醫(yī)院紙質(zhì)檔案電子化的重要性與推進(jìn)策略

張晶

【摘要】伴隨現(xiàn)代化信息技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在醫(yī)院檔案管理方面得到了大力應(yīng)用，增強(qiáng)了醫(yī)院檔案管理工作效率，實(shí)現(xiàn)了醫(yī)院檔案管理的快速化、信息化發(fā)展。所以，需對(duì)醫(yī)院檔案電子化展開全面思考，方可凸顯醫(yī)院檔案電子化管理價(jià)值，推進(jìn)醫(yī)院長遠(yuǎn)穩(wěn)步發(fā)展。本文主要通過分析醫(yī)院紙質(zhì)檔案電子化的重要性，給出了可推進(jìn)紙質(zhì)檔案電子化的可行措施，以供參考。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；紙質(zhì)檔案電子化；重要性；推進(jìn)策略

我國已進(jìn)入數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代，科技的發(fā)展讓醫(yī)院檔案管理面臨了前所未有的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。伴隨大量電子文件的產(chǎn)生，傳統(tǒng)檔案管理模式已無法跟上信息化發(fā)展步伐，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院紙質(zhì)檔案電子化管理勢必將成為一種發(fā)展趨勢，變成醫(yī)院檔案管理工作備受重視的研究熱點(diǎn)。

一、醫(yī)院檔案電子化管理的必要性

檔案資源為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展留下的寶貴財(cái)富，是人類從過去到現(xiàn)在走過的印跡，可為以后的經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供借鑒經(jīng)驗(yàn)，一直以來都備受關(guān)注。對(duì)醫(yī)院而言，實(shí)現(xiàn)檔案電子化管理相當(dāng)重要，具體表現(xiàn)為：1.通過現(xiàn)代計(jì)算機(jī)的掃描功能，可完成對(duì)不同紙質(zhì)檔案或圖片的數(shù)字化處理，更利于電子文件的妥善保存與利用，可最大程度地保護(hù)原件，避免檔案原件頻繁使用出現(xiàn)破損或遺失，還可避免檔案丟失后出現(xiàn)信息短缺等現(xiàn)象。2.實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案電子化管理可提高檔案管理工作效率，增強(qiáng)文獻(xiàn)管理質(zhì)量，提升檔案利用率。3.醫(yī)院檔案電子化管理可實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，滿足不同部門檔案使用者的查看需求，增強(qiáng)了檔案利用價(jià)值的同時(shí)，又保證了資源的合理配置。

二、醫(yī)院紙質(zhì)檔案電子化推進(jìn)策略

（一）及時(shí)做好醫(yī)院電子文件歸檔工作。與紙質(zhì)文件比較，醫(yī)院電子文件歸檔為一項(xiàng)相當(dāng)艱苦且高難度的工作，醫(yī)院檔案部門應(yīng)始終根據(jù)國家標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合單位實(shí)際，制定檔案基礎(chǔ)工作標(biāo)準(zhǔn)，如檔案歸檔要求標(biāo)準(zhǔn)、案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、分類要求標(biāo)準(zhǔn)等，并在該標(biāo)準(zhǔn)基礎(chǔ)上，檔案管理人員需把不同科室傳輸過來的電子文件，根據(jù)相應(yīng)原則與方法給予分類整理，集中處理，明確檔案屬性，將計(jì)算機(jī)或網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)器上的電子文檔拷貝和刻錄至可移動(dòng)磁、光介質(zhì)卡里，便于長期與永久保存。同時(shí)在檔案整理歸檔時(shí)應(yīng)注意如下三點(diǎn)：1.不管采用何種途徑歸檔，均應(yīng)由電子文檔形成科室依照統(tǒng)一格式編目給予整理，再傳輸至檔案室，便于電子文檔形成部門對(duì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性與真實(shí)性負(fù)責(zé)。2.電子文件移交時(shí)，需做好可讀性鑒定、可靠性鑒定與密級(jí)鑒定。3.已歸檔的電子文件需為最終版本，生成文檔后不可再作出任何增減刪改。

