高等學(xué)校新聘用人員人事檔案審核歸檔過程中的問題及注意點(diǎn)

烏日娜

【摘要】我國的各高等學(xué)校幾乎每年都進(jìn)行各類人員的招聘，以填補(bǔ)及充實(shí)崗位的空缺、人員的不足。在這一過程中，人事部門除選考聘用新工作人員，同時(shí)還要對新聘用人員進(jìn)行檔案的交接及歸檔整理，在新聘用人員檔案交接及歸檔整理中，往往會(huì)出現(xiàn)各種各樣的問題及情況。本文以某高等學(xué)校為例，對新聘用人員人事檔案在審核及歸檔整理過程中存在的問題及注意事項(xiàng)進(jìn)行了分析，歸納及總結(jié)。

【關(guān)鍵詞】高校人事檔案，新錄人員，檔案管理

人事檔案是每個(gè)人歷史的真實(shí)記錄，它記錄了每個(gè)人的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷；涉及的內(nèi)容材料有個(gè)人履歷、自傳、學(xué)歷學(xué)位、專業(yè)技術(shù)職稱、各種鑒定材料、政審材料、入黨入團(tuán)材料、加入非中共組織的材料、獎(jiǎng)勵(lì)材料、處分材料、工資材料、任免材料、聘用材料等；在實(shí)際工作中，人事部門對工作人員進(jìn)行的政治、業(yè)務(wù)管理及評價(jià)也是以人事檔案為基礎(chǔ)的；如對工作人員進(jìn)行考察考核、選拔聘用、提拔晉升、人事調(diào)動(dòng)、崗位聘用、退職退休等都是以人事檔案為依據(jù)，進(jìn)行各種手續(xù)及事宜的辦理。因而可以說個(gè)人的人事檔案，無論是對個(gè)人還是組織都非常重要，意義重大。下面來梳理高等學(xué)校在新聘工作人員過程中，檔案審核、歸檔、整理時(shí)容易出現(xiàn)和發(fā)生的問題。

各個(gè)高等學(xué)校根據(jù)各自的發(fā)展、規(guī)劃及每年的人員減少（包括自然減員和流失），每年需要補(bǔ)充各類工作人員，對各類工作人員的補(bǔ)充，基本上采取向社會(huì)招聘的辦法，主要來源是應(yīng)屆或往屆的各層次畢業(yè)生。當(dāng)他們一旦被高等學(xué)校聘用，就變成了某高等學(xué)校的新聘用工作人員，就要發(fā)生在被聘用之前形成的個(gè)人人事檔案的移交手續(xù)，由于我國的各類學(xué)校眾多，加之各校為學(xué)生建立的學(xué)籍檔案材料形式不一、內(nèi)容不一、材料數(shù)量不一，所以新聘用人員在檔案移交時(shí)，會(huì)出現(xiàn)各種各樣的情況，有檔案材料不全的、有記載內(nèi)容不符的等各種情況均有發(fā)生，因此對各類新聘用人員檔案在接收后，進(jìn)行規(guī)范的、專業(yè)的整理是非常必要的，既可以審核新聘用人員在報(bào)名填表時(shí)信息的真?zhèn)闻c準(zhǔn)確性，還可以發(fā)現(xiàn)目前為止人事部門不了解、不掌握的信息或情況，有利于更好地了解新聘用人員，發(fā)揮其作用，做到人盡其才

一、 對新聘用人員檔案審核、整理、歸檔的步驟及要求

由于新聘用人員大多數(shù)是應(yīng)屆畢業(yè)的各層次畢業(yè)生（如：博士生、碩士生、本科生等），也有往屆畢業(yè)的或者有過工作經(jīng)歷的人員，這些新聘用人員的檔案大多數(shù)沒有進(jìn)行過認(rèn)真、嚴(yán)格、系統(tǒng)的審核整理，因此各高等學(xué)校對新聘用人員的檔案要進(jìn)行嚴(yán)格的、認(rèn)真的、系統(tǒng)的審核整理。

（一）要對新聘用人員的檔案進(jìn)行準(zhǔn)確的分類、編目。由于新聘用人員的檔案大多數(shù)是未經(jīng)過分類、編目的散單片，原生態(tài)的裝在檔案袋內(nèi)，個(gè)別裝訂好的檔案也是由于順序、位置的原因，也需要重新分類、編目，因此要做到：

1.要嚴(yán)格按照人事檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類。如：一類，個(gè)人履歷材料；二類，個(gè)人自傳材料；三類，各種鑒定材料等，以此類推。分類要做到認(rèn)真、細(xì)心、準(zhǔn)確，避免出現(xiàn)分類錯(cuò)誤，如：漏編或重復(fù)等情況。

