信息技術(shù)在地勘單位檔案管理中的應(yīng)用

郭素

隨著新時代的來臨，信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)得到了空前的發(fā)展，信息技術(shù)被廣泛的應(yīng)用到各個領(lǐng)域，其中地勘單位的檔案管理中信息技術(shù)也得到了進(jìn)一步的應(yīng)用和推廣，為檔案管理工作提供了更為廣闊的發(fā)展空間和機(jī)遇，促進(jìn)檔案管理工作更加規(guī)范化以及科學(xué)化。本文主要講述了信息技術(shù)在地勘單位檔案管理應(yīng)用中的優(yōu)點、特點以及做好信息技術(shù)在地勘單位檔案管理中應(yīng)用的主要措施。

【關(guān)鍵詞】信息技術(shù) 地勘單位 檔案管理

隨著我國逐漸進(jìn)入到社會化大生產(chǎn)時代，檔案管理的信息量越來越大，并且檔案價值越來越高，所需要管理的檔案內(nèi)容日趨復(fù)雜，從而對地勘單位的檔案管理提出了更高的要求和挑戰(zhàn)，信息技術(shù)的應(yīng)運(yùn)而生不僅能夠進(jìn)一步提高檔案管理的效率，還能夠從根本上減少檔案出現(xiàn)遺失等問題，促進(jìn)檔案管理能夠充分的發(fā)揮出智能化以及科技化等優(yōu)勢。

1 信息技術(shù)在地勘單位檔案管理應(yīng)用中的優(yōu)點

信息技術(shù)對于地勘單位檔案管理的作用十分巨大，其能夠有效的改變傳統(tǒng)檔案管理的工作方式，進(jìn)一步實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的共享和同步處理，提高地勘單位的檔案管理工作的效率和水平。信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)本身具有快速傳遞以及簡單操作等優(yōu)點，電子視圖具有其無法超越的優(yōu)勢逐漸的代替了人工制作。隨著信息技術(shù)在檔案管理中的普遍應(yīng)用，地勘單位的檔案管理工作逐漸的實現(xiàn)了集中統(tǒng)一管理，不僅能夠保障檔案之間保存的有機(jī)結(jié)合，還能夠保障相互之間的獨(dú)立性，進(jìn)一步促進(jìn)地勘單位檔案系統(tǒng)的管理和運(yùn)用，充分的體現(xiàn)出信息技術(shù)在地勘單位檔案管理中的優(yōu)勢。地勘單位在進(jìn)行檔案分類的時候也往往會分成傳統(tǒng)的文書、科技以及人事檔案等方式，從而能夠?qū)Ω鱾€管理模塊和流程逐漸的取代，計算機(jī)能夠結(jié)合不同類型進(jìn)行分類，保障檔案管理工作能夠適應(yīng)地勘單位的發(fā)展和管理狀況，保障其能夠科學(xué)、合理的開展檔案管理工作。地勘單位的檔案管理人員必須要對信息管理系統(tǒng)進(jìn)行嚴(yán)格的控制，通過系統(tǒng)文檔的一體化管理最終實現(xiàn)信息的共享機(jī)制，從根本上提高檔案信息的利用率。

2 信息技術(shù)背景下檔案管理工作的特點

2.1 信息技術(shù)集成有效促進(jìn)檔案管理載體發(fā)生重大變化

信息技術(shù)對于檔案的管理與傳統(tǒng)的檔案管理具有較大的差異性，信息技術(shù)更多的將檔案內(nèi)容轉(zhuǎn)換成信息化數(shù)字內(nèi)容，從而通過信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及相關(guān)軟件等對其進(jìn)行科學(xué)、合理的保存，實現(xiàn)檔案管理儲存的數(shù)據(jù)化以及虛擬化。傳統(tǒng)的檔案管理往往以實物為準(zhǔn)，從而會受到空間和時間等諸多方面的影響，檔案儲存內(nèi)容往往十分依賴于載體的可承受能力。信息技術(shù)的集成能夠?qū)崿F(xiàn)計算機(jī)對檔案管理載體的全程控制，最終能夠有效的實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)處理和交換之間的功能，避免其會受到時間和空間的影響。信息新時代的快速發(fā)展，進(jìn)一步促進(jìn)我國地勘單位檔案管理的信息化，在檔案管理載體方面實現(xiàn)了一次革命化發(fā)展。

