新時期中學檔案管理工作思考

劉艷萍

摘要：目前，我國中學制定各項政策和規章制度的重要依據是檔案管理工作，檔案管理工作是監督和保護學校的正常辦學，是所有中學工作的基礎。因此，在中學辦學中，做好檔案管理工作非常重要。本文主要闡述了學校檔案管理工作的現狀，分析了學校檔案管理工作中存在的問題，并為解決問題提出幾點建議。

關鍵詞：辦學工作 檔案管理 管理人員

學校檔案是一種非常有保存價值的文件資料，它記錄著教師長期的教學工作和學校管理的其它重要工作，學生的學習成績、教師的工作內容及學校的校史都記錄在其中，最真實的記錄著學校的一點一滴，學校檔案是學校成功開展辦學的重要一環。

一、中學檔案管理工作的現狀

（一）管理人員缺乏專業性

目前，我國各級中學的檔案管理人員的專業素質參差不齊，知識水平不高，思想結構不完善。檔案管理是一份對管理人員的專業性要求很強的工作，要求管理人員的能力水平很高，應具備好的道德素養和較強的專業技能。然而在中學大多數的檔案管理人員都未通過專業的篩選，也沒有經過專業培訓。這些管理人員在很多方面都存在問題，例如在如何整理和保存檔案、沒有認真態度、工作意識不強烈等方面，在很大程度上降低了檔案工作的質量和效率。

（二）管理設施不完善

在檔案管理的硬件方面，管理設備陳舊落后，缺乏先進的管理設備，管理方式也沒有明確的規定，很容易造成檔案損壞和丟失。由于大多數的中學都沒有重視學校的檔案管理工作，致使檔案工作的順利開展受到了很大的限制，很多學校保存檔案的地點大都簡陋，或是在其它的辦公地點余出一些空間，這些與學校的投入力度不足有很大的關系。工作設備大多是依賴于人工登記，缺乏先進的管理設備，導致檔案的保存、整理等工作很難正常的進行，這種現象在我國各級中學非常的普遍。

（三）管理制度不規范

在檔案管理工作中，沒有明確的規章制度來規范管理人員的工作流程，管理人員也大都憑自己的方式去工作。雖然各級地區都在積極出臺一些管理法律，但在大多數學校，收到的成效明顯很低，管理人管并沒有貫徹的去執行，依舊保持著用自己的方式去做檔案管理，也沒有結合自身的實際情況發布一些有效的管理規范。很多地區都存在無法可依，有法不依的現象，早些年我國出臺了相關的法律去約束，但管理不過范的問題并沒有的到有效的解決。

（四）管理理念落后

大多數的檔案管理工作依然使用傳統的管理理念和管理方式，缺乏先進的管理理念和管理方式去引導管理人員進行科學有效的管理，由于傳統的管理方式和理念過于落后，只能機械的接收和保存檔案，缺少先進的管理方式去整理和保存檔案，大多數的中學有使用手工的存放檔案，管理人員會將所有檔案都直接堆放在檔案室里，這樣既不利于檔案的查找，也不利于檔案的合理存放。

（五）學校不重視

在中學，學校領導對檔案管理工作不重視，缺乏檔案的保護意識，這種現象在中學是非常普遍的，這也是中學檔案工作存在的最大問題。學校領導認為檔案管理不需要專業的人員來進行接收和存放等動作。也不需要配置先進設備，也沒有完善的規章制度，這些都嚴重影響著中學檔案工作的發展。

二、檔案管理工作的分析與建議

（一）提升管理人員專業素質

檔案管理工作的基礎是檔案管理人員的素質，影響檔案管理工作現狀的關鍵因素也是檔案管理人員的素質。而提升檔案管理人員素質的有效方法主要有一下五個方面：第一個方面，最直接的、最有效的、最重要的途徑之一就是進行專業培訓或進修。培訓的方式主要是讓檔案管理人員去檔案館進行專業學習。要求檔案管理人員都經過專業的培訓再上崗；第二個方面，要求檔案管理工作人員利用空余的時間自學專業知識，并在實際工作中應用；第三個方面，招收專業的人員進行管理；第四個方面，加強檔案管理人員使用現代化管理設備的培訓，尤其是計算機的操作能力，將計算機應用于檔案管理會更有效的提升管理水平；第五個方面，檔案管理是一項重要的服務工作，要加強和提高管理人員的工作意識和服務意識，增強人員的道德素質，提升人員的專業水平，培養人員甘于奉獻、積極工作的態度和責任感，這些都是非常重要。

（二）完善管理設施

檔案管理的基礎就是管理的硬件設施，學校應加大檔案管理設施資金的投入，學校用于檔案管理的的空間是有限的，可以將檔案分層次進行管理，經常需要使用的可放在最易取出的地方，對于需要長期放置的檔案可以寄存到學校附近的檔案館進行保存。

（三）對管理人員進行法律知識培訓

由于管理人員的水平參差不齊，學校要集中的對人員進行法律知識的培訓，要讓管理人員用規章制度去管理檔案。學校要根據自身的實際情況制定詳細的管理規范，并將獎罰制度應用到實際的工作中去，既可以調動檔案管理人員的積極性，又能提升學校的檔案管理水平。

（四）提升管理人員的意志品質

一個人綜合素質的標準之一就是是否具有創新能力。隨著我國經濟和科技的水平的逐漸升高，各種檔案的管理方式層出不窮，這就需要我們的管理人員敢于探索和創新，在實際工作中發現并解決問題，提高管理工作的質量和效率。能完美的完成學校下達的任務，更好地促進學校的檔案工作的發展。

三、結語

學校檔案管理工作的順利進行，有利于保護師生和學校的重要信息，中學工作中最重要、最基礎的工作就是檔案管理工作，對學校未來的發展有巨大的促進作用，實際意義也非常重大。因此，做好檔案管理工作對中學辦學非常重要。

參考文獻：

[1]何偉華.關于中學檔案管理工作的相關思考[J].東方企業文化，2015，（19）.

[2]黃鳳云.信息化條件下創新中學檔案管理工作的思考[J].時代教育，2014，（16）.

[3]劉學軍.淺談如何做好新形勢下的檔案管理工作[J].黑龍江檔案，2014，（02）.

（作者單位：山東省東明縣第一中學）