淺析如何做好中小學學籍檔案的管理工作及重要意義

賈佳

中圖分類號：G717.3

我是一名中小學的在職教師，負責全校學生的學籍檔案管理已有十年時間。學校學籍檔案管理是依據國家教育行政主管部門頒布的有關法規，并結合學校實際制定的實施細則和規章制度，對學生從入學到畢業的整個過程所進行的質量考核管理。它包括學生的入學注冊、成績考核、紀律考勤、升級與留、降級，轉學，休學、復學與退學以及畢業資格的審核及證書發放等。學籍檔案管理工作直接影響著學校的教學質量和社會聲望，如何搞好學籍管理工作，提高學籍管理現代化水平成為了當今研究熱點。

一、如何提高學籍管理現代化水平

（一）提高對學籍檔案工作重要性的認識，加強學校檔案工作人員的職業道德教育

學籍檔案是指學生自入學之日起，在受教育過程中形成的具有保存價值的各種形式的文字材料。它是學生在校期間的學籍、成績和畢（結）業等情況的重要憑證。作為學校的學籍檔案管理人員，是學籍管理工作第一線的承擔者，必須充分認識學校檔案的價值、地位、作用和意義。同時，要充分認識學校檔案現代化建設的重要性。如果對檔案信息服務及檔案工作的重要性認識不足，勢必會嚴重影響檔案信息服務工作的深入開展。檔案現代化建設的好壞是衡量學校現代化水平高低的標尺。搞好檔案現代化建設，以促進學校的全面發展。在提高認識的基礎上，要切實轉變觀念，強化信息意識，要樹立科學發展觀指導學校檔案現代化建設。檔案管理工作是一項服務性很強的工作，是為學校的全面建設事業服務的，它要求學校檔案工作人員具有吃苦耐勞、無私奉獻的敬業精神，有高度的責任感和榮譽感以及正確的行為規范。要牢固樹立“服務第一”，一切服從、服務于學校中心工作，全心全意為教學、科研和各項管理工作服務的思想。

（二）建立學生檔案數據庫，完善學籍檔案管理工作

學籍檔案的建立主要包括學生基本信息的采集、檔案信息的建立及學生成績數據庫的建立等。

1、做好學生原始信息的采集的工作。學生基本信息采集工作直接關系到電子注冊信息的準確性。學生在入學后按照統一要求，在指定的網站進行自己信息的輸入。學生的基本信息應由學生本人自己輸入，其他人不得代替，如出現錯誤，后果由相關責任人承擔。學生基本信息表包括姓名、性別、籍貫、填寫省份及市縣、出生年月日、身份證號、入學年份、聯系電話、備注欄等。照片則采用網上傳輸電子版照片。

2、做好學生學籍檔案信息建立的工作。學籍檔案記載了每個學生在校學習的基本情況，客觀地反映了每個學生在學校期間德、智、體、美等方面發展狀況，也是一個人接受某種教育程度的經歷和他所達到學識水平的信用憑證。學籍檔案主要包括：（1）學生學籍記錄表；（2）新生入學登記表及各年級學生花名冊；（3）學生在籍注冊表；（4）學生成績；（5）學生轉學、轉專業、休學、復學、留級、退學、出國等學籍變動情況登記表；（6）對學生的獎懲文件及登記表；（7）修訂學籍管理條例的各種文件等。

二、實施學生信息資源共享，做到合理使用學生信息數據庫

（一）利用信息技術，建立網絡化的學籍管理

現代化管理手段是實現高效、公正、準確、科學的學籍管理信息系統的基本條件。隨著上學人數的日益增多，人工管理無法保證工作順利進行，應使用計算機進行學籍管理，依靠校園網建立學籍管理信息系統，將科學的信息管理技術引入學籍管理工作中。將學生在校期間的各項信息匯集在一起，建立學生學籍管理檔案庫，可隨時調用和統計分析，使各教學部門能互換信息，也便于各級領導和部門掌握情況。學生可通過網絡直接查詢學籍信息、考試成績、課表等，從而實現資源共享，實現學籍管理文件的自動化檢索，提高學籍管理水平，使學校學籍管理走向科學化、規范化。

（二）做好學籍檔案信息資源的開發

學籍檔案信息資源的開發和利用是學籍檔案管理工作的最終目的，也是學籍檔案管理部門的職責。對于學生信息庫實行動態管理，學生中如有退學、入學等情況及時進行信息的更新，并注明信息更改的時間，這樣可以更準確的掌握學生信息情況。同時可以實施學生信息資源的共享，做到合理使用學生信息數據庫，主要表現在：（1）形成學生生源審核信息庫，以備導入學校就業信息網；（2）形成學生成績信息庫，輸出學生成績卡；（3）形成學生基本信息庫，輸出學生學籍卡；（4）其他信息的輸出（檔案袋、報名基本信息等）。學籍檔案與每個學生的利益息息相關，建立健全一整套學校學生學籍檔案管理體系，實行檔案全方位管理，可以使學校檔案工作始終順應時代發展，符合時代要求。

學籍檔案管理工作是一項細致又繁忙復雜的業務管理工作，從事這項工作應具備廣博的科學文化知識，系統的教育理論知識和專門學科知識責任心，還應有一定的計劃決策能力，組織指揮能力，協調溝通能力及高尚的職業道德和敬業精神。只有全面掌握學籍檔案管理的特點，并在實踐中不斷地總結經驗，才能提高管理水平，使學籍檔案管理在培養人才中發揮更大的作用。