（二）完善醫(yī)院電子文件管理安全制度。醫(yī)院檔案電子化管理中遇到的最突出問題即檔案信息安全問題，若要保證電子檔案更安全，還應(yīng)制定一套合理、科學(xué)的管理制度，對(duì)電子文檔收集與歸檔、電子化檔案制作、時(shí)效等環(huán)節(jié)作出明確規(guī)定，使管理工作規(guī)范進(jìn)行。主要做法如：建構(gòu)檔案信息網(wǎng)絡(luò)與信息安全管理制度；電子檔案應(yīng)用系統(tǒng)安全操作制度；網(wǎng)絡(luò)安全保密制度等。同時(shí)，還應(yīng)完善并執(zhí)行考核機(jī)制，將責(zé)任落實(shí)到人頭，對(duì)工作中屢屢失誤的人員給予嚴(yán)格懲處，通過對(duì)管理者的有效考核來增強(qiáng)他們的工作責(zé)任心，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)電子文件的安全性管理。

（三）不斷提升醫(yī)院電子文件檔案管理技術(shù)水平。若要讓醫(yī)院檔案電子化管理效用轉(zhuǎn)化至最大，就應(yīng)在日常管理工作中注重對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施的完善，加大對(duì)醫(yī)院管理工作所用技術(shù)的資金投入，提高工作者技術(shù)能力。首先，需增加硬件方面的資金投入。做好電子文件檔案管理的前提是增加醫(yī)院內(nèi)部硬件投入，選用性能好、質(zhì)量高的設(shè)備，降低工作環(huán)境里的電磁干擾或輻射，唯有如此，方可確保醫(yī)院檔案電子化管理工作得到高效率開展。現(xiàn)今，大多數(shù)醫(yī)院都建立了微機(jī)局域網(wǎng)絡(luò)，雖然方便了內(nèi)部信息交流，不過若要確保檔案管理的安全，提高工作效率，還需配齊全拷貝、掃描、打印等配套設(shè)備，便于信息輸出利用。其次，需增加軟件方面的資金投入。在醫(yī)院內(nèi)部采用適宜工作要求的辦公軟件，注重一些通用性較強(qiáng)管理軟件的使用，唯有如此方可實(shí)現(xiàn)檔案管理中的自動(dòng)化管理，全面增強(qiáng)醫(yī)院整體管理水平。最后，需重視醫(yī)院內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行的維護(hù)，在實(shí)際的管理工作中給予相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)安全保護(hù)，如此可為醫(yī)院檔案的電子化管理提供最佳運(yùn)行環(huán)境，實(shí)現(xiàn)在硬件與軟件方面運(yùn)行期間的維護(hù)與保養(yǎng)。

（四）加大醫(yī)院檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)。醫(yī)院檔案電子化管理中用到的信息安全保護(hù)技術(shù)、歸檔技術(shù)、編排技術(shù)、病毒防控技術(shù)等對(duì)醫(yī)院檔案管理人員而言，均屬于相對(duì)陌生的知識(shí)，現(xiàn)有不少檔案管理人員在這方面的知識(shí)較缺乏，已無法滿足電子化管理技術(shù)需求。因而，組建并培育一支專業(yè)性技術(shù)型人才為醫(yī)院檔案電子化管理的首要任務(wù)，醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)具備緊迫感，強(qiáng)化學(xué)習(xí)，不斷更新自身知識(shí)，除了掌握專業(yè)性檔案知識(shí)外，還應(yīng)具備計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)運(yùn)用操作能力，使自己始終跟上時(shí)代發(fā)展步伐，才能在信息化時(shí)代做好電子檔案管理工作，滿足社會(huì)與經(jīng)濟(jì)發(fā)展需要，更好地為醫(yī)院與社會(huì)發(fā)展服務(wù)。

總之，在全球經(jīng)濟(jì)發(fā)展背景下，醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展應(yīng)足夠重視檔案電子化管理，樹立檔案電子化管理新理念，轉(zhuǎn)變管理模式，利用現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)與設(shè)備，方可不斷增強(qiáng)醫(yī)院整體管理水平，提高醫(yī)院發(fā)展競爭力，促醫(yī)院整體效益的提升，使我國醫(yī)療事業(yè)得以長遠(yuǎn)發(fā)展。

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