電子文件與紙質文件的優缺點比較研究

黃力彤

【摘要】本文對電子文件與紙質文件的優缺點進行比較研究，意在真正掌握電子文件、紙質文件的相關內容，從而對兩者進行合理應用。

【關鍵詞】電子文件；紙質文件；優缺點

在我國文件領域中，紙質文件的發展時間相對較長，同時也是資料保存的重要形式之一。而電子文件則是由西方文化發展得來，伴隨西方科技的快速發展，使其逐漸被完善，并被廣泛應用于資料信息的保存工作中。由于紙質文件、電子文件的發展歷史、背景存在許多差異，因此兩者具有共性的同時，還存在一定矛盾性，促使兩者相互關系、各自價值更具神秘性。

一、紙質文件和電子文件的淺析

所謂紙質文件主要是指：將紙張作為載體，屬于檔案中應用較為廣泛的一種類型，例如：保存圖紙和學籍、學生檔案等。因為紙質文件具有無法再生和易損壞等特點，所以對其進行保護與修復工作，是紙質文件重要工作與任務。由于竹簡文件較為繁重，使人們逐漸加大了對其研究，通過不斷發展，造紙術得以產生，因此紙質文件最先由我國誕生，直至東漢時期，紙張文件逐漸被廣泛應用。當紙質文件受到溫度和濕度的影響時，紙張的字跡會隨之出現洇化和擴散等現象，相關研究表明，紙質文件標準溫度需要控制在14℃到24℃范圍內，濕度控制為45%到60%。一般情況下，紙質文件的信息密度和載體壽命為100年-1000年，具有較差的存取壽命。

如今，我國邁向數字化時代，促使數字技術和科學技術取得顯著成績，而將其合理應用于學校檔案文件中，已經逐漸形成的一種新型文件儲存方法。在我國《電子文件歸檔與管理規范》實施以來，將電子文件的含義進行重新定義，即在數字環境、數字設備的背景下，通過數碼形式進行儲存，并置于光盤、磁帶和磁盤等載體中，并借助計算機等技術和設備，對其進行閱讀和處理，同時以通信網絡的方式，完成文件的傳輸和接收。對電子文件進行分類時，可將其劃分為文本文件、數據文件、圖像文件、程序文件、圖形文件、聲音文件以及影像文件等。當電子文件在不適宜的濕度、溫度環境下，其載體也會隨之受到一定影響，標準溫度應在16℃到20℃之間，濕度則為（40±5）%。而在正常情況下，電子文件的信息密度和載體壽命標準為：光盤30年，磁盤為3年到5年之間，但是，電子文件經常會受到技術的影響，被逐漸淘汰。

二、紙質文件和電子文件優缺點對比分析

（一）優點。從文化歷史的層面進行分析，紙質文件具有較為久遠的發展歷史，并且在古代文化傳承中占據著一定的優勢。在我國參考價值較大的文化歷史中，均是以紙質文件的形式保存至今，如文獻和史記，名著以及其他歷史巨作等。因此，紙質文件具有年代性、歷史意義和原始性等特點，是電子文件無法取代的一種檔案文件。以實際應用的角度對其進行研究，紙質文件具有的考究性、依據性特點，使其呈現著與其他文件類型的差異，特別是學校的手寫稿件類文件，出現篡改幾率相對較低，明顯小于電子的輸入類文件。網絡信息的快速發展，人們逐漸加大了對信息安全的重視度，但是在此環境下，隨之而來的還有黑客入侵行為，嚴重危害了信息的安全度，而紙質文件雖然儲存難度加大，但可有效避免該類問題，充分展現出紙質文件的穩定性特點。

由于電子文件自身具有高效率、高便捷度等特點，使其應用范圍不斷擴大，通過對電子文件優點的分析，將其總結為以下幾點：第一，有助于管理，操作簡單，且具有自動分類的功能。在對電子文件進行管理時，完全打破了傳統的人工分類、手工檢索以及分卷管理的模式。而自身容量小的特點，使其以虛擬的形式存在，有效降低了檔案文件的存儲空間。另外，紙質文件隨著時間和數量的增加，極易出現損壞等現象，但電子文件卻不同，同時具有恢復的功能。第二，電子文件實現了資源共享、檢索迅速。因為紙質文件具有一定的重要性，使其借閱需要通過申請完成，且存儲應采取人工檢索的方式。在信息化系統中，電子文件則利用網絡技術，完成學校各部門之間的數據共享等操作，使其不再受地域、空間的約束，進而提升了學校教師的整體工作效率。

