電力建設項目檔案管理實踐

林 彤

(中國能源建設集團云南省電力設計院有限公司，云南 昆明 650051)

電力建設項目檔案管理實踐

林 彤

(中國能源建設集團云南省電力設計院有限公司，云南 昆明 650051)

為全面提升電力建設項目檔案管理水平，以電力設計企業為例，闡述電力建設項目檔案管理的必要性，分析電力建設項目檔案管理中出現的主要問題，并在實踐中有針對性的提出解決問題的辦法。

電力建設；項目檔案；管理。

電力企業項目檔案是指在電力建設項目或工程的立項、審批、勘察設計、施工、安裝調試及生產預備，直至竣工投產的整個過程逐步形成的、經過鑒定、整理并歸檔的項目文件。項目檔案是企業重要知識資產，所有參加電力項目建設的單位，要對項目檔案進行科學規范的管理，為電力建設提供有效的檔案服務。

1 必要性

電力勘察設計單位在電力建設活動中，承擔著重要的龍頭設計任務，在項目勘察設計活動中所形成的項目設計檔案，是整個建設項目檔案中重要的組成部分，是項目整體竣工驗收檢查的對象之一，是工程設計質量的真實反映，是審計、稽查、后評價、責任終身制的依據，具有法律憑證作用。對項目檔案進行管理是電力勘察設計企業檔案管理工作的重要內容，是電力勘察設計企業發展需要的自主管理行為。

國家和電力行業對項目檔案管理工作有明確的要求，對參建單位應履行的職責、工作程序、檔案整理方法，以及合同約束要求等進行了相應的規定。重要的檔案標準相關條款內容為：

(1)《重大建設項目檔案驗收辦法》(檔發【2006】2號)

國家檔案局、國家發改委聯合印發《驗收辦法》，強化了國家對建設項目檔案管理工作的監管，積極推動建設項目檔案實施規范化管理。《驗收辦法》強調了項目檔案工作的基本要求，注重檔案工作全程的跟蹤指導。條款第五條規定，應將項目檔案工作納入項目建設管理程序，與項目建設同步進行。《驗收辦法》明確了項目檔案驗收的組織主體，組織主體分為國家檔案局、中央主管部門檔案機構、省級檔案行政管理部門三個層面，體現了驗收工作的嚴肅性。《驗收辦法》指出了項目檔案驗收的重要性與地位。條款第四條規定，項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分。未經檔案驗收或檔案驗收不合格的項目，不得進行或通過項目的竣工驗收。檔案專項驗收是竣工驗收的必備條件。

(2)《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》(DA/T28-2002)

DA/T28-2002標準是項目檔案驗收依據，工程項目整體竣工驗收按照標準對項目檔案的完整性、準確性、系統性進行評價。DA/T28-2002標準總則中規定，參建單位在項目檔案工作中各司其職，相互協調。條款4.4規定，建設單位、勘測單位、設計單位、施工單位、監理單位和材料、構件及設備供應單位應根據本規范的要求，完成各自職責范圍或合同規定的竣工文件的編制和項目文件整理、歸檔工作。DA/T28-2002標準中明確了設計單位的檔案管理要求。條款5.2.1規定，勘察、設計單位負責收集、積累勘察、設計文件，并按規定向建設單位檔案部門提交有關設計基礎資料和設計文件。

(3)《電網建設項目文件歸檔與檔案整理規范》(DL/T1363-2014)

DL/T1363-2014標準中總則規定，應將項目檔案管理納入招投標、合同管理、工程監理、項目管理程序和工程質量管理體系中。強調在招投標文件、合同條款中明確參建單位項目檔案歸檔職責、歸檔要求和工程尾款支付約定。

2 主要問題分析

項目檔案管理是一項不斷認知、不斷摸索、不斷完善、不斷創新的工作，在實踐的過程中難免會遇到許多不同的問題和困難，思考分析存在的主要問題，找出對策，是持續改進項目檔案管理工作的方法。出現的主要問題有：

(1)對項目檔案管理工作的管理點沒有進行系統的梳理，造成部門和人員職責不明，管理出現盲區，沒有調動相關部門參與到項目檔案管理工作中來，不能有效實施項目建設全過程檔案管理。

(2)項目檔案管理是一個持續性的工作，工程項目建設周期長，沒有專門的檔案專業人員始終不斷的跟進指導，缺乏對項目建設過程形成文件的控制和規范管理。

(3)檔案人員知識單一，未深入工程項目建設中了解整個項目建設過程和管理情況，不積極學習工程管理基本知識，使得和工程設計技術人員溝通不暢，不能將項目檔案管理意圖很好的貫徹到工程管理過程中，使檔案指導工作滯后。