2.在檔案分類、編目過程中，對不符合檔案材料要求的材料要進(jìn)行技術(shù)處理，保證檔案材料形狀的統(tǒng)一性。例如：現(xiàn)在要求檔案材料一律采用A4紙形式，對不符合A4紙要求形成的檔案材料就要進(jìn)行技術(shù)加工及處理，使其成為A4紙形式的檔案材料。保證檔案形狀的一致性及順序的統(tǒng)一性，為查找、利用檔案創(chuàng)造便捷、省時(shí)、高效的有利條件。

（二）對新聘用人員檔案材料進(jìn)行審核。對分類、編目、經(jīng)過技術(shù)加工處理的新聘用人員的檔案材料進(jìn)行審核。審核主要是對檔案材料不全，即缺檔的材料，要求本人向原畢業(yè)學(xué)校或原工作單位索取，索取后交到人事檔案管理部門，把個(gè)人原來的檔案盡量補(bǔ)充齊全，為新單位提供準(zhǔn)確、完整的前一階段的個(gè)人檔案，使新單位能準(zhǔn)確把握、正確使用，也為自己的前途、事業(yè)和發(fā)展，做好基礎(chǔ)和鋪墊。常見的新聘用人員檔案不全的情況或缺少的檔案材料有：學(xué)歷學(xué)位不全，對有過工作經(jīng)歷的新聘用人員來說缺少工資檔案材料、缺少獎(jiǎng)勵(lì)材料，有的入黨材料不全等。對上述情況要嚴(yán)格、認(rèn)真填寫《檔案缺少材料登記表》，同時(shí)告知本人，要求本人積極配合，盡量在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)把缺少的檔案材料提供給新單位人事檔案部門。

（三）鑒別收集到補(bǔ)充的檔案材料。對收集到的補(bǔ)充檔案材料要認(rèn)真、準(zhǔn)確、嚴(yán)格地進(jìn)行鑒別，檔案管理人員一定要認(rèn)真負(fù)責(zé)，嚴(yán)格把關(guān)，本著對個(gè)人、事業(yè)負(fù)責(zé)的精神，對收集到的補(bǔ)充檔案材料進(jìn)行鑒別。深入細(xì)致地審查每份收集來的補(bǔ)充的檔案材料，提高鑒別的能力及準(zhǔn)確性，對于復(fù)印件歸檔的材料，必須查看原件，確認(rèn)無誤后，親自動(dòng)手復(fù)印，在復(fù)印件上簽復(fù)印人姓名、時(shí)間，加蓋“復(fù)印件與原件相符”印章后分類、編目、編寫頁碼、歸檔，切忌收取本人提交的復(fù)印件。對于手續(xù)不完備、填寫不規(guī)范、內(nèi)容有涂改，重復(fù)出現(xiàn)的材料，堅(jiān)決不能接收歸檔，一定要堅(jiān)持原則，從源頭確保檔案材料的真實(shí)性、可靠性及準(zhǔn)確性。

二、關(guān)于新招聘人員人事檔案中的“三齡兩歷”的審核

人事檔案是考察每個(gè)人情況的重要?dú)v史記錄及依據(jù)，按照組織部門的要求，每個(gè)人的“三齡兩歷”一定要清楚明白，有根據(jù)、有理由、有事實(shí)。高等學(xué)校新招聘人員的“三齡兩歷”同樣要搞清楚、弄明白，這不僅關(guān)系到個(gè)人的利益、待遇、前途等問題，也關(guān)系到國家的事業(yè)及高等學(xué)校發(fā)展建設(shè)的相關(guān)問題，因此，高等學(xué)校的檔案管理人員在接收、審核新招聘人員的人事檔案時(shí)一定要對“三齡兩歷”問題，堅(jiān)持實(shí)事求是、認(rèn)真對待、嚴(yán)格審核的原則。按要求逐項(xiàng)審核新招聘人員人事檔案中的“三齡兩歷”問題。“三齡”是指：年齡、工齡、黨齡；“兩歷”是指：學(xué)歷、工作經(jīng)歷。查每個(gè)人的“三齡兩歷”，就是要搞清每個(gè)人（包括新招聘人員）的真實(shí)的出生日期、參加工作的日期、入黨日期（是中共黨員的、如果是加入民主黨派的就是加入民主黨派的日期），真實(shí)的學(xué)歷、真實(shí)的工作經(jīng)歷。但是在實(shí)際情況中，有同一個(gè)人的人事檔案里不同的檔案材料記載的“三齡兩歷”是不同的，如出生日期，在參加工作的招工表里是一個(gè)時(shí)間，而在干部履歷表里則填寫的是另一個(gè)時(shí)間，此類情況屢見不鮮。不僅是出生日期在檔案里不同時(shí)間形成的材料中記載不一致，參加工作日期、入黨日期、學(xué)歷、工作經(jīng)歷等也同樣存在著相同的問題。因此，對新招聘人員的人事檔案，認(rèn)真審核、實(shí)事求是，做到從源頭上把好人事檔案歷史真實(shí)性的關(guān)口，使新招聘人員的“三齡兩歷”清清楚楚，符合真實(shí)的歷史記錄。為了弄清新招聘人員檔案的“三齡兩歷”真實(shí)情況，高等學(xué)校人事檔案管理人員要多次、反復(fù)地進(jìn)行審核、對比、調(diào)查，并與當(dāng)事人交談，了解前后記載不一致的真實(shí)原因、理由及情況，最后根據(jù)相關(guān)政策、規(guī)定等進(jìn)行認(rèn)定，保證認(rèn)定結(jié)果的真實(shí)性、準(zhǔn)確性及有效性，確保補(bǔ)充材料真實(shí)可靠有效。

