文書檔案現代化管理策略探究

廖蓓蓓

【摘要】隨著信息技術的高速發展，現代化管理策略在機關企事業單位的文書檔案管理中得到了普遍施行，且逐漸趨于成熟。本文在結合工作實踐的基礎上，分別從制度、技術和人才三方面，對文書檔案的現代化管理策略進行了探究。

【關鍵詞】文書檔案；現代化管理；策略

文書檔案管理是檔案管理工作的重要內容，文書檔案記載著單位、組織的發展概況和現實狀況，在機關企事業單位的發展中具有不可替代的作用。近年來，隨著網絡信息技術的普及，文書檔案的現代化管理和利用成為一種必然趨勢。在文書檔案管理工作實踐中，筆者累計整理文書檔案313卷6387件，其中長期122卷3084件，30年134卷3084件，10年57卷2047件，隨著現代化管理策略的應用，筆者切實感受到手工勞動強度的不斷降低以及工作效率的快速提升，促使單位文書檔案管理不斷適應形勢發展需求。下面，就文書檔案的現代化管理策略做如下介紹。

一、建立現代化的文書檔案管理制度

強化文書檔案的制度化建設，對于提高文書檔案管理效率具有重要意義。現代化文書檔案管理制度與技巧的結合，可有效保護存儲文書檔案。建立現代化的文書檔案管理制度，要求機關企事業單位應當摒棄過往傳統的管理制度與體系，以國家文書檔案管理基本原則為指導，結合組織內部的管理體制和組織架構等實際情況，建立起符合自身實際情況的文書檔案管理制度，所建立的制度應當與時俱進，且具備鮮明的科學性、靈活性與合理性，如堅持“文檔一體化”、邏輯歸檔、紙質檔案與電子檔案共存等。現代化文書檔案制度的建立，能夠改變過往不合時宜的制度，為單位文書檔案管理工作提供新的工作形式，進而不斷完善文書檔案管理制度和體系，為文書檔案管理工作的有序開展奠定制度保證。此外，還應當注重文書檔案編修制度的規格與健全。在文書檔案管理工作中，有計劃對文書檔案的編修制度進行查閱、編修與完善，確保文書檔案管理工作的效率和質量。同時，還有必要建立文書檔案管理績效考評制度，強化對工作人員的考核，促使文書檔案管理人員積極高效地投身于工作當中，增強制度的實效性。

二、采用現代化的文書檔案管理技術

在文書檔案現代化管理過程中，應當注重管理工作和管理手段的層次性與多功能性，如此方法可確保現代文書管理工作的高效開展。因此在文書檔案的現代化管理中，應當加大資金技術投入，強化網絡體系建設，購買相關軟件和設備，提高文書檔案管理工作效率和信息化程度，降低工作量和工作成本，提高文書檔案的共享程度和利用效率。例如，在文書檔案網絡安全管理上可采取的現代化管理技術包括設置登錄權限、信息查詢權限、密匙技術和系統部保護密碼等，這些技術的應用對于文書檔案的保存安全性和信息傳輸安全性具有重要意義。同時，ASA和GFW等技術的應用，還能在文書檔案信息管理系正常運行的前提下，對各類數據信息進行深層次的分析過濾，試圖穿越防火墻查閱相關資料的用戶必須在得到實名認證通過后才能進入系統。可見，現代化技術和設備在文書檔案管理中的應用與推廣，不僅能夠促進文書檔案管理工作的規范化、信息化發展，還能切實提高文書檔案的開發利用價值，最終促進單位的可持續發展。

三、打造高素質的文書檔案管理隊伍

專業化、高素質的人才隊伍在文書檔案的現代化管理進程中發揮著重要作用，因此有必要通過專業技能培訓、信息技術培訓和現代管理方法培訓，不斷提高文書檔案管理人員的綜合素質，打造一支高素質、高水平的文書檔案管理隊伍。在具體實踐過程中，應當加大對文書檔案管理人員的培訓力度，對現有人才招聘機制作出適當調整，最大限度地吸納高素質人才到現有隊伍中來。同時，注重計算機網絡信息技術人才的培養，因為計算機網絡信息技術在文書檔案的現代化管理中發揮著非常重要的影響。此外，為滿足組織單位快速發展對文書檔案管理工作的要求，還應當重視文書檔案管理人員綜合素質的提高，通過形式多樣的學習培訓活動，幫助員工樹立現代化的工作服務理念。例如，在新員工入職培訓活動中，通過計算機信息技術培訓、考核及技能大賽，增強文書檔案管理人員的競爭意識和對現代管理技術的重視，進而培養出專業化、復合型、高水平的人才，全面推動文書檔案的現代化管理。可見，切實增強文書檔案管理人員的競爭意識與責任意識，引導其不斷提升綜合素養，與同事間保持融洽的合作關系，同時不斷學習現代化的管理知識和技術，這是確保文書檔案實現現代化管理的基礎保障。

四、結語

現代化管理策略在文書檔案管理中的應用，實現了文書檔案由傳統案卷管理向現代文件管理的轉變，加速了文檔一體化的實現進程，提高了文書檔案開發管理的效率與質量，促使文書檔案管理工作走上了規范化、標準化之路。然而，現階段已有的文書檔案管理手段尚不能完全滿足實際工作需要，也無法全面取代傳統的文書檔案管理辦法，所以需要將兩者進行互補結合，讓文書檔案發揮出應有的作用，為單位提供優質高效的服務。

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