國有大型施工企業檔案信息化建設探析

高偉紅

(四川省第六建筑有限公司檔案室, 四川成都 610081)

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國有大型施工企業檔案信息化建設探析

高偉紅

(四川省第六建筑有限公司檔案室, 四川成都 610081)

文章分析了建筑施工企業檔案管理信息化建設的重要意義，提出了如何提高企業檔案管理信息化的對策，為施工企業檔案管理工作提供建議與參考。

檔案管理； 信息化； 信息資源

隨著當前迅猛發展的信息社會，特別是網絡技術、通信技術及計算機的大力推廣應用和信息資源在全球范圍內的快速傳播與共享，信息化已經成為世界經濟與發展的必然趨勢。作為國有大型施工企業的檔案管理人員，責無旁貸地應該探索企業檔案管理的新方法、新手段，推進企業檔案管理工作信息化進程，為本單位、本行業的檔案管理貢獻力量。企業檔案信息化，是指企業以法律法規為依據，以市場需求為目的，以管理科學為理念，以現代信息技術為手段，實現對企業的各種檔案信息的獲取、處理和提供利用服務，促進企業檔案信息化的發展，能夠全面提升施工企業的核心競爭力和工作效率。

1 企業檔案管理信息化的意義

在大力發展經濟的形勢下，企業檔案信息化建設意義重大，是我國施工企業檔案工作面對經濟全球化、產業信息化和信息網絡化的必然產物。

1.1 企業發展的內在動力

施工企業檔案管理對象是大量的企業核心競爭信息，包括企業重要的工程技術檔案、工程經濟數據及核心的企業技術。因此，如何為企業的發展需要提供強有力的保障，就是擺在檔案工作人員面前的緊迫任務。促使企業檔案管理部門轉變思路，改變傳統的手工記賬式的檔案管理及服務模式，運用現代技術手段，實現對企業既有資源的價值挖掘，為企業決策提供依據，為企業核心技術的傳承及員工的培養提供保障，從而增強企業核心競爭力。因此，企業應該高度重視檔案信息化建設，特別是企業的決策層要轉變思路，大力支持檔案管理部門的信息化建設，只有不斷推進檔案信息化進程，才能充分發揮檔案管理工作對企業發展的推動作用。

1.2 檔案管理工作的需要

作為一個發展了60余年的國有大型施工企業，已擁有大量的核心信息，如何解決海量信息與信息處理能力，提高檔案管理工作效率就必須實現檔案的信息化管理，經過多年的檔案管理工作，企業也認識到了檔案作為重要的信息資源，其收集的完整、信息的編碼和處理 、存儲的安全、科學有效地利用，必然要以現代化的信息管理為手段作為強大的支持。也只有這樣，才能把檔案工作做得更好，適應社會和企業發展的需要。

2 施工企業檔案信息化建設現狀

一直以來，施工企業的管理大都是粗放式的管理，特別是企業檔案管理常被領導者忽視，管理更加粗放。其次，由于工程項目管理的特點，工序復雜、動態性強、檔案繁多、信息管理難度大等，企業檔案信息化建設還存在較大的不足。

2.1 對信息化的認識不夠

部分施工企業領導認為檔案信息化建設是一項可有可無的工作，他們覺得只要檔案管理人員能從海量的檔案信息中找出企業需要的檔案就滿足了。大部分施工企業的管理重心都是工程實體項目的質量、進度、成本，忽視了檔案管理信息化建設和檔案管理工作的重要性，從而導致檔案管理人才匱乏。軟硬件配置落后。絕大部分領導和員工將檔案信息化建設簡單等同辦公自動化和建立檔案信息計算機檢索系統，這種意識已經嚴重阻礙了信息化建設進程。

