基層醫(yī)療單位人事檔案管理工作存在問題調(diào)查分析

吳荔香

【摘要】本文通過對處于省會中心的“二級乙等”綜合性公立醫(yī)院在職工作人員進(jìn)行問卷調(diào)查，分析了人事檔案管理工作的現(xiàn)狀和存在問題，并提出了建議。

【關(guān)鍵詞】 基層；醫(yī)療單位；人事檔案管理；問題

人事檔案管理主要是指人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)等工作，它記載了人員的經(jīng)歷，是重要的人事信息資源。醫(yī)療單位人事檔案管理工作也是如此，收存了職工的履歷、自傳、考評、政治歷史、獎勵、處分、任免、工資等方面的有關(guān)文件材料，因此，它能記錄醫(yī)院職員工作成長、思想發(fā)展的進(jìn)程，能展現(xiàn)員工家庭情況、專業(yè)情況、個人基本情況等各個方面的內(nèi)容。尤其在當(dāng)下社保改革的大背景下，人事檔案成為醫(yī)院人事部門正確使用人才、晉升職稱、薪酬、退休待遇等問題的一個重要依據(jù)。隨著醫(yī)院人事檔案管理工作納入數(shù)字化管理，在檔案新舊交替、紙質(zhì)轉(zhuǎn)化為電子文檔的過程中，暴露了目前人事檔案管理工作存在一些問題，影響了檔案管理工作的順利開展。處于省會中心的“二級乙等”綜合性公立醫(yī)院，是目前醫(yī)改重點(diǎn)扶持的對象之一，它既是“省、市醫(yī)保定點(diǎn)醫(yī)院”也是處理“省交通事故定點(diǎn)的治療醫(yī)院”，為分流三甲醫(yī)院的病人發(fā)揮了巨大作用。以下對被調(diào)查醫(yī)院簡稱“A院”，A院現(xiàn)有職工337名，目前在編正式職工152人。通過對該院在職工作人員進(jìn)行問卷調(diào)查分析人事檔案管理工作的現(xiàn)狀和存在問題，可反映出目前區(qū)級醫(yī)療單位人事管理工作的共性問題，可為解決此類問題提供參考依據(jù)。

一、 研究對象與方法

（一） 研究對象。 A醫(yī)院在職、在編職工50人，進(jìn)行隨機(jī)問卷調(diào)查，以人事檔案管理工作職能、目前存在的問題、建議為調(diào)查范疇。

（二） 研究方法。文獻(xiàn)資料法、問卷調(diào)查法、訪談法、數(shù)理統(tǒng)計(jì)法。圍繞研究內(nèi)容設(shè)計(jì)調(diào)查問卷，并對問卷進(jìn)行嚴(yán)格檢驗(yàn)，對數(shù)據(jù)認(rèn)真統(tǒng)計(jì)整理，問卷發(fā)放50份，回收50份，回收率達(dá)100%。

二、 結(jié)果與分析

（一）被調(diào)查職工崗位構(gòu)成情況。本次調(diào)查人員構(gòu)成：在職在編人員，醫(yī)生22人，護(hù)士20人，工勤人員8人，分占調(diào)查總?cè)藬?shù)的48%、38%、14%。工作年限為3年及以上，目前人事檔案均在本單位留檔。

（二）對人事檔案管理人員工作職責(zé)的認(rèn)識。根據(jù)醫(yī)院人事檔案工作的職責(zé)，分為人事檔案收集、鑒別和整理；辦理人事檔案的查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞和統(tǒng)計(jì)；登記職工職務(wù)、工資變動情況；檔案的安全保密、保護(hù)工作；推廣、應(yīng)用人事檔案現(xiàn)代化管理技術(shù)等層面。

本次調(diào)查以表1所示6個維度對調(diào)查對象進(jìn)行調(diào)查統(tǒng)計(jì)，根據(jù)調(diào)查結(jié)果，大部分被調(diào)查者認(rèn)為人事檔案管理人員工作職責(zé)主要為收集、鑒別整理人事檔案和辦理人事檔案的查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞和統(tǒng)計(jì)，其中做好檔案的安全保密、保護(hù)工作和推廣、應(yīng)用人事檔案現(xiàn)代化管理技術(shù)分占20%、10%。通過訪談，許多職工認(rèn)為人事檔案管理應(yīng)圍繞檔案管理工作，而工資變動屬財(cái)務(wù)部門管理范疇，檔案保密、保護(hù)屬安保人員工作范疇，推廣、應(yīng)用人事檔案現(xiàn)代化管理技術(shù)則屬于計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)管理人員職責(zé)。另外在本次調(diào)查有4人，占總調(diào)查人數(shù)8%，對此類工作職責(zé)不了解。

