(yè)務領(lǐng)域相關(guān)的法律法規(guī)，而《公司法》、《物權(quán)法》、《侵權(quán)法》、《合同法》、《勞動合同法》等與公司經(jīng)營息息相關(guān)的法律應作為通用科目組織員工學習。同時建立法律糾紛案例庫，通過“以案說法”來加深影響，指導員工開展工作。只有不斷的加深記憶，方能運用自如，風險意識自然能逐漸形成。

3.將法律風險管理納入考核機制

將法律風險防控作為一項績效考核指標納入年度考核當中，潛移默化的改變員工行為習慣，助推法律風險防范意識深入人心。

二、全過程夯實合同管理是全面風險管理的重中之重

從發(fā)生概率來說，因合同引起的法律風險是企業(yè)最為常見的法律風險，也是對企業(yè)影響最大的法律風險。所有合同的爭議均可以歸結(jié)到合同文本缺陷和合同履行缺陷。前者就是由于合同文本的不完善引起的無法履行或履行無法實現(xiàn)交易目的，后者則是由于合同中的一方甚至雙方在履約過程中存在違約情況而影響了一方甚至雙方的利益。

目前，很多物業(yè)服務企業(yè)的合同管理系統(tǒng)僅啟用了合同審核模塊，實現(xiàn)了對合同文本風險的把控，但這只是實現(xiàn)了合同風險防范的第一步。在合同履行過程中同樣會存在很多不確定因素和法律風險，包括：

（一）合同訂立后并未實際履行；

（二）合同履行了一部分后，雙方均不再履行合同；

（三）合同履行過程中，雙方對此合同的履行通過電子郵件等方式進行了一系列的變更，實際履行的合同內(nèi)容已經(jīng)遠遠超出了當時合同規(guī)定的情形；

（四）合同相對方法人或代理人等發(fā)生了重大變化有可能影響合同的正常履行，或是導致合同延遲履行，等等。如果不對合同履行環(huán)節(jié)加以控制，則會喪失挽救合同風險的最佳時機，給企業(yè)造成一定的損失。

而這些風險均可以通過啟動合同履行及合同更新模塊進行把控。合同履行模塊能通過審核合同履行計劃、審批確認收付款信息、評價對方履約情況等環(huán)節(jié)達到監(jiān)控合同履約的目的。合同更新模塊則能將合同條款變更、合同解除以及合同續(xù)簽等事項統(tǒng)一在電子文檔中表現(xiàn)出來，有利于合同動態(tài)管理。因此，建議公司啟用合同履行、合同更新模塊，加強對合同各環(huán)節(jié)的監(jiān)管維度。

三、提高法務與經(jīng)營的融合度是實現(xiàn)全面風險管理的關(guān)鍵

法務與經(jīng)營的融合度不夠是開展全面法律風險管理的瓶頸，很多時候法務人員與業(yè)務部門各自站在自已的立場思考問題，難于形成共識。要改變這種現(xiàn)象，需要從以下兩個方面入手：

1.建立法律風險管理的ERP信息系統(tǒng)

類似于OA辦公系統(tǒng)和合同事務管理系統(tǒng)，將法律風險管理事務設(shè)置成流程約束，未滿足前置條件則無法進入下一步驟，從而強迫各相關(guān)部門或職位去適應流程要求，加強對法律事務的關(guān)注和理解，不僅有利于形成共識，也能通過法律風險管理流程，提高公司法律安全程度。

2.加強制度建設(shè)，確保“三個審核到位”

“三個審核到位”即規(guī)章制度審核到位、重大經(jīng)營決策審核到位、合同審核到位。這是一個企業(yè)最核心的三大事項，只有通過制度建設(shè)將三項審核流程化、規(guī)范化，通過考核監(jiān)督確保審核不流于形式，真正做到規(guī)章制度未經(jīng)風險審核不適用，重大經(jīng)營決策未經(jīng)風險審核或?qū)徍瞬煌ㄟ^不執(zhí)行，合同未經(jīng)法律審核不簽署，才能確保風險防控不空談。

形成具有物業(yè)企業(yè)特色的全面法律風險管理并非一朝一夕，要形成強有力的法律風險防控保障網(wǎng)，路漫漫其修遠兮，還需物業(yè)行業(yè)同仁上下求索，齊心鑄就。

參考文獻：

[1]吳江水著.《完美的防范》

[2]王樹連.《依法治企和全面法律風險管理》