（二）缺點。在對紙質文件缺點進行分析發現，其缺點主要表現為以下幾點：第一，紙質文件內容很難進行轉移，特別是篇幅較大的文件，一旦需要對其進行翻新、平移，智能通過現代設備對其進行處理。第二，在對紙質文件進行保護時，需要將其載體進行共同保護。因為紙質文件重點是以紙張的形式構成，所以，紙質文件保護應該將紙張保護作為重點。第三，便利性相對較差，由于紙質文件是利用手工分類的方式，按部或者按卷的形式進行收藏，對陳舊資料進行檢索，會花費較大的成本。第四，紙質文件具有較大的局限性，經常會受到空間、地域的阻礙，難以對其進行及時的應用。第五，紙質文件共享性較低，且傳遞速度過慢。第六，文件檢索難度相對較大。其原因在于：在針對紙質文件儲存中，雖然按照規定的標準對其進行分類擺放，但在急需情況下，則難以完成文件的查找工作，甚至在一定程度上會對其它類文件的擺放位置造成破壞，更加不利于檢索工作的進行。

相較于紙質文件而言，電子文件具有優勢尤為顯著，但也無法忽視其缺點。首先，保護電子文件會花費較大的成本費用，而且在保護過程中，極易受到病毒與磁力的干擾，經常出現文件全部損壞等問題。其次，對電子文件原始文件進行判斷難度較大，文檔的輸入不具有辨識度等特點。再次，文件保存期限明顯低于紙質文件，并且不利于歷史等資料的儲存。最后，電子文件經常發生無痕篡改情況，因此，和紙質文件相比較，電子文件價值度會相對較低，

三、紙質文件和電子文件共存策略

由于電子文件自身具有效率性、便捷性等優勢，使其無法和紙質文件協調發展。但是，通過相關實踐總結發現，紙質文件和電子文件還存在一定的轉化性，可以實現兩者的共存目的。近年來，“優勝劣汰”并不是對新舊觀念的替代，而是需要根據時代的發展，對傳統方法進行創新，使其更好適應時代的發展，同時更具高效率和高精確的特點。因為紙質文件的發展相對較為久遠，可以結合辦公等實際需求，形成與其相對的電子版本，所以，在現代化背景下，學校通常會選擇對紙質文件給予輸入、掃描等操作，并將其當做電子文件應用的前提條件。這一措施不僅是對網絡辦公的應用，更是在現代化的背景下，提升辦公效率的重要措施。

近年來，伴隨我國社會的快速發展，促使電子文件的實際應用范圍逐漸擴大，使其不再受限于時間與空間，進而提高了辦公水平。雖然網絡信息有共享性、開放性的特點，但是文件出現篡改的現象也隨之增加，因此，人們在真正享受到電子文件的便利、快速等優點后，重新認識到紙質文件在存儲方面具有的意義，同時也意識到它在信息安全方面的重要性。對此，人們可以通過電子文件的形式進行共享等，并通過現代設備完成輸出工作，使其形成紙質文件，從而對其進行長期的存儲。

在對文件檔案進行歸檔操作后，可以通過電子文件、紙質文件兩種方式共同完成儲存工作，而在對相關業務進行流轉和應用時，紙質文件和電子文件也會同時出現，并被廣泛地應用，將這種模式統稱為“雙軌制”，所謂“雙軌制”主要是指：對管理模式的全面化與深入化剖析，促使應用范圍得到不斷拓展。

四、結束語

綜上所述，在對電子文件、紙質文件進行具體研究后發現，電子文件優點為操作簡單、容易操作等，缺點為保護成本相對較高等，而紙質文件的優點為篡改幾率相對較低等，缺點為便利性差、容易損壞等。雖然兩者具有各自優缺點，但是同時還存在一定的共性，因此，人們可以通過以上幾點措施，積極實現“互補互融”的目的，確保電子文件、紙質文件充分發揮各自價值，為我國相關文件工作的開展作出重要貢獻。

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