2.2 缺乏系統的檔案信息化標準規范

施工企業要實施檔案信息化建設需要錄入大量的基礎數據，所謂三分技術、七分組織、十二分數據，可見數據的重要性。但是，數據固然重要，而數據的分類、整理更為重要，這就需要國家、企業制定系統的、統一的標準規范，就如我們國家制定的施工預算定額一樣，需要對大量的數據進行整理、分析，建立行業或企業的統一編碼體系，從而解決不同軟件間、不同部門以及集團公司與下屬單位之間的數據交換和共享問題，避免“信息孤島”的出現和大量數據的重復錄入工作。只有這樣才能發揮員工對信息化建設的積極性和避免實際實施人員出現對數據錄入的抵觸情緒。

2.3 施工企業應用信息化存在一定的局限性

由于資金限制和建設項目分散等特點，我國的施工企業的信息化建設目前僅僅停留在企業的管理層和辦公總部，有些單位僅用于財務系統和人力資源系統，沒有開展到橫向到邊、縱向到底的深度，更不要說形成網絡的互通和資源的內部共享了。一些特大的國有施工企業，總公司和下屬各分公司、子公司在購買檔案管理軟件上各自為主，軟件之間彼此不兼容，數據平臺不能互通，如企業的 OA 系統 、NC系統、合 同成本管理系統等信息資源無法整合。

2.4 人才匱乏

企業的整體信息化平臺建成后，為了保證檔案管理系統的正常運轉，及時提供各種工程項目信息及經常性的檢查、維保和更新。這需要大量的既懂檔案管理理論、熟悉計算機應用，又具備工程項目管理和實踐經驗的復合型檔案管理人才。而目前我國的檔案管理人員多為文書人員，國家、企業對建筑施工領域信息化人才的培養不夠。再者，由于企業沒有對檔案信息化建設引起足夠的重視，企業缺乏對檔案管理從業人員的的職業發展規劃及待遇偏低，從而導致企業新進員工不愿意從事該項工作。

3 對策建議

3.1 統一思想，高度重視

首先，企業決策者應該統一思想，改變既有觀念，充分認識到企業檔案信息化建設的重要性，切實加強企業檔案管理信息化建設的領導力度，調配各種資源滿足企業檔案管理信息化的需求。其次，企業檔案管理從業人員應提高對信息化建設的認識，積極探索新時期、新環境下檔案管理工作的新途徑、新方法。只有企業每個參與者從思想上認識到檔案管理信息化建設對提供企業核心競爭力的重要性，才能真正促進檔案信息化建設的發展。

3.2 建立健全信息化標準規范和管理制度

在目前我國還未頒布檔案信息化標準的情況下，施工企業，特別是國有大型施工企業應先根據本單位實際情況制定適合企業自身的檔案信息化標準和規章制度，建立健全編碼體系，為企業的檔案信息化建設提供強有力的制度保障和技術保障。

3.3 加強檔案信息化管理人員隊伍建設

檔案信息化建設是一個知識經濟時代的新興領域，高水平、高效率的的檔案工作的核心保障是高素質的檔案管理團隊，檔案管理團隊的業務能力和綜合素養是直接決定檔案管理工作的質量與成效的關鍵。企業要高度重視信息化人才的培養和引進，切實加強信息化建設的人才培養工作和配置滿足企業檔案管理工作需要的工作人員，多方面保證企業檔案管理隊伍的高水平建設與持續提高；改變檔案管理從業人員收入偏低的現狀，建立人才培養和激勵機制，激勵檔案管理從業人員的工作創新積極性。

3.4 加強企業內各單位、各部門的聯系

原體制下，企業檔案管理工作的原有方式與態度導致施工企業普遍存在檔案管理與其他單位、部門連接不緊密，服務欠缺主動性等消極狀況。隨著市場競爭力的加劇，檔案管理部門和從業人員必須清醒地認識到，自身工作是為企業的市場行為服務的，滿足下屬單位和部門工作需要是檔案管理的方向和目標。這就要求檔案管理部門和從業人員要加強與企業內各單位、各部門的縱橫向聯系，時刻掌握各部門對檔案管理工作的現實需要。

[1] 張躍民 . 我國建筑企業檔案信息化建設對策探討[J]. 黑龍江檔案, 2009(3).

G272.6

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[定稿日期]2017-01-17