淺析高等學(xué)校經(jīng)濟(jì)合同管理在財(cái)務(wù)管理中存在的問題及建議

靳海虎

摘要：高等學(xué)校作為國家和社會提供高等公共教育產(chǎn)品的經(jīng)濟(jì)實(shí)體，每天都在發(fā)生大量的經(jīng)濟(jì)活動來支撐和保障教學(xué)及科研等各項(xiàng)業(yè)務(wù)的開展。對于高校而言，經(jīng)濟(jì)合同管理也是精細(xì)化管理一個(gè)較為重要的環(huán)節(jié)。能否對經(jīng)濟(jì)合同實(shí)施有效管理，把好經(jīng)濟(jì)合同管理關(guān)，已經(jīng)成為高校管理水平的重要標(biāo)志；同時(shí)，管理好經(jīng)濟(jì)合同也是高校在事業(yè)發(fā)展中自我約束、自我保護(hù)的需要，因此，高校加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)合同管理顯得尤為重要。

關(guān)鍵詞：高等學(xué)校；合同管理；問題

一、高等學(xué)校經(jīng)濟(jì)合同管理容易出現(xiàn)的問題

（一）由于高校每年都要簽訂大量的經(jīng)濟(jì)合同，故幾乎每天都有合同履行時(shí)點(diǎn)出現(xiàn)，合同履行情況既無法即時(shí)匯總，也實(shí)現(xiàn)不了動態(tài)智能管理。高校的經(jīng)濟(jì)合同從資金流向方向區(qū)分，大致可以分為兩類：一類是付款合同，即高校購買貨物或者勞務(wù)等需支付外單位或個(gè)人款項(xiàng)的合同；第二類是收款合同。收款合同又分為聯(lián)合辦學(xué)合同、資產(chǎn)租賃合同、對外投資合同、國有資產(chǎn)處置合同，接受捐贈合同，應(yīng)收水電費(fèi)、取暖費(fèi)等合同。

1.聯(lián)合辦學(xué)合同。即高等學(xué)校與有關(guān)教育機(jī)構(gòu)、企事業(yè)單位簽訂的學(xué)歷教育、技能培訓(xùn)合同。主要涉及學(xué)費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)、住宿費(fèi)的收入分成，收入分配時(shí)點(diǎn)，違約責(zé)任等。

2.資產(chǎn)租賃合同。即高校將閑置的教育教學(xué)設(shè)備以及教室、食堂、超市、房產(chǎn)、車輛等資產(chǎn)對外租賃取得收入簽訂的合同。

3.對外投資合同。即高校利用貨幣資金、實(shí)務(wù)資產(chǎn)和無形資產(chǎn)向其他單位投資簽訂的合同。

4.國有資產(chǎn)處置合同。國有資產(chǎn)處置是指資產(chǎn)占有單位轉(zhuǎn)移、變更和核銷其占有、使用的資產(chǎn)部分或全部所有權(quán)、使用權(quán)，以及改變資產(chǎn)性質(zhì)或用途的行為。資產(chǎn)處置的主要方式有：調(diào)撥、變賣、報(bào)損、報(bào)廢以及將非經(jīng)營性資產(chǎn)轉(zhuǎn)為經(jīng)營性資產(chǎn)等。資產(chǎn)處置應(yīng)逐級申報(bào)，分級審批。資產(chǎn)處置行為應(yīng)和購買方或接收方簽訂經(jīng)濟(jì)合同，借以規(guī)范雙方的權(quán)利義務(wù)。

5.接受捐贈合同。學(xué)校接受校友、有關(guān)企事業(yè)單位或者個(gè)人捐贈均應(yīng)簽訂捐贈協(xié)議。以證明資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)移和作為財(cái)務(wù)入賬業(yè)務(wù)依據(jù)。

以上各類經(jīng)濟(jì)合同的履行時(shí)點(diǎn)高校幾乎每天都會出現(xiàn)，財(cái)務(wù)報(bào)銷、審核、入賬又需要一定過程和時(shí)間。故高校基本上不能即時(shí)匯總出所有經(jīng)濟(jì)合同的履行情況和結(jié)果，也不方便跟蹤管理。