（三）對人事檔案管理工作的建議。

根據(jù)調(diào)查內(nèi)容設(shè)置對人事檔案管理工作的建議一欄，其中無建議8人，占16%。對工作建議集中在兩個方面：其中31人，62%的調(diào)查對象建議在以后的工作中建立人事檔案信息平臺，便于個人信息查詢。經(jīng)訪談職工較認(rèn)同的實(shí)施方案為在單位主頁開設(shè)人事管理一欄，將信息入網(wǎng)，便于職工核對個人信息、了解目前檔案內(nèi)容。另有11人，22%調(diào)查對象建議提高相關(guān)工作辦事效率，反映在日常人事檔案工作過程中存在辦事手續(xù)復(fù)雜、耗時，辦事流程不夠明了等，希望可開通網(wǎng)上預(yù)約、查詢等工作，同時簡化辦事手續(xù)。

三、 目前區(qū)級醫(yī)療單位人事檔案管理中出現(xiàn)的問題

通過對A院在職員工進(jìn)行問卷調(diào)查和訪談，反映出目前醫(yī)院人事檔案管理工作中仍存在一些問題。表現(xiàn)為：對人事檔案管理的工作重要性認(rèn)識不足；檔案材料分類、審核不準(zhǔn)；填寫格式不規(guī)范；檔案內(nèi)容未及時更新，數(shù)據(jù)錄入整理信息化程度不高等情況。隨著時代發(fā)展和醫(yī)療單位競崗機(jī)制的引入，在醫(yī)院職工招聘和員工評聘職稱、晉升職位的過程中，人事檔案是一種重要的憑證參考，越來越受到各單位和各部門的重視。因此，對人事檔案材料的真實(shí)性、可靠性、完整性的要求也越來越高。這就要求從人事檔案的資料來源、內(nèi)容審查、資格認(rèn)定等多個環(huán)節(jié)和步驟都必須經(jīng)過嚴(yán)格核實(shí)和記錄；同時，也要求人事檔案管理部門及時對在職員工檔案進(jìn)行定期更新，以保證檔案記錄的連續(xù)、完整。然而，通過調(diào)查，目前出現(xiàn)的問題究其原因主要由以下幾點(diǎn)導(dǎo)致。

（一）對人事檔案管理的工作重要性認(rèn)識不足。根據(jù)本次調(diào)查結(jié)果，92%的職工認(rèn)為人事檔案管理的工作職能僅僅為收集、鑒別和整理人事檔案。這說明目前大部分職工對人事檔案管理工作不了解，本質(zhì)在于人事部門缺乏對本部門工作進(jìn)行宣傳和介紹。同時通過訪談結(jié)果，本單位網(wǎng)站尚未設(shè)立人事管理工作分站，職工無法及時獲取相關(guān)信息，只能通過網(wǎng)站主頁新聞或張貼文件獲得相關(guān)信息，極為不便。在醫(yī)療單位日常人事檔案的管理實(shí)際工作中，其重心在于：建立匯總單位員工各方面信息的一個數(shù)據(jù)庫，涉及職工職稱、職務(wù)、工資調(diào)整等多方面業(yè)務(wù)，同時為本單位人才培養(yǎng)和企業(yè)發(fā)展提供參考和保障，根據(jù)業(yè)務(wù)要求，輸入或輸出人事檔案信息。

只有加強(qiáng)醫(yī)療單位人事檔案管理，充分發(fā)揮人事檔案管理工作的職能，對醫(yī)療單位人事管理制度進(jìn)行改革探索，合理資源配置、加強(qiáng)各部門協(xié)作，才能進(jìn)一步促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展。另外，針對醫(yī)療單位各位職工人事檔案管理需求，人事檔案管理部門可根據(jù)職工檔案資料結(jié)合單位規(guī)章制度，有法可依、有章可循地為職工發(fā)放基本工資和績效工資，辦理和繳納養(yǎng)老保險、失業(yè)保險、大病醫(yī)療統(tǒng)籌、住房公積金等相應(yīng)福利待遇。同時，依據(jù)職稱和年限變更對工資進(jìn)行合理調(diào)整；每年定期辦理職稱申報和認(rèn)定工作，在職工提出申請時為職工出具相應(yīng)的證明材料。在醫(yī)療單位中，尤其針對從事有毒、有害工作的員工，如從事化驗(yàn)、放射檢查的職工，人事檔案管理部門要協(xié)助單位進(jìn)行職業(yè)病防護(hù)，準(zhǔn)確記錄工種和工作年限，優(yōu)先考慮此類工種職工輪崗、轉(zhuǎn)崗申請，并根據(jù)規(guī)章制度和其檔案中的工作年限，在征得職工同意后適當(dāng)提前其退休年齡。

