淺論水利工程檔案管理的重要性

(新疆伊犁河流域開發建設管理局， 新疆 烏魯木齊 830000)

淺論水利工程檔案管理的重要性

苑淑穎

(新疆伊犁河流域開發建設管理局， 新疆 烏魯木齊 830000)

水利工程檔案是水利工程建設過程中的直接記錄，真實反映了工程建設的全過程，對工程檢查、驗收及運行具有極其重要的意義，但目前現實工作中，普遍存在重視工程現場建設，而輕視檔案管理工作的現象。本文簡要闡述檔案管理工作的重要性，希望引起水利工程建設各方對工程檔案的重視，加強檔案管理工作。

水利工程；檔案管理；質量；重要性

水利工程建設過程中，會產生很多直接記錄工程建設全過程的文件資料，經整理后形成工程檔案，是工程建設的直接記錄，是可追溯的法律憑證。目前，部分建設單位、監理單位、施工單位認為檔案是工程建設的末端，只是工程竣工后的資料整理裝訂，而且非?，嵥?，對檔案工作表現出敷衍塞責的態度。因此忽略了工程建設過程中的工程檔案管理。但實際工程檔案管理工作不是獨立的資料形成、收集和整理工作，而是與工程質量管理、安全管理、進度管理密不可分的一項重要工程建設管理內容。

1 檔案管理是工程質量管理的核心內容

《建設工程質量管理條例》首次從國家法規的層面把建設工程檔案管理納入建設工程質量控制體系，而《水利工程質量管理規定》最新的征求意見稿中，也明確了各單位的檔案管理義務，發布后對各參建單位的檔案管理工作要求更具體明確，水利工程參建各方均應把檔案管理納入本單位、本項目的質量保證體系，并按體系要求做好相關工作。

水利工程建設中主要形成施工檔案、監理檔案、設計檔案、建設管理檔案、第三方檢測檔案、政府質量監督工作檔案。設計及規范要求是質量目標，而施工單位資料能否達到質量目標的直接證明。

1.1 施工檔案對工程質量的重要意義

施工單位檔案中原材料、中間產品及設備出廠合格證及質量證明文件、進場檢驗資料，是記錄用于工程建設的各種原材料、中間產品及設備等是否符合相關規范要求的基礎資料，原材料質量滿足要求是工程質量滿足要求的基本條件。目前實際工作中，部分施工單位對原材料進場檢驗不夠重視，存在未檢驗而造假資料進行報驗，或檢驗結果未出就已經使用的現象，而施工監理在沒有見證取樣、見證檢驗的情況下就簽署了同意進場使用的報驗單，在此情況下，一旦原材料出現問題造成工程質量問題，可能會因為假資料而無法追溯問題的根源，造成工程返工處理，甚至引發無法挽回的后果。

施工檔案中“三檢表”是工序現場驗收的直接原始記錄，是工程質量評定的基礎。而工序又是質量控制的重中之重，只有工序合格，分部工程和單位工程才可能滿足質量要求。所以“三檢表”是證明工程質量的最原始記錄，務必保證“三檢表”的真實性。但實際工作中，卻存在不少問題，如“三檢”卻只落實了“一檢”、未按設計和規范要求的數量進行檢驗、“三檢表”和“質量評定表”對應不上、甚至存在“做”資料的現象。不管存在哪種情況，都無法滿足檔案管理真實有效的要求，造成工程質量無法真實反映。

水利工程大部分都是隱蔽工程，在工序完工后就進行了覆蓋，只能看到工程外觀，一旦出現質量事故，工程檔案將是唯一可以查詢工程建設情況的證據。如工程檔案不符合要求，則工程實體質量就無從談起。

1.2 監理檔案及監理在施工檔案上簽字對工程質量的重要意義

監理單位按規范進行的抽檢工作，是對施工評定的一個檢驗。抽檢檔案反映了抽檢結果，進一步驗證施工質量。抽檢檔案作為工程驗收的依據，必須符合規范要求，保證反映內容的真實有效性。

監理工程師對工程的驗收，是對工程實體進行檢查以審核施工資料是否真實，一旦簽字確認，即認可了施工質量評定結果。監理單位的審核簽字至關重要，簽字人員一定要切實檢查工程建設實際情況，且熟悉工程建設相關要求，具有檢查工程建設質量的能力，并具備簽字資格。

