科技檔案數(shù)字化技術(shù)在電力系統(tǒng)中的應(yīng)用

伍偉珍

【摘要】為創(chuàng)新電力系統(tǒng)的檔案建設(shè)，電力系統(tǒng)可結(jié)合信息化技術(shù)建設(shè)科技檔案，使科技檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化發(fā)展，完善傳統(tǒng)檔案建設(shè)存在的缺陷。本文針對(duì)科技檔案數(shù)字化技術(shù)在電力系統(tǒng)中的應(yīng)用展開(kāi)分析與探討。

【關(guān)鍵詞】科技檔案；數(shù)字化；電力系統(tǒng)

信息技術(shù)的發(fā)展給電力系統(tǒng)的紙質(zhì)檔案建設(shè)帶來(lái)了新的變革，傳統(tǒng)的檔案模式已逐漸淘汰，數(shù)字化檔案的建設(shè)與發(fā)展促進(jìn)了科技檔案的形成。科技檔案的主要特征在于信息數(shù)字化，電力系統(tǒng)中的各個(gè)信息數(shù)據(jù)不僅能在檔案中以文字形式表達(dá)出來(lái)，還能生成各個(gè)圖像檔案，使電力系統(tǒng)中的各個(gè)信息內(nèi)容得到有效記錄。同時(shí)，科技檔案還能包容海量數(shù)據(jù)，存儲(chǔ)空間更大，擺脫了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案對(duì)空間占用的影響，且檔案存儲(chǔ)方式也更簡(jiǎn)便，各個(gè)數(shù)據(jù)能夠按照類(lèi)型進(jìn)行區(qū)分存儲(chǔ)與管理，減少了人力、物力的投入，這對(duì)電力系統(tǒng)的檔案建設(shè)與管理來(lái)說(shuō)帶來(lái)了更多優(yōu)勢(shì)。

一、科技檔案數(shù)字化技術(shù)在電力系統(tǒng)中的應(yīng)用意義

從整體上來(lái)說(shuō)，科技檔案數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用所改變的不僅僅是檔案的建設(shè)方式，還有檔案的管理方式，這兩者之間屬于不可分割的聯(lián)系。在電力系統(tǒng)檔案數(shù)字化建設(shè)上，數(shù)字化檔案的形成是將檔案內(nèi)容從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案中脫離，從計(jì)算機(jī)平臺(tái)中對(duì)各個(gè)檔案信息進(jìn)行管理，該檔案建設(shè)方式改變了電力系統(tǒng)傳統(tǒng)檔案的分年代制、分卷宗制的建設(shè)方法，同時(shí)也突破了傳統(tǒng)電力系統(tǒng)檔案建設(shè)存在的信息局限問(wèn)題，對(duì)各個(gè)地域檔案的管理限制問(wèn)題等，能夠使檔案的信息內(nèi)容涉及更廣，所容納的信息數(shù)據(jù)更多。在電力系統(tǒng)檔案的目錄編制上，管理者只需將各個(gè)數(shù)據(jù)信息按照時(shí)間或類(lèi)別放于不同的文件夾當(dāng)中，根據(jù)相同的文件信息進(jìn)行組合放置，在后期需要時(shí)，管理者可針對(duì)所需檔案將其進(jìn)行打印輸出，將不同的檔案分別遞給不同部門(mén)。此外，數(shù)字化檔案的管理模式還能根據(jù)不同電力部門(mén)的實(shí)際需求進(jìn)行管理，部分電力部門(mén)也可利用計(jì)算機(jī)軟件對(duì)各個(gè)檔案進(jìn)行分類(lèi)，再利用打印輸出的方式形成紙質(zhì)檔案，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行卷宗或部門(mén)分類(lèi)。科技檔案的建設(shè)能夠使管理人員從傳統(tǒng)繁瑣的管理工作中解放，改變以往對(duì)大量檔案的分類(lèi)與編目的工作模式，使管理人員能夠?qū)⒏嗟臅r(shí)間與精力放于檔案的開(kāi)發(fā)當(dāng)中，并改變檔案的服務(wù)模式，以電子文件的方式將檔案?jìng)鬟f給各個(gè)需要部門(mén)，使電力部門(mén)的檔案獲取效率得到有效提升。

二、電力系統(tǒng)中科技檔案數(shù)字化模塊功能的建設(shè)