（二）財(cái)務(wù)審核和合同管理脫節(jié)。高校財(cái)務(wù)部門崗位設(shè)置有的合同管理人員和報(bào)銷審核人員不一致，報(bào)銷審核人員不了解和掌握經(jīng)濟(jì)合同的簽訂和履約情況，也就不能科學(xué)、準(zhǔn)確地辦理款項(xiàng)支付業(yè)務(wù)。比如：某一時(shí)點(diǎn)，某基建工程款應(yīng)付對方工程款的總金額？應(yīng)掛往來科目的款項(xiàng)金額？第二次付款時(shí)點(diǎn)？第二次應(yīng)付金額？留取質(zhì)保金多少？等。在工程款中還應(yīng)扣取多少租賃校產(chǎn)款項(xiàng)、水電費(fèi)等一系列復(fù)雜的經(jīng)濟(jì)往來控制要素。如經(jīng)辦部門或者經(jīng)辦人員出現(xiàn)遺漏，財(cái)務(wù)部門再不精準(zhǔn)地掌握合同內(nèi)容，就容易造成多付款，少收款等問題的出現(xiàn)。

（三）提供給決策層的數(shù)據(jù)滯后，不能為領(lǐng)導(dǎo)決策提供最新、最準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)。高校決策層在對學(xué)校整體運(yùn)行情況作宏觀部署時(shí)，要審議高校的資產(chǎn)負(fù)債情況，現(xiàn)金流量情況，收入負(fù)債情況。其中，分析應(yīng)收賬款、應(yīng)付賬款、預(yù)收賬款、其他應(yīng)收款、其他應(yīng)付款等往來款項(xiàng)的依據(jù)就是經(jīng)濟(jì)合同。由于財(cái)務(wù)賬套確認(rèn)應(yīng)收、應(yīng)付往來科目受對方單位開具發(fā)票，本校各部門、各級次簽字審核報(bào)銷程序的制約，故財(cái)務(wù)確認(rèn)應(yīng)收、應(yīng)付資金情況有滯后性。高校決策層需要審議經(jīng)濟(jì)合同整體履行情況，只能發(fā)動各部門將繁多的經(jīng)濟(jì)合同按收、付款情況分成兩種類型分析，故牽扯面廣、周期長，比較繁瑣，不能為決策層提供即時(shí)、最新數(shù)據(jù)。

（四）目前的經(jīng)濟(jì)合同管理中環(huán)節(jié)較多，容易出現(xiàn)人為缺失給高校造成損失。目前，大部分高校簽訂經(jīng)濟(jì)合同的程序是部門或處室牽頭→法律顧問審核→分管領(lǐng)導(dǎo)審閱→學(xué)校決策層會議通過→合同簽訂→經(jīng)辦部門交辦公室存檔編號→辦公室編號后轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù)備案→紀(jì)檢審計(jì)部門存檔。如果以上幾個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)某個(gè)紕漏，會給經(jīng)濟(jì)合同的執(zhí)行帶來實(shí)質(zhì)性損失。

（五）合同管理較為粗放。一是高校的每個(gè)處室或部門出于職能需要，都會牽頭與有關(guān)單位或者個(gè)人簽訂經(jīng)濟(jì)合同。高校財(cái)務(wù)部門和檔案管理部門、紀(jì)檢審計(jì)部門有時(shí)拿不到經(jīng)濟(jì)合同，或者拿到經(jīng)濟(jì)合同時(shí)間比較滯后，也容易在有關(guān)款項(xiàng)催收，支付過程中出現(xiàn)紕漏。

（六）合同管理意識不強(qiáng)，合同簽訂部門和人員作為經(jīng)濟(jì)合同管理第一責(zé)任人的意識缺失。經(jīng)濟(jì)合同簽訂的重點(diǎn)部門是學(xué)校的后勤基建部門，招生培訓(xùn)部門等。以上部門容易出現(xiàn)摸不清自己的家底，管不好自己的合同臺帳，盡不到合同執(zhí)行第一責(zé)任人的義務(wù)，不能第一時(shí)間催收催辦。

二、抓好經(jīng)濟(jì)合同管理工作的建議

在黨的十八大報(bào)告中，明確提出“推動高等教育的內(nèi)涵式發(fā)展”的戰(zhàn)略要求。確立了新的歷史時(shí)期高校教育科學(xué)發(fā)展的方向，要求高等學(xué)校切實(shí)轉(zhuǎn)變發(fā)展觀念，積極推進(jìn)內(nèi)涵管理。這就要求高校將經(jīng)濟(jì)合同管理納入智能化、規(guī)范化、精準(zhǔn)化的管理軌道。針對以上情況，筆者建議高校開發(fā)經(jīng)濟(jì)合同動態(tài)管理平臺，基本功能設(shè)想如下：

