淺析高職高專學生PPT的排版與美化

江漢藝術職業學院管理學院計算機教研室 張麗平

淺析高職高專學生PPT的排版與美化

江漢藝術職業學院管理學院計算機教研室 張麗平

文字和圖片是PPT排版的兩大主要構成要素。文字、圖片排列組合的好壞，直接影響著版面的效果。本文主要介紹了PPT中文字的排版，圖片的選取、處理方法以及PPT中的音頻與視頻文件的處理。

PPT；排版

1.PowerPoint 的用途和重要性

Powerpoint 是用于設計制作專家報告、教師授課、產品演示、廣告宣傳的電子版幻燈片，制作的演示文稿可以通過計算機屏幕或投影機播放。

PPT用好以后，可以提高上課效率、縮短會議時間、增強報告說服力、提高訂單成交率等。

2.一個規范的PPT標準

一個規范的PPT，比如課件制作、演講、產品介紹，該如何制作？在制作之前我們可以從下面五個方面考慮。

2.1 邏輯先行

在制作PPT之前先關上電腦，用筆把你想說的內容按照清晰的條理寫出來，讓自己的思路一目了然，也就是PPT人常說的做白板。

2.2 交流與溝通

大學生的PPT往往是各種活動，比賽，會議，頒獎等，可以事先和主辦方交換意見，詳細了解PPT任務的要求和要達到的效果，這樣可以做到事半功倍。

2.3 條理要清晰

條理清晰，概括活動主旨精神，提煉關鍵詞，把握中心。

2.4 視覺信息

視覺給人帶來的效果比文字效果要好很多，能用各種圖講清楚的事情最好不要用文字，一圖勝千言。

2.5 內容為王

不管是PPT模板還是PPT設計都必須緊緊圍繞著文案本身，如果言之無物再花哨的形式都沒有意義。

3.Poweroint中的文字處理

3.1 精簡內容，提煉關鍵詞

很多人習慣在一個幻燈片上放很多的文字內容，把整張幻燈片排的滿滿的，但在演示時，幻燈片的停留與切換時間又很短，觀看者無法從幻燈片中獲得預期的信息，也影響界面美觀。一般情況下，每張幻燈片上的文字5到6行為宜，最多不要超過7行。

文字多根本問題在于，在有限的空間想要表達的內容太多，不明確所要表達的重點和核心內容是什么。因此，解決文字多的問題，不能僅僅依靠PPT中對文字的排版，更多的是對內容的精簡，提煉關鍵性信息，或是將文字內容轉換成圖的形式，圖更容易吸引視覺注意。

3.2 文本格式統一

文本排版盡可能使用統一的字體、統一的顏色，但并不是只能使用一種字體和一種顏色。標題文字與內容文字要有差異，標題的作用是讓大家領略“概貌”，內容的作用是讓大家了解“細節”，功能不同，處理方式也當然不同。標題文字一般要在36磅以上，內容文字一般為22-36磅。

同類文字要通篇保持一致。第一頁到最后一頁的標題文字的字體和大小都要保持一致，第一頁到最后一頁的內容格式也要保持一致。

除此之外，導航的方式與位置盡可能一致、采用統一的音效以及風格一致的模板和背景。一般背景要與文字顏色形成強烈的對比，才能保證文字內容的顯示效果。

文字偶爾也具有裝飾作用。利用文字的大小和形狀做出一點創意，也可以使頁面瞬間變得活潑生動起來，但這需要設計者一定的功力。

3.3 強化和美化文本內容

強化幻燈片上的文本內容就是使一些關鍵性的文字信息更突出。使用對比是一種非常有效的強化方法，如：大小、明暗、動靜、色彩等，通過改變文字的字體、顏色，增加字號、加粗，添加動畫等，讓一些關鍵性信息得到強化。

①顏色對比一般選擇黑白、藍白、紅黃、紅黑、綠白、黑黃等幾組色彩。②利用自選圖形為文字添加邊框，恰當的邊框不但可以起到強化效果，還起到一定的美化和修飾作用。③利用時間線（直線）、箭頭、流程圖等方式來介紹事件的發展過程。有次序和邏輯的內容會比沒有順序的內容更容易吸引觀眾的注意力，對內容合理組織，添加一定的引導符號可以起到很好的強化作用。

除了上述提到方法之外，我們還可以安裝使用第三方字體、設置文字的陰影、影像、倒影、雙色字和文字填充圖片等效果來美化文字。

3.4 版面設計四大原則

親密性、對齊、對比、重復，這四大原則將讓原本混亂的版面變得生動有序。

3．4．1 親密性

親密性是將相關項組織在一起。它有兩個作用：一是將相關的項目放在一起，幫助學習者完成前期的信息組織，減少閱讀壓力；二是通過相近元素的聚攏，為頁面留出更多空白，避免頁面擁擠。

①如果頁面太過擁擠，那就適當縮小字號后再將段落拉開，然后通過添加編號或者通過首字增大將區分得更明顯；②當條目比較多時，將內容分欄或者列表；③通過設置相同的顏色，觀眾可以自然而然地從首字讀到后面的句子。

3．4．2 對齊

在幻燈片頁面上，任何組成元素都不能隨意排放，元素通過對齊可以防止頁面過于散亂，增強閱讀的連續性，還可以用來展現元素之間的并列關系。

PPT中的文字排版與Word中的文字排版要求不同，在PPT中一般文字內容不多，段落之間的間距比較大，有時還會添加一些裝飾元素來進行區分，因此首行縮進在PPT版面中不僅不能起到作用，反而會讓版面凌亂。當版面上的文字較多時，先歸納文字內容，將相同內容親密性排版，再分層次對齊。