(4)工程設計技術人員不重視檔案收集歸檔工作，參與項目檔案管理的主動性不夠。

3 實施

3.1 組建項目檔案管理團隊，集中統一管理

根據檔案工作實行統一領導、分級管理的原則，組建項目檔案管理團隊，由檔案管理部門歸口管理，企業領導分管，統一策劃協調，制定工作規范，根據工程項目情況，合理的進行人員調派，及時參與到工程建設管理中去，與項目管理同步，開展項目檔案管理工作。團隊應重點培養出胸懷大局意識，有持續學習愿望，具備較強管理能力，擅于組織、溝通，合作，熟悉檔案信息化管理，綜合素質高的檔案管理人才。

3.2 編制項目檔案管理制度和業務標準，進行規范化管理

在項目檔案管理工作中，應遵循國家、行業的檔案管理法規、制度和規范，但是在企業實施項目管理工作中，還要有具體、細化的檔案業務文件指導開展工作。

首先，制定本企業的項目檔案管理辦法，面向電力勘察設計項目、總承包項目、國際工程項目、其他項目進行管理。主要內容包括為總則、工作職責，工作程序和質量要求，附錄文件等。在工作程序中，包含對管理策劃、竣工圖文件編制、竣工圖文件圖號編制、電子媒體文件編制出版、竣工圖文件出版、竣工圖文件審核、文件材料和竣工文件收集、文件材料和竣工文件歸檔、項目檔案整編、照片檔案整編、項目檔案信息化、項目檔案驗收移交等過程要求進行具體規定，對涉及幾個部門相互配合完成的工作程序要求要重點明確。項目檔案管理辦法的實施使項目檔案管理工作受到制度的約束，有章可行，工作具有操作性。

再者，結合電力勘測設計特點，編制項目檔案分類標準，使項目檔案整編工作規范化。確定項目檔案分類是項目檔案整編工作的核心，會影響到檔案編制的最終結果。對項目文件類目進行劃分會受到檔案人員專業水平和對工程建設活動內容理解的主觀性影響，有時會出現同一個項目或不同項目之間檔案分類不一致的情況，另一方面還會與建設單位檔案人員因為對檔案分類的認識不同造成工作分歧，如果有結合電力勘察設計特點，進一步細化的檔案分類標準，便能夠減少這類問題的出現。目前電網工程在電力勘察設計單位的工程比例占比大，可先從編制電網工程設計項目檔案分類方案入手，項目檔案分類方案宜由檔案專業人員和工程設計人員共同商榷編制而成，電力勘察設計單位按照《電力工程竣工圖文件編制規定》(DL/T5229-2005)要求進行竣工圖文件設計，可以依據規定中明確的竣工圖文件設計內容，結合本單位工程設計竣工圖文件卷冊編制特點，對照電網建設項目檔案分類標準，進行竣工圖文件內容的分析、歸納、整理，按照檔案類目設置要求，編制出電網工程設計竣工圖文件檔案分類方案。在工程設計活動中形成的設計基礎文件材料和項目設計管理及竣工驗收中產生的文件材料進行檔案類別劃分，可按照電網建設項目標準中的分類類目設置，合并編寫到本分類方案中，形成本單位的電網工程項目檔案分類標準，使用本標準可以保持項目檔案分類的準確性和一致性，提高項目檔案編制水平，保證項目檔案向建設單位順利移交。

3.3 建立項目檔案管理團隊工作模式，實行檔案項目負責制

項目檔案數量多，工作規模大，更適合采取協作的工作方式來完成。項目竣工階段，竣工圖文件設計會受到很多因素的影響，有時導致竣工圖文件出版歸檔到檔案人員手中進行整理時，離建設單位對項目檔案移交考核時間已經很臨近，這時團隊協作進行應急處理更顯示出優勢來。團隊管理中實行檔案項目負責制，項目檔案任務確定時，組成一個工作小組，一般情況下小組成員由檔案人員組成，進行重點項目或國際項目檔案工作時，小組成員由檔案人員和設計人員共同組成，小組負責人由檔案人員擔任，負責項目計劃安排，監督檔案工作進度，進行內外溝通協調，檔案交底指導、檔案數據匯總、案卷質量檢查、參加項目檔案驗收檢查等工作。小組成員在其帶領下，分工協作完成歸檔檢查、檔案編制，檔案移交等相關工作，跟蹤處理檔案驗收整改意見，完善項目檔案移交手續，提供設計人員和建設單位檔案利用服務，使該項目形成閉環管理。當檔案項目出現交叉時，小組之間工作也交叉進行，人員靈活調配，互相支持，優先完成重點項目和項目檔案交付時間緊的項目。