2.2 信息技術(shù)條件下使檔案管理分類發(fā)生了根本性變化

我國傳統(tǒng)的檔案管理模式主要就是對文書檔案、基建檔案以及人事檔案等進(jìn)行分類，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的分類方式發(fā)生了根本性的變化，逐漸的演變?yōu)楦鶕?jù)信息技術(shù)管理模塊功能和具體流程為依據(jù)的分類標(biāo)準(zhǔn)。信息技術(shù)條件下的檔案管理分類主要包括了信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可以結(jié)合人為指令自動、隨時的進(jìn)行設(shè)立和調(diào)整。地勘單位必須要結(jié)合自身的實際情況對其進(jìn)行科學(xué)、合理的分類，最終才能夠保障其實現(xiàn)針對性以及規(guī)范性的分類管理。

3 信息技術(shù)條件下做好檔案管理工作的具體路徑探析

3.1 充分認(rèn)識到信息技術(shù)的重要性

隨著信息時代的來臨，地勘單位檔案管理過程中必須要積極的引用先進(jìn)的信息技術(shù)，隨著檔案管理難度日益爆米花以及復(fù)雜化，進(jìn)一步提高了檔案管理工作的地位，檔案文化性質(zhì)和社會性質(zhì)逐漸的被弱化，但是其被利用的范圍逐漸的擴(kuò)大。必須要通過先進(jìn)的信息技術(shù)才能夠進(jìn)一步解決檔案管理中所出現(xiàn)的問題和挑戰(zhàn)，高度重視信息技術(shù)在解決檔案管理中所出現(xiàn)的問題和挑戰(zhàn)的重要性。

3.2 對檔案管理工作做好統(tǒng)籌規(guī)劃

檔案管理的信息化能夠不斷的豐富檔案管理工作的內(nèi)容，遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過傳統(tǒng)檔案管理的信息量。信息化檔案管理本身就是一項系統(tǒng)性以及復(fù)雜性的工程，必須要做好信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，必須要做好相應(yīng)的統(tǒng)籌規(guī)劃工作。比如對地勘單位檔案的館藏進(jìn)行科學(xué)、合理的分類以及摸底排查，能夠真正的熟悉掌握檔案資料。必須要結(jié)合原有的檔案資料的實際情況選擇合理的信息技術(shù)手段，尤其要善于應(yīng)用信息技術(shù)設(shè)備，比如掃描儀以及攝影機(jī)等設(shè)備。檔案信息化過程主要就是一個數(shù)字化的過程，為了能夠?qū)崿F(xiàn)地勘單位檔案的數(shù)字化，其本身就是一項比較漫長的階段，必須要保障原有檔案的真實性以及原始性，對地勘單位比較重要的檔案資料首先進(jìn)行數(shù)字化，對于特殊性的檔案資料應(yīng)該區(qū)別對待。

3.3 加快、穩(wěn)步實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化管理和應(yīng)用

檔案管理數(shù)字化主要就是信息技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用的具體體現(xiàn)，地勘單位本身的檔案十分眾多，全面的實現(xiàn)數(shù)字化管理十分的重要，但是必須要堅持有效性以及高效性的基本原則，不斷的加快實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化。地勘單位檔案管理的數(shù)字化能夠從根本上提高檔案本身的價值和高利用率，能夠更好的服務(wù)于生產(chǎn)和生活。檔案實現(xiàn)數(shù)字化必須要針對好相應(yīng)的參數(shù)做出優(yōu)化設(shè)置，在進(jìn)行掃描的時候，其本身的掃描參數(shù)設(shè)定會直接影響到圖像的質(zhì)量和準(zhǔn)確性。

3.4 做好數(shù)字化時掃描參數(shù)的優(yōu)化設(shè)置

掃描系統(tǒng)在進(jìn)行掃描參數(shù)選擇和確定的時候會直接影響到影像的質(zhì)量，分辨率會直接影響到掃描文件的清晰度和還原效果，但是，隨著掃描分辨率的提高，掃描文件不僅十分清晰，其掃描時間和存儲空間還會進(jìn)一步的增加。必須要結(jié)合實際情況選擇分辨率，其往往需要考慮到文件的可閱讀性以及輸出打印質(zhì)量等。

隨著信息時代的來臨，地勘單位逐漸的引用了信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，檔案管理作為其重要的工作內(nèi)容，必須要積極的應(yīng)用信息技術(shù)，不僅能夠保障檔案資料的安全和準(zhǔn)確性，還能夠提高檔案資料的利用效率，進(jìn)一步促進(jìn)地勘單位的發(fā)展，從根本上促進(jìn)我國社會的可持續(xù)性發(fā)展。

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作者單位

四川省煤田地質(zhì)局一四一隊 四川省德陽市 618000