按照常規(guī)的數(shù)字化科技檔案建設(shè)結(jié)構(gòu)來(lái)看，其檔案系統(tǒng)可分為六個(gè)模塊，其分別是檔案研究、檔案收集、檔案信息、檔案借閱、檔案檢索、檔案網(wǎng)站建設(shè)。在檔案研究上，電力系統(tǒng)的檔案管理者需根據(jù)企業(yè)運(yùn)營(yíng)模式和數(shù)據(jù)內(nèi)容來(lái)開(kāi)發(fā)適合電力企業(yè)的檔案格局，并改變檔案的查詢(xún)方式，如檔案類(lèi)型檢索、檔案文檔檢索、檔案名稱(chēng)檢索等，研發(fā)適合企業(yè)檔案查詢(xún)習(xí)慣的檢索模式；在檔案收集上，檔案的數(shù)據(jù)信息收集方式可根據(jù)檔案管理人員的收集習(xí)慣進(jìn)行資料收集，管理人員可根據(jù)之前所收集的檔案內(nèi)容按照數(shù)字化歸檔模式進(jìn)行重新分類(lèi)，將過(guò)往檔案庫(kù)中不完整的信息數(shù)據(jù)與宗卷進(jìn)行完善，再根據(jù)數(shù)字化檔案的歸檔方式將其按照類(lèi)型進(jìn)行重新歸檔處理，將不同檔案以文件夾的形式存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)當(dāng)中，此外，電力企業(yè)還需加強(qiáng)對(duì)變電站管理部門(mén)與輸電線管理部門(mén)的信息檔案加強(qiáng)管理與規(guī)范，使企業(yè)各個(gè)檔案信息的管理模式形成數(shù)字化發(fā)展。

在檔案信息模塊的建設(shè)上，其主要根據(jù)電力系統(tǒng)中各個(gè)工程如變電站改造工程、變電站建設(shè)工程等信息進(jìn)行建設(shè)，根據(jù)電力系統(tǒng)各個(gè)工程時(shí)間、建設(shè)類(lèi)型、設(shè)備、設(shè)備名稱(chēng)等進(jìn)行序號(hào)排列，并將其歸檔于工程型檔案中。在檔案借閱上，檔案管理者可建設(shè)相應(yīng)的借閱檔案，將各個(gè)檔案的借閱時(shí)間、檔案類(lèi)型、歸還時(shí)間記錄于該檔案中，使檔案借閱信息更清晰。在檢索模塊上，檢索模塊在電力系統(tǒng)科技檔案中有著重要作用，其能夠使電力企業(yè)中的任何一個(gè)設(shè)備信息、工程信息在短時(shí)間快速被查詢(xún)，如，檔案搜尋者可在檢索欄中輸入工程名稱(chēng)來(lái)搜索宗卷信息，計(jì)算機(jī)平臺(tái)能夠根據(jù)關(guān)鍵字快速顯示相應(yīng)的檔案文件；查詢(xún)者在查詢(xún)斷路器信息時(shí)，可通過(guò)輸入相應(yīng)的設(shè)備型號(hào)來(lái)搜索相應(yīng)的檔案，有效提高了檔案查詢(xún)效率。

檔案管理者在建設(shè)檢索功能時(shí)，可根據(jù)檔案類(lèi)型設(shè)定相應(yīng)的條件輸入，使其形成綜合檢索平臺(tái)，能夠通過(guò)輸入與電力系統(tǒng)有關(guān)的檔案名稱(chēng)或詞匯查詢(xún)檔案，使檔案管理部門(mén)能夠節(jié)省大量時(shí)間快速獲取檔案信息，同時(shí)，檔案檢索功能還能使檔案查詢(xún)更精準(zhǔn)，避免了傳統(tǒng)檔案查詢(xún)出現(xiàn)的查詢(xún)錯(cuò)誤、信息查詢(xún)的盲目性現(xiàn)象。在檔案的檢索功能上，其可根據(jù)需求分為文件查詢(xún)、案卷查詢(xún)、個(gè)人查詢(xún)、檔案業(yè)務(wù)查詢(xún)等選項(xiàng)，以更精細(xì)化的檢索項(xiàng)目搜索檔案信息。在檔案網(wǎng)站建設(shè)上，網(wǎng)站平臺(tái)的各個(gè)功能主要針對(duì)電力系統(tǒng)的檔案結(jié)構(gòu)進(jìn)行建設(shè)，其主要包括檔案類(lèi)別、檔案修改、檔案的打印等，對(duì)電力系統(tǒng)的各個(gè)重要檔案信息也可存儲(chǔ)于網(wǎng)站平臺(tái)中進(jìn)行備份，使原文件在損壞后能夠從網(wǎng)站中找回。