三、新招聘人員人事檔案審核實(shí)例分析

例1，A某，2015年8月通過我校公開招聘工作人員考試，被我校錄用。我校人事檔案部門收到了A某的人事檔案，按檔案接收的規(guī)定和程序，首先是整理（包括分類、編目、編頁碼、裝訂成冊等）。然后是審核，把缺少的檔案材料填寫到《缺少材料登記表》中，通知本人補(bǔ)充缺少的人事檔案材料，并同時(shí)發(fā)給A某2004年制《干部履歷表》一份要求其填寫，且要求其在規(guī)定時(shí)間內(nèi)把補(bǔ)充材料和填寫好的《干部履歷表》交到我校人事檔案管理部門。A某缺少的人事檔案材料是：（1）本科學(xué)生登記表；（2）本科畢業(yè)證書、學(xué)位證書復(fù)印件；（3）報(bào)考碩士研究生登記表；（4）碩士研究生登記表；（5）碩士研究生畢業(yè)證書、學(xué)位證書復(fù)印件。

在規(guī)定時(shí)間內(nèi)，A某按要求把缺少的人事檔案材料及沒有填完整的《干部履歷表》交到了我校的人事檔案管理部門的管理人員手中。A某交來的材料只有上述缺少材料登記表中（2）本科畢業(yè)證書、學(xué)位證書原件、（5）碩士研究生畢業(yè)證書、學(xué)位證書原件，及未填完整的《干部履歷表》。經(jīng)審核及按相關(guān)規(guī)定：“學(xué)歷材料中所缺少的材料，如補(bǔ)充有困難或無法補(bǔ)充的，可以由檔案管理人員復(fù)印該當(dāng)者的畢業(yè)證書、學(xué)位證書，加蓋檔案管理部門的印章，以畢業(yè)證書、學(xué)位證書的復(fù)印件代替。”A某的缺少學(xué)歷材料用其本科畢業(yè)證書、學(xué)位證書復(fù)印件及碩士研究生畢業(yè)證書、學(xué)位證書復(fù)印件來充當(dāng)就可以了。

但對A某來說，缺少的不僅是學(xué)歷證明材料，還有工作經(jīng)歷及工作時(shí)間的證明材料。原因是：A某在《干部履歷表》的工作經(jīng)歷一欄中填寫了：“2014—2015年被聘為‘大學(xué)生村官”，可是，A某的原始檔案中沒有任何材料能證明其‘大學(xué)生村官的工作經(jīng)歷、工作年限及工作時(shí)間。因此，我校的檔案管理人員與A某聯(lián)系，說明檔案材料不全，不能夠證明“大學(xué)生村官”的工作經(jīng)歷，要求A某抓緊時(shí)間補(bǔ)充能夠證明自己當(dāng)過“大學(xué)生村官”的工作經(jīng)歷證明材料。在學(xué)校檔案管理工作人員的耐心說明及解釋下，A某明白了自己缺少能證明“大學(xué)生村官”工作經(jīng)歷的材料，向檔案管理人員表示積極努力搜尋缺少的材料，補(bǔ)充完整。十幾天后，A某把搜集到的材料交到了學(xué)校檔案管理人員的手中，這些材料中包括：1.內(nèi)蒙古自治區(qū)選聘高等學(xué)校畢業(yè)生到嘎查村任職合同書（內(nèi)容包括：合同期限、某旗委組織部門及負(fù)責(zé)人的印章，受聘人A某的姓名、性別、身份證號(hào)碼、選聘的工作地點(diǎn)、家庭地址、聯(lián)系電話等）。2.大學(xué)生村官證明（印有中共某旗委組織部的印章）。收到材料后，學(xué)校檔案管理部門的工作人員用電話與A某提供材料中出現(xiàn)的某旗委組織部進(jìn)行了聯(lián)系，核實(shí)有關(guān)A某“大學(xué)生村官”的事實(shí)及情況，核實(shí)結(jié)果確定了A某所提供“大學(xué)生村官”信息及相關(guān)證明材料的真實(shí)性。

根據(jù)《中共中央組織部、教育部、財(cái)政部、人力資源和社會(huì)保障部關(guān)