1.3 設計檔案對工程質量的重要意義

設計資料是工程建設依據，設計資料的質量直接影響工程建設的結果，而設計檔案作為工程檔案的重要部分應永久保存。

一個電站項目，其中引水渠道在工程運行后不久出現決堤現象，事故調查時，經查閱施工和監理資料檔案，證明施工質量均滿足設計及規范要求。但在審查設計檔案時發現，事故現場工程地質情況與設計檔案不相符，經過專家及事故調查組調查，最終事故原因為設計單位提供的地質資料與實際不相符，根據不實的地質資料進行了工程設計及施工，不能滿足相關規范要求，導致事故的發生，造成了巨大損失。

1.4 第三方檢測檔案對工程質量的重要意義

第三方檢測又稱公正檢驗，指兩個相互聯系主體之外的某個客體，稱為第三方。第三方可以和兩個主體有聯系，也可以獨立于兩個主體之外，處于買賣利益之外的第三方(如專職監督檢驗機構)，以公正、權威的非當事人身份，根據有關法律、標準或合同所進行的商品檢驗、測試等活動。

為了保證工程質量檢測的真實有效及公平，目前推行第三方檢測制度。第三方作為獨立的、與被檢測方沒有利益關系的一方，其檢測一方面是對施工及監理單位檢測工作的加強和補充，另一方面其檢測結果更具可信性。其檢測檔案可真實證明工程質量檢測結果。

1.5 建設管理檔案對工程質量的重要意義

建設單位對工程質量負總責，其檔案能真實反映工程建設過程中，建設單位的質量、安全、進度等建設管理行為，可了解建設單位是否按要求履行質量管理責任和義務。

1.6 政府質量監督工作檔案對工程質量的重要意義

政府質量監督工作，作為政府行為，在工程建設期對工程質量進行監督管理。發現的問題及有關要求和建議最終會形成質量監督工作檔案。通過查詢檔案可以了解建設過程中的質量問題及處理結果，可作為工程驗收的依據。

1.7 檔案管理對落實質量責任的作用

建設工程現已實行質量責任終身制，水利工程實行質量責任終身制是必然趨勢。根據《水利工程質量管理條例》(征求意見稿)：“水利工程實行質量終身責任制。項目法人、勘察、設計、施工、監理及質量檢測等從業單位的工作人員，按各自職責對其經手的工程質量負終身責任。因調動工作、退休等原因離開原單位的相關人員，如發現在原單位工作期間違反工程質量管理有關規定，或未切實履行相應職責，造成重大質量事故的，依法追究法律責任?！?/p>

而落實質量責任制，檔案將充分發揮作用，檔案中相關人員的簽字必須真實有效，保證能對所簽內容負責。

2 檔案管理為工程安全管理提供依據

水利工程的安全管理，不僅僅是指人的安全管理，還有工程的安全管理。

目前，安全生產工作越來越受重視，而安全管理不是簡單按照通用思維和固定模板進行管理，每個工程項目的安全風險和安全隱患都不同，而安全管理人員，需要依據各自工程項目的具體情況制定適合該工程項目的各種制度、方案、預案。尤其是方案和預案的制定，需要從資料檔案中查詢相關信息和數據。

一些特殊條件或施工難度大的工程，如：新疆某地質情況復雜的輸水隧洞工程，工程施工中會對已開挖完成的斷面進行安全監測，對前方不可預見的地質情況進行超前地質預報。通過安全監測的資料可以判斷圍巖是否穩定、變形是否滿足設計要求、是否需要加強支護等；而超前地質預報資料，能較為準確地判斷前方的工程地質條件，從而指導設計和施工，避免或減少出現突涌水、巖爆等地質災害的發生，進而保證人和工程的安全。大型復雜工程、不可預見性較多的工程，動態設計很重要，而相關檔案資料為動態設計提供依據。

同時，可以通過借鑒其他工程的安全檔案資料，學習好的經驗和做法，提高自身安全管理水平。

3 檔案管理為工程進度管理提供借鑒

工程進度往往是參建各方追求的目標，進度直接影響工程效益，因而合理的工程進度對工程建設具有至關重要的意義。施工進度計劃的編排需要充足的依據，而檔案則能提供借鑒。通過查詢檔案，進行統計分析，可以更合理安排工程進度，還能從檔案中學習好的經驗和做法，提高工效，加快進度。