此外，完整的人事檔案可詳細(xì)反映在醫(yī)療單位職工的工作履歷、學(xué)歷進(jìn)修、思想道德、業(yè)務(wù)水平、職稱和技能等級等情況，能較全面地體現(xiàn)職工個人的信息，具有準(zhǔn)確性、真實(shí)性、動態(tài)性、保密性等特點(diǎn)。醫(yī)療單位個人人事檔案是職工職稱晉升、單位干部任命的核心依據(jù)，人事檔案內(nèi)容直接決定了崗位選拔、職位晉升等工作是否正確和規(guī)范，是否合理和合法，對醫(yī)療單位的健康發(fā)展有極其重要的作用。

（二）人事檔案管理的工作信息化程度不高。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用與發(fā)展能夠使人事檔案的信息采集、確認(rèn)、生成、歸檔、管理、查詢使用、更新等工作過程實(shí)現(xiàn)自動化、智能化、系統(tǒng)化，可大大縮減醫(yī)療檔案管理部門及工作人員的工作量，提高人事部門的工作效率，同時可利用“大數(shù)據(jù)”技術(shù)，對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行整理分析，為單位調(diào)整現(xiàn)有崗位和職稱構(gòu)成提供參考依據(jù)。然而調(diào)查結(jié)果顯示，目前晉安區(qū)醫(yī)院人事檔案文件的錄入雖使用計(jì)算機(jī)，但僅限于職工基本信息資料的錄入，職工無法通過網(wǎng)絡(luò)平臺（醫(yī)院主頁）進(jìn)行查詢，只能通過申請審批后前往檔案管理室進(jìn)行現(xiàn)場調(diào)取查閱，且目前信息管理系統(tǒng)僅針對人事檔案管理工作人員日常工作開放，對于職工尚未開放查詢端口，導(dǎo)致此項(xiàng)工作繁瑣不便。 在本次調(diào)查問卷中，對人事檔案管理工作的建議一欄也反映出此問題，62%的被調(diào)查者期望可建立信息平臺以便于個人信息查詢。

（三）人事檔案在整理收集過程中有一定的難度。在市場經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展的今天，只有充分發(fā)揮資源優(yōu)化配置才能看到有效的成果。在資源配置中人才是一種重要的資源。目前人員流動較為普遍和頻繁，需要及時更新和調(diào)動人事檔案，這對于人事檔案管理工作造成了很大的困難。尤其體現(xiàn)在檔案整理工作中，頻繁的人員變更，容易出現(xiàn)檔案遺失、檔案失真等情況，使檔案的質(zhì)量受到很大影響，也為員工帶來諸多不便。

（四）人事檔案保護(hù)設(shè)施落后。通過本次調(diào)查，反映出區(qū)級醫(yī)療單位對人事檔案的保護(hù)、保密不夠重視，檔案管理保密設(shè)施也較落后。仍有一些檔案管理工作還是依靠紙質(zhì)卷宗進(jìn)行保存和操作，即使錄入計(jì)算機(jī)中也未對檔案材料進(jìn)行防盜、保密管理。檔案管理辦公室安保、監(jiān)控設(shè)施不足，極易導(dǎo)致檔案公開化，職工信息泄露，給職工工作和生活帶來諸多不便。同時，部分檔案因長時間不使用或人員調(diào)動后未及時清檔，形成“死檔”“空檔”，嚴(yán)重地影響了檔案的安全性和完整性。

四、 建議

提高人事檔案管理工作的認(rèn)識，完善醫(yī)療單位人事檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，健全醫(yī)療單位人事檔案管理制度，改進(jìn)醫(yī)療單位人事檔案管理工作方法， 建立人事檔案管理工作平臺。