3.4 提高項目檔案信息化管理應用水平

實施項目檔案信息化管理是建設單位共同的目標，目前進行檔案數字化管理是項目檔案管理信息化工作的基本要求。工程檔案管理系統由建設單位提供使用，要求參建單位在工程檔案管理系統中建立項目檔案數據庫，掛接對應的全息電子文件，并進行關聯整理。面對大量的項目檔案文件，這是一項非常耗時繁重的工作，也影響到之后的工作程序的進行。設計單位是所有參建單位中整理檔案案卷數量最多的單位，提高項目檔案信息化工作效率成為亟待解決的問題。要充分利用多數電力勘測設計單位開發數字化信息管理平臺的優勢，在論證方案可行的情況下，在建設單位提供的工程檔案管理系統和信息平臺系統之間設計數據接口，將數字化信息平臺中項目文件數據信息導入到工程檔案管理系統中，實現檔案信息資源共享，提高檔案管理工作效率，對工程項目檔案按期順利移交更有保障。

在工程檔案管理系統應用中，雖然采用同一個工程檔案管理系統進行檔案編制，但不同的顧客單位還會有一些特殊的要求，除了檔案編號模式，組卷要求有差異外，往往還會體現在案卷封面、側脊、檔案移交表單等編目文件的格式和版面有不同要求。在進行國際項目檔案編制時，要按照總承包單位和外方業主單位要求，分別編制提交中、英文版的項目檔案。所以項目檔案整理工作要靈活的應對變化，根據建設單位或運行單位的不同需求，事先設計好不同格式、版面、語種的檔案編目模板，嵌入到工程檔案管理系統中，根據工程項目和顧客單位的不同需要，靈活的選用檔案編目模板進行檔案編制，及時滿足不同建設單位對工程項目檔案管理工作的精細化要求。

3.5 適應多種形式的檔案服務工作方式

項目檔案管理和建設管理同步，項目檔案管理人員會深入到工程現場或介入到工程管理過程中，與工程技術人員共同進行檔案管理，并參與項目竣工檔案驗收檢查。項目檔案整理工作方式會因不同工程情況采取多種形式進行,這是項目檔案管理工作的特點，項目檔案管理人員需要適應主動服務工作方式。經常采取的檔案整理工作方式如下：

(1)在項目管理現場進行檔案整理

對于重點項目、成套的項目、國際項目，建設單位或總承包單位為了集中管理，便于參建單位溝通和協調，統一檔案整理標準，并進行項目檔案匯總檢查，會組織項目所有參建單位集中到項目管理現場進行檔案整編和移交項目檔案。設計單位在進行項目檔案整理的同時，還需在現場配合監理單位技術人員對修改過的竣工圖文件進行重新審查。

(2)多個設計單位聯合設計集中進行檔案整理

當工程項目有多個設計標段或分段設計時，會分別由幾個設計單位共同完成設計任務，在編制項目檔案時，會集中在一起研究檔案編號和檔案分類方案，統一著錄標準，進行數據庫合并，要求各設計單位間設計及檔案人員緊密協作，保持整個項目設計檔案編制的一致性，統一向建設單位移交項目檔案。

(3)到建設單位進行檔案整理

有些建設單位不能提供檔案管理系統單機版給參建單位使用，會要求參建單位到本單位進行檔案整理和移交工作。

(4)在本單位進行檔案整理

在本單位完成項目檔案整理工作，分別將項目檔案送達到建設單位或運行單位所在地進行驗收檢查，辦理檔案移交手續。

4 結語

隨著電力勘測設計企業向工程公司轉型，設計單位的業務結構都在進行調整優化，在大力鞏固傳統勘察設計業務的同時，努力增強技術優勢，積極向總承包業務、新能源業務方向轉型，進行投資業務、非電業務的探索，向省外和國外市場拓展。隨之而來，項目檔案管理工作也迎來了廣闊的工作平臺，同時也面臨著挑戰，要抓住機遇，順勢而為，圍繞本單位的戰略目標，布局未來，不斷創新求索，讓項目檔案管理工作向著深度、廣度發展，向著國際化水平邁進。

[1]檔發[2006]2號,重大建設項目檔案驗收辦法[S].

[2]DA/T28－2002,國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范[S].

[3]DL/T1363－2014,電網建設項目文件歸檔與檔案整理規范[S].

[4]DL/T5229－2005,電力工程竣工圖文件編制規定[S].

The Practice of Archives Management in Power Construction Projects

LIN Tong
(China Energy Engineering Group Yunnan Electric Power Design Institute Co.,Ltd.,Kunming 650051,China)

In order to enhance overall power construction project archive management,taking electric power designing enterprises as examples,explain the necessity of archives management for power construction projects,analysis main problems in archive management for power construction projects,and present targeted solutions in practice.

electric power construction;project management; management practice.

F406

C

1671-9913(2017)05-0077-04

2017-05-01

林彤(1975- )，男，廣西百色人，館員，從事檔案管理工作。