高等教育教學檔案管理信息系統建設的探索

苑隆寅+王哲

【摘要】對于檔案管理而言，傳統紙質管理的劣勢較為明顯，主要可以體現在管理難度大，不易保存，存放環境苛刻等等，而且一些特定的檔案往往關系到關鍵性的信息，而存放時間較長就會導致資料的紙張發黃、字跡模糊，對于檔案資料的運用范圍也造成一定的限制。而且多數檔案資料在調用方面都存在難度，需要花費大量的時間與人力，因而探尋檔案管理信息系統構建也是十分重要的。

【關鍵詞】 高等教育教學；檔案管理信息；建設探索

高校教育教學檔案對于高校工作與教育都是至關重要的。而探尋高等教育教學檔案管理信息系統建設的探索方式和手段，往往是高校教育教學檔案管理高效化、科學化發展的主要趨勢，對于高校未來教學的改革具有重要的意義和價值。就此筆者將通過本文，從高等教育教學檔案管理信息系統建設方面入手，進行具體的分析與探討。

一、建設檔案管理信息系統的意義

就檔案管理信息系統構建而言，主要的意義和價值可以體現在三個方面：其一是社會價值，傳統紙質檔案管理無論制作和保存都需要花費大量的人力和金錢，而且保存難度較大，與當前時代背景下可持續發展理念相違背，而信息化網絡的出現是技術革新的主要體現，也是目前時代發展以及市場發展的必然要求。其二，檔案價值，對于高校教育教學檔案管理而言，傳統管理往往只能保存有價值的文字信息，因而檔案本身的價值有限。而通過檔案信息管理系統，則可以根據檔案資料的應用，選擇更多科學的保存方式，如以多媒體資源（包含文字、例圖、聲音、視頻等等），而且信息化系統能夠將檔案存放在計算機或者網絡中，從而保證檔案調用的便捷性與高效性，也能保證管理的靈活性，即管理人員可以對檔案進行修改、刪除以及添加等各種操作，同時還能夠預覽檔案的具體內容。其三，服務價值，對于高校教學檔案管理而言，構建檔案管理信息系統的價值還體現在服務方面，因為信息系統本身具有更強的拓展性和功能性，能夠充分發揮檔案信息服務的范圍以及質量，而且能夠對檔案信息進行分類、區分及存放，從而方便用戶檢索查詢，這也間接增加了檔案管理的效果與服務價值。

二、加大數字及網絡技術的普及

就目前而言，無論對何種管理方式進行改革，都僅僅是基于管理方法進行改變，而要改變管理的渠道，讓其能夠符合高校對教育檔案的管理與運用需求，則需要首先構建完整的教育與教學檔案信息管理系統，同時突出檔案管理的科學化、高效化以及社會化，而且需要在系統構建過程中加大數字及網絡技術的普及，即讓數字與網絡技術進行融合，保證整個信息管理系統的科學性，從而為未來改革與發展奠定重要的基礎。當前時代背景下，云存儲具有高效性、科學性的優勢，而且相對于計算機儲存而言，其能夠實現數據的網絡傳輸和共享，保證檔案信息運用具有更廣的覆蓋面和運用面。

三、發揮管理系統的擴展運用

就檔案管理信息系統而言，要實現系統完整的系統功能以及廣泛運用，則需要在系統開發過程中強化兩種基礎功能的實現：其一，具有優秀的泛用性，因為在一般檔案管理方面，往往需要涉及多類不同種類的檔案，雖然教育教學檔案只是在某一范疇內，但是依然可以劃分為多種檔案類型，因而檔案管理信息系統要體現出更多功能與拓展，則需要保證系統本身應當具有優秀的泛用性，即能夠滿足各類檔案的特征以及管理要求，進而進行高效性、秩序性以及科學性的管理。其二，具備明顯的拓展性，因為檔案管理的方式都是多數用戶的最終需求體現，高等教育教學檔案管理也不例外。而且多數用戶的需求并不是固定不變的，往往跟隨時代與市場需求的變化而呈現出多樣化的變化，因而具有不定性，而對于檔案管理信息系統而言，要適應各類用戶的不同功能需求，則需要其在設計時加入相應的拓展性功能，而且需要保證系統本身的易控性，進而能夠進行不同功能的拓展，甚至可以實現一些人性化的、科學性的功能，讓檔案管理體現出更多高效性與針對性。

四、提升管理系統的安全性

由于檔案本身屬于一種數據，很多檔案內容都是較為隱蔽的，而且具有更高的價值。而且雖然信息化管理檔案不會出現傳統紙質檔案管理過程中出現的損壞、受潮、缺失等問題，但是信息網絡的隨機性也決定其不具備很高的安全性。因而對于系統設計與開發人員而言，則需要考慮運用信息化系統進行檔案管理的安全性。而要提升信息管理系統的安全性，主要可以從三個方面入手：其一，強化對網絡信息安全的重視，同時構建科學制度規則，保證檔案信息系統運作過程中的安全性。其二，強化檔案信息管理操作的標準化，特別是修改、刪除、添加等操作流程，必須嚴格按照要求進行，避免出現信息泄露、信息失實等問題。其三，重視備份，對于一些重要的檔案，需要進行備份，同時進行定期備份更新，以避免信息管理系統問題導致檔案數據出現錯誤、缺失。

五、結語

總而言之，構建信息管理系統的主要目的就是實現檔案管理的科學化與高效化，特別是對于高等教育教學檔案管理而言，往往會涉及多個方面的檔案信息，更需要利用信息管理系統的智能分類存放功能，以達到預期的管理效果。

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