3．4．3 對比

對比原則加大不同元素的視覺差異，讓元素之間的層次關系一目了然，使重點元素更加突出。

對于文字內容，首先劃分層次，將統一層次的要點分成多個并列的條目，然后使用不同的字號或字體顏色區分層次，最后使用點、線、面等修飾元素突出重點。反白對比是一種比較常用的對比方法，是使用底部色塊修飾文字。色塊能夠強烈地增大文字的視覺比重，效果非常明顯。矩形色塊很常見，但太平穩，而使用貼布條等圖形元素來替代會更有新意。

圖片對比可以局部放大、背景虛化、背景黑白化、局部遮蓋等。

3．4．4 重復

讓設計中的某些元素在整個作品中重復出現，能夠實現整個PPT風格的統一，包括統一顏色方案、字體字號、文本行距、項目符號、圖表風格、對齊方式、圖片風格，或者一種特別的字體。

不要把重復用得太濫，而應當盡量“采用多樣性實現統一”。也就是說，如果一個重復元素很明確（如一個圓），那么可以采用多種不同方式重復這個圓，而不是簡單地重復同一個圓。

4.Poweroint中的圖片處理

一圖勝千言，圖片是直觀化呈現幻燈片內容的重要方式，同時也是美化幻燈片的重要要素。圖片具有高度的暗示性和象征性，能更快的傳遞信息和感情。好的圖片可以一下子抓住觀眾的注意力，產生強烈的震撼力。

4.1 選圖

選圖的第一個原則就是高清。選圖首先要選擇清晰度高的圖片，清晰的圖片會給人一種享受；選圖的第二個原則就是合適。與主題相符的圖片可以達到圖文結合，相得益彰的效果，不合適的圖片再漂亮也是個花瓶。

4.2 圖片處理

利用PowerPoint自帶的功能可以實現對圖片的簡單處理：①縮放 旋轉、裁剪、摳圖；②調整顏色，包括亮度、對比度和重新著色。亮度和對比度可以有效改善曝光不足的照片。重新著色可以用來統一圖片色調。③給圖片添加特效，如添加邊框 、陰影、發光效果等和藝術效果。

羽化圖片：羽化后的圖片經常用做PPT背景，通過漸變等手段使圖片和背景色融合在一起；羽化圖片還有聚焦的功能，要突出某一事物時非常有效。

遮罩圖片：是給圖片添加一層膜，使圖片沒有那么顯眼，從而提高觀眾對幻燈片中文字的注意力，這種方法適合處理全圖型圖片，經常使用在PPT的封面中。操作方法是在圖片上繪制矩形色塊，去除輪廓，調整矩形的透明度即可。

修飾圖片：如添加便簽、圖釘等給圖片添加裝飾物。

總之在處理圖片時，修飾美化的圖片要和主題相符，圖片風格要保持統一。

4.3 圖片排版技巧

圖片處理后如何擺放在幻燈片中，不同的擺放方式，效果是完全不一樣的。

4．3．1 大圖片

PPT中圖片處理后經常是將其規規矩矩的擺放在頁面的一側，方法可行但幻燈片頁面一多則顯得呆板。可以在合適的頁面將其放置在下方作為背景圖片。

4．3．2 小圖片

一般采取常規的排列方式，放在頁面的一側或文字的旁邊。小圖不可執意當大圖去用，否則呈現給觀眾的則是一片模糊的像素點。不濫用，但也不能將其浪費，可以將幻燈片分成多個宮格擺放。

4．3．3 人物圖片

人物的視線應盡量朝向內側，相對的視線能營造談話氛圍，反之則不會。

5.Poweroint中的音頻和視頻處理

5.1 插入音頻

Ppt2010支持的音頻格式有WAV、MID和MP3等文件格式。①插入音頻文件要將PPT文件和音頻文件放置在同一個文件夾中，再選擇[插入]導航選項卡/媒體/音頻/文件中的音頻；②選擇需要添加的音樂文件單擊插入。添加成功后，會在導航區增加一個[音頻工具]功能區，里面有[格式]和[播放]兩個選項卡；③在這兩個選項卡里有關于音樂圖標的設置和音頻文件的播放設置，用戶可以根據自己的需求進行設置。另外，還可以在[動畫窗格]中通過動畫進行相關的設置。

5.2 插入視頻文件

在ppt2010中插入視頻文件與插入音頻文件操作方法相同。首先準備好視頻文件，視頻文件的格式是要ppt里支持的視頻格式，如avi、mpg、wmv、ASF等。

在PowerPoint 2010中，用戶可以根據需求選擇需要播放的視頻片段，單擊[播放]/[剪裁視頻]按鈕，在“剪裁視頻”窗口中可以重新設置視頻文件播放的開始時間和結束時間。

6.結束語

本文介紹了PPT中文字的排版，圖片的選取、處理方法和擺放方式，添加和處理PPT中的音頻與視頻文件，要制作出一個好的演示文稿，首先需要掌握這些基本的排版方法和技巧，再加上后期多欣賞好的作品和多操作，是可以大幅度提高PPT制作水平。

[1]孫方．PPT課件高效制作[M]．電子工業出版社,2012．11．

[2]羅俊．計算機應用基礎案例驅動教程[M]．中國鐵道出版社,2015．8．

張麗平（1982—），女，大學本科，講師，主要研究方向為計算機軟件、數據庫和計算機辦公軟件。