4 檔案管理是工程成本管理的考察憑證

工程成本控制對建設方來說至關重要，而工程審計的依據也是工程檔案。所以在工程建設資金結算過程中，結算手續一定要規范，而后期的檔案整理也一定要保證檔案的齊全、準確。如：結算資料、竣工圖、項目變更、價格變更等相關檔案，是工程審計的重要憑證。一定做到真實有效、有據可查。

5 檔案可以查詢工程建設過程中各方的履責情況

水利工程建設，各方主要依據相關法律法規、招標投標文件及合同文件履責，而現實中經常存在未按規定或約定履責的情況，索賠也屢見不鮮。

而界定各方是否失責、索賠是否成立，就要通過查詢檔案尋求證據，所以檔案的作用至關重要。

6 檔案管理是工程資料管理的參考標準

資料與工程建設同步形成，目前，部分施工單位、監理單位、建設單位只有到工程收尾階段才開始整理工程竣工檔案，只是簡單地將以往形成的資料進行整理裝訂，而資料形成過程并未進行嚴格把關。而按照檔案管理的要求，資料必須齊全準確、真實有效、分類合理，所以建設單位應在工程開工后盡早制定該工程項目的檔案管理標準，在日常資料的形成過程中各參建單位要按照檔案管理標準的要求開展工作，并與工程建設同步檢查工程資料，對發現的問題及時整改，確保工程文件資料在轉化為工程檔案時符合歸檔質量要求。

7 檔案管理人員對工程建設的重要作用

水利工程檔案的重要作用毋庸置疑，檔案管理是一項綜合管理工作，檔案管理人員的綜合水平和專業技術能力決定了檔案管理工作是否能充分發揮作用。實際工作中，因檔案管理工作往往不被重視，所以檔案管理從業人員的水平也參差不齊，尤其是水利工程建設管理中，檔案涉及很多專業技術知識，但從事檔案管理的人員普遍不懂專業技術知識，造成檔案管理工作只是簡單的資料收發和整理，不能保證檔案管理工作的質量，發揮不了檔案的作用，所以檔案資料管理人員必須加強學習和培訓，成為既懂工程施工技術，也懂工程檔案管理的復合性人才。

綜上所述，在水利工程建設過程中，一定要重視工程檔案管理工作，保證檔案的真實、有效、全面，只有這樣才能還原工程建設過程。在實際工作中，要堅決杜絕“做”資料，這是極其嚴重的錯誤，會造成很大的不良后果，甚至要承擔法律責任。國務院、國家檔案局、水利部、住建部陸續頒布了很多檔案管理相關規范及規章制度，體現了國家對檔案管理工作的重視，水利工程參建各方也應進一步加強對檔案工作的重視，對檔案資料形成細分目標，步步把關，與工程質量、進度、安全、成本等管理一同納入工程建設管理的重要管理內容，并逐步規范檔案管理工作，重視檔案管理從業人員能力的培養，確保檔案真實反映工程建設的全過程，使檔案能夠充分發揮作用。

[1] 聶紅俊,袁江霞. 淺談水利工程檔案的管理[J]. 新疆水利, 2007(4)： 52-54.

[2] 蒙艷瓊. 水利工程檔案管理的問題和對策[J]. 廣西大學學報(哲學社會科學版)， 2009(S1)：209-210.

[3] 尚文. 淺析如何做好在建水利工程檔案管理工作[J]. 新疆水利， 2008(4)： 57-58.

Onimportanceofwaterconservancyengineeringarchivesmanagement

YUAN Shuying

(XinjiangYiliRiverBasinDevelopmentandConstructionAdministration,Urumqi830000,China)

Water conservancy engineering achieves are direct records in the process of water conservancy engineering construction. The whole process of engineering construction is actually reflected. It has important significance on engineering construction and acceptance operation. However, engineering site construction is focused mainly in current reality work, and archives management work is always not focused. In the paper, the importance of archives management work is described briefly. It is expected that all parties of water conservancy engineering construction can attach great importance to engineering achieves. File management work can be strengthened.

hydraulic engineering; archives management; quality; importance

TV554

：B

：1005-4774(2017)09-0055-03

10.16616/j.cnki.11- 4446/TV.2017.09.014