走出檔案分類鑒定困惑的研究

勞穎琨

【摘要】檔案的價值是不容忽視的，但是在檔案分類鑒定實踐中通常會遇到許多問題，例如歸類難、檢索難等等，本文通過在實踐中總結的一些檔案分類鑒定困惑，并就自己的經驗提出一些走出困惑的對策。

【關鍵詞】檔案分類；困惑；對策

檔案分類就是依據一定的標準，按照檔案來源、時間、內容和形式特征的異同點，對檔案進行有層次的區分，并形成相應的體系。檔案鑒定是判定檔案真偽和價值的過程。檔案價值是客觀存在著的，而人們對檔案價值的認知卻是主觀的。檔案鑒定由于缺少較為符合當前需要和客觀具體的原則、方法和標準，這項工作便存在著許多的主觀性和很大程度的隨意性。檔案鑒定越發加重對經驗的依賴。而用一些狹隘的片面的甚至是過時的經驗指導廣泛的、日漸深人的市場經濟條件下的檔案鑒定實踐，必然產生許多的不適應性，甚至對實踐產生誤導，引出消極的結果。

一、困惑的提出

（一）檔案分類工作以“雜亂”形容是基本上恰當的。若干種檔案分類方式中，有以年代、類別、文種、地域、機構、問題、保管期限單一分類的；也有以年代結合機構、年代結合問題、年代結合期限、類別結合機構分類的；最為常見的是年代結合機構參考問題分類，或年代結合問題參考機構分類這兩種方式。檔案工作隨意性造成的問題等等狀況，更加劇了檔案分類工作的紛亂。

（二）以單份文件為最終歸檔單位的分類方式是一種積極的、創新意義的改革，但是這種分類方式存在著三個方面的缺陷。一是這種全新的文件分類方式，失去了案卷分類的基礎，或使得案卷類的特征不復存在，或使傳統的案卷概念發生嬗變，與過去的分類方式無法吻合而割斷了歷史的延續。二是這種文件級分類方式僅僅實現了文書檔案分類的改革，其它門類檔案由于繼續沿用傳統的分類方式，便使得原本有機聯系著的檔案板塊發生了異步變化，必將引發檔案管理基礎上的紊亂。三是實行這種文件級分類，對于手工檢索存在由于取消了案卷分類號、案卷標題等案卷級檢索標志和檢索途徑，無法實現案卷級檢索，而按歸檔文件目錄查找文件則變得繁瑣起來。

（三）檔案工作者的經驗和分類方法沒有得到認真總結和及時推廣。檔案分類理論研究一直沒有在實踐中找到合適的切入點，一直沒有以基層的檔案分類實踐為依托，建立在為指導檔案分類實踐服務的基礎之上。

二、走出困惑

首先檔案分類是檔案管理工作重要的一環，應當遵循“維護歷史真實面貌、利用原有管理基礎、便于管理利用”的原則，全面、慎重地加以考慮。尊重整體性原則有利于維護檔案真實面貌，而不能由于分類規則的不一致將檔案面貌搞得支離破碎；還要考慮到如何與原管理基礎加以協調，搞好新舊兩種分類方法的過渡，這是實現檔案工作持續穩定發展的必要措施；最后要考慮到這種分類是否便于檔案管理利用；尤其是是否便于手工檢索。

其次，檔案作為一個有機整體，即使僅僅改變某一門類檔案的分類方式，也是牽一發動全身，易引起全局性的不協調問題。單一門類的檔案分類方式改革，往往受到其它門類檔案原有分類方式的制約而使其積極作用黯然失色。檔案分類規則改革，應當是全局性的、同步的、相互兼顧并考慮到計算機網絡管理的這么一種模式，才是積極有效的、科學系統的檔案分類規則，才可以具備普遍實行的意義。

再者要實現檔案分類方法改革，除了遵循檔案管理三原則，進行統一規劃、整體推進之外，還需要理論上的整合與實踐上的踏步。在這個基本理論觀念指導下，檔案分類實踐應當是有目的的、整體推進和分階段實施的這么一種實踐活動。因而大多數企業的檔案分類實踐不再是盲目的、自發的或不自覺的狀態，而是按照統一部署、先進行某一方面的實踐，再進行另一方面的實踐，分步實施，相互協調，總結經驗，提出方案。這就是檔案分類實踐的踏步。理論整合與實踐踏步的最終目的，是建立一個完整的、系統的、可以適應全國檔案分類需要并適應于計算機檔案管理的一個分類規則。

最后，制訂出一個檔案分類規則，體現出檔案分類的原則性、統一性、權威性，把大的管住管好，又允許檔案分類保留一定的差異性。貫徹這個分類規則，應當分步實施，分階段完成，允許企業根據自己的情況逐步實現分類工作標準化?？傊瑳]有這樣一個分類規則，全國的檔案分類標準化規范化就無從談起；沒有這樣一個分類規則，國家檔案部門對全國檔案工作有效的宏觀管理就無法實現；沒有這么一個分類規則，全國的檔案信息科學分類體系及高效率網絡化管理亦無從規劃。

三、結語

在檔案管理工作中，由于不同單位、部門的性質及檔案不一樣，每個人的工作方法和經驗都不一樣，在現代技術發展的今天，利用計算機進行檔案管理可以大大增加檢索的難度，因此手工管理的辦法遲早都要朝著信息技術的方向發展。因此本文提出的一些方法僅供借鑒，希望可以給其他檔案管理者帶來啟發和幫助。

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