
計劃,似乎永遠趕不上變化,變化,甚至比不過老板一句話!職場中,我們總是被各種突發狀況打亂節奏,加班加點、埋頭苦干,實在狼狽,怎么辦?這些能提升效率的“偷懶”小技巧,你一定要學會!
說出來可能嚇你一跳,有專業機構職場調查發現,職場人的一天,能專心工作的時間只有兩三個小時!對,沒錯,比你認為的少得多。所以,如何增加自由運用時間,提升效率,產出更多成果,永遠是我們的重要課題。
日本職場專家松本幸夫在暢銷書《偷懶達人的超高效率法》中,教了我們幾招:“學會拒絕無意義的事情;不用自己做的事盡量交付他人、授權處理;積極地休息,盡快重振精神;把時間用于思考與創造,達成更高效率。”聽起來有點抽象?其實,你只要在具體工作中,做到以下兩點就好。
招數1學會友善拒絕,不被臨時任務打亂步調
下班前,老板突然走過來說:“幫我處理一下這些資料,我急著要。”直接拒絕,怕給老板留下壞印象,但硬接下來,不但得熬夜加班,如果真做不完或做不好,還會吃力不討好,把自己推進職場窘境。想婉轉地拒絕老板的臨時要求,你可以這樣做:
1.告訴他你非常樂意幫忙 “謝謝,我很樂意”、“我很想幫忙”等說法,都能讓老板感覺你干勁十足,很感謝他將任務交給你。直接說“我沒空”、“我不干”,不僅失禮,即使真的拒絕成功,也很容易破壞關系。
2.為老板找出解決方案 表達了有心幫忙的意愿后,立即提出“兩個替代方案”,例如“如果您很著急,明天我可以提早半小時進公司處理”,或者,“如果下周三前來得及,我會比較方便配合”。這類婉拒很高明,一來,你給予了對方其他選擇,二來,態度也很柔和,讓人好接受。
3.“真心話”放在心里別說出來 職場很現實,拒絕下班前的臨時工作,要學會“含糊其辭”,千萬別說真心話“我不想加班”——不管你有多么正當的理由,但沒有一個老板喜歡聽。“真心話”和“大冒險”一起玩,真的很危險。
招數2事先估算完成時間,在上午就完成70%的工作
多數人擬定行程表,都會忽略發生緊急狀況的可能性。因此,在估算工作完成時間時,最好預留出預估時間的1.5倍,才不會因突發事件慌了手腳。此外,遵守“前半段完成70%預定工作”的原則。假如一天有10件工作要做,最佳狀態就是在上午就完成7件工作,再利用下午時間針對上午的工作做細節調整,輕松解決余下的3件事。
高效法則
大BOSS不會告訴你
“雖然每天有許多零碎時間,但通常只能用來‘輸入’資訊;對思考重要事情、寫一篇好報告等需要‘輸出’的工作,至少需要3小時。因此,在擔任星巴克及‘美體小鋪’(The Body Shop)執行長期間,我會要求秘書每兩周挪出3小時以上的完整時間,供我獨處思考。”——日本星巴克前執行長巖田松雄
“有次,我急著寫個很復雜的提案。當時,我正要飛去上海,就利用候機、搭機的時間寫,連轉機空檔也不放過,等飛機降落,我已經完成了整個提案,效率之高讓客戶驚訝。從此我決定,每當需要專心思考或寫文章時,就在辦公室門上放個牌子,寫上‘封鎖時間’,謝絕任何訪客和轉進電話。現在,這個制度推行到了全公司,誰都不能打擾桌上擺著‘封鎖時間’的同事。”——卡內基大中華區負責人黑幼龍