三、科技檔案數(shù)字化技術(shù)在電力系統(tǒng)中的應(yīng)用

（一）應(yīng)用于電力系統(tǒng)各個(gè)部門(mén)的檔案管理中。科技檔案數(shù)字化技術(shù)在電力系統(tǒng)中的應(yīng)用主要從突破傳統(tǒng)檔案格局開(kāi)始，檔案管理人員需促進(jìn)傳統(tǒng)電力系統(tǒng)檔案的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變，將紙質(zhì)的檔案收納模式轉(zhuǎn)型至電子載體收納，并逐步將科技檔案貫穿于企業(yè)各個(gè)部門(mén)當(dāng)中，使各個(gè)部門(mén)的檔案信息實(shí)現(xiàn)數(shù)字化發(fā)展。電力系統(tǒng)部門(mén)在建設(shè)數(shù)字化檔案后，可利用計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)來(lái)實(shí)現(xiàn)各個(gè)部門(mén)之間的檔案?jìng)鬏斉c檔案共享，提高部門(mén)之間檔案信息傳遞效率，檔案管理人員還可建立電力系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)，將電力系統(tǒng)各個(gè)檔案數(shù)據(jù)歸入庫(kù)中，以集中化方式進(jìn)行統(tǒng)一管理。在電力企業(yè)內(nèi)部中，企業(yè)可建立專(zhuān)屬的局域網(wǎng)，使企業(yè)各個(gè)部門(mén)之間能夠以遠(yuǎn)程的方式訪問(wèn)數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)容，從中獲取所需信息，該應(yīng)用能夠改善傳統(tǒng)檔案查詢(xún)效率低的缺陷，提高了檔案查詢(xún)率和瀏覽率，使電力系統(tǒng)檔案實(shí)現(xiàn)共享機(jī)制。

當(dāng)前，電力企業(yè)的各個(gè)檔案數(shù)據(jù)信息不僅龐大，而且數(shù)據(jù)內(nèi)容十分復(fù)雜，載體也各不相同，對(duì)于電力企業(yè)以往的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，檔案管理人員可將其以文字輸入的方式記載于信息系統(tǒng)中，或以掃描的方式對(duì)傳統(tǒng)檔案進(jìn)行處理，將各個(gè)檔案按照類(lèi)別與入檔時(shí)間存儲(chǔ)于科技檔案庫(kù)中。在電力系統(tǒng)檔案管理部門(mén)建立科技檔案時(shí)，企業(yè)需意識(shí)到檔案數(shù)字化發(fā)展不僅僅是電力系統(tǒng)一個(gè)部門(mén)的事情，而是每個(gè)部門(mén)的事情，因此在建立科技檔案時(shí)，檔案管理部門(mén)需從企業(yè)全局發(fā)展進(jìn)行思考，根據(jù)企業(yè)的實(shí)際需求對(duì)科技檔案的數(shù)字化發(fā)展進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，將科技檔案的建設(shè)意識(shí)融入每個(gè)部門(mén)中，使各個(gè)部門(mén)積極配合檔案管理部門(mén)開(kāi)展數(shù)字化檔案的建設(shè)，使電力系統(tǒng)在收集檔案信息時(shí)能夠快速將各個(gè)部門(mén)的電子檔案進(jìn)行高效管理。

（二）運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)建設(shè)網(wǎng)絡(luò)化科技檔案管理模式。在近幾年計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)的廣泛普及下，電子檔案的建設(shè)已開(kāi)始形成一定的發(fā)展趨勢(shì)。在電力系統(tǒng)科技檔案的管理上，網(wǎng)絡(luò)化的管理模式已是必然結(jié)局。從管理角度來(lái)說(shuō)，電力系統(tǒng)科技檔案實(shí)施網(wǎng)絡(luò)化管理能夠使檔案信息得到最大化利用，擺脫了以往因地域限制、環(huán)境限制、時(shí)間限制導(dǎo)致的檔案利用率低的問(wèn)題。在網(wǎng)絡(luò)化管理上，其可從這些方面進(jìn)行創(chuàng)新：科技檔案可通過(guò)遠(yuǎn)程方式訪問(wèn)信息庫(kù)，實(shí)現(xiàn)信息共享，各個(gè)部門(mén)能夠通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)獲取檔案信息，檔案管理者能夠通過(guò)網(wǎng)絡(luò)途徑獲取各個(gè)部門(mén)的檔案資料，將其按照類(lèi)型歸納入檔管理。其它部門(mén)人員還能通過(guò)檢索欄搜索檔案名稱(chēng)或相關(guān)信息獲取資料。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)存儲(chǔ)企業(yè)各個(gè)信息資料，并將其按照所屬部門(mén)進(jìn)行分類(lèi)，使各個(gè)部門(mén)能夠立即獲得資料，有效提高電力系統(tǒng)的檔案查詢(xún)速度與瀏覽率，使電力系統(tǒng)檔案在數(shù)字化發(fā)展下實(shí)現(xiàn)良好發(fā)展。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，科技檔案數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用改變了電力系統(tǒng)檔案的整體結(jié)構(gòu)與管理模式，加快了傳統(tǒng)檔案的現(xiàn)代化建設(shè)，使電力系統(tǒng)檔案更適合當(dāng)前企業(yè)的發(fā)展形勢(shì)。同時(shí)，科技檔案數(shù)字化技術(shù)也有效提高了檔案的利用率、服務(wù)率及管理效率，使科技檔案實(shí)現(xiàn)良好的資源共享，為電力企業(yè)提供更優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。

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