（一）網(wǎng)絡(luò)會簽功能。各處室、部門按照職能設(shè)立各初始登記入口。合同簽訂經(jīng)辦部門經(jīng)辦人在簽訂經(jīng)濟(jì)合同之后，將合同的名稱、標(biāo)的物數(shù)量、金額、質(zhì)量要求、付款期限、違約責(zé)任等登記到系統(tǒng)中→合同簽訂部門的部門負(fù)責(zé)人在網(wǎng)上審核→法律顧問網(wǎng)絡(luò)審核→財(cái)務(wù)處網(wǎng)絡(luò)審核→上報(bào)分管校領(lǐng)導(dǎo)網(wǎng)絡(luò)審核→校長網(wǎng)絡(luò)審核（重大合同的簽訂需經(jīng)高校領(lǐng)導(dǎo)集體研究簽訂）→法人代表簽字、驗(yàn)印經(jīng)濟(jì)合同專用章、簽訂紙質(zhì)正式合同→辦公室檔案管理員網(wǎng)上編號后收集紙質(zhì)文檔→紀(jì)檢審計(jì)部門存檔。此功能，相比傳統(tǒng)合同會簽流程，網(wǎng)絡(luò)會簽?zāi)軐?shí)現(xiàn)無紙化辦公，更方便、快捷，而且能實(shí)現(xiàn)異地會簽，避免傳統(tǒng)方式因某一節(jié)點(diǎn)人員離校耽誤合同簽訂的缺陷。

（二）經(jīng)濟(jì)合同履行情況動態(tài)化管理功能。經(jīng)濟(jì)合同網(wǎng)絡(luò)動態(tài)管理平臺構(gòu)建最關(guān)鍵的一個(gè)功能就是要實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)動態(tài)化錄入。財(cái)務(wù)部門要設(shè)定錄入端口，由主管會計(jì)根據(jù)各項(xiàng)收入和支出的動態(tài)情況，依據(jù)合同目錄及時(shí)錄入收入和支出金額。實(shí)現(xiàn)此功能的前提是財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)要及時(shí)更新，對已經(jīng)收付的款項(xiàng)，在記賬軟件下賬后，要同時(shí)在經(jīng)濟(jì)合同網(wǎng)絡(luò)動態(tài)管理平臺中登記。

（三）經(jīng)濟(jì)合同網(wǎng)絡(luò)動態(tài)管理系統(tǒng)要設(shè)定合同履行節(jié)點(diǎn)自動預(yù)警功能。經(jīng)濟(jì)合同網(wǎng)絡(luò)動態(tài)管理平臺運(yùn)行時(shí)，到關(guān)鍵時(shí)點(diǎn)時(shí)要實(shí)現(xiàn)紅字預(yù)警功能，及時(shí)提醒經(jīng)辦部門及時(shí)催收或者辦理相關(guān)財(cái)務(wù)報(bào)銷手續(xù)。同時(shí)，財(cái)務(wù)、紀(jì)檢審計(jì)部門和分管校領(lǐng)導(dǎo)都能收到合同到期預(yù)警信號。

（四）根據(jù)工作需要可為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)設(shè)立超級管理員賬戶，隨時(shí)調(diào)閱每個(gè)經(jīng)濟(jì)合同的應(yīng)收和應(yīng)付情況，并能統(tǒng)計(jì)出某一階段的高校應(yīng)收金額和負(fù)債金額，便于領(lǐng)導(dǎo)層宏觀管理和決策。

（五）經(jīng)濟(jì)合同網(wǎng)絡(luò)動態(tài)管理平臺的總管理員最好設(shè)在學(xué)校紀(jì)檢審計(jì)部門。該部門可隨時(shí)跟蹤檢查經(jīng)濟(jì)合同的執(zhí)行情況，并可隨時(shí)生成經(jīng)濟(jì)合同履行情況報(bào)表。經(jīng)濟(jì)合同網(wǎng)絡(luò)動態(tài)管理平臺要設(shè)立兩個(gè)基本模塊，即收款模塊和付款模塊，兩個(gè)模塊都要分別設(shè)立報(bào)表系統(tǒng)，要能生成以下數(shù)據(jù)：一是經(jīng)濟(jì)合同應(yīng)收款總金額，二是經(jīng)濟(jì)合同應(yīng)付款總金額，三是經(jīng)濟(jì)合同已收款項(xiàng)占應(yīng)收總金額的百分比，四是經(jīng)濟(jì)合同已付款項(xiàng)占應(yīng)付總金額的百分比。

隨著教育事業(yè)發(fā)展各種新常態(tài)的涌現(xiàn)，高等學(xué)校要進(jìn)一步提升辦學(xué)實(shí)力和辦學(xué)水平，推行內(nèi)涵式發(fā)展和精細(xì)化、智能化管理，推動高等教育事業(yè)健康、協(xié)調(diào)、可持續(xù)發(fā)展。

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（作者單位：山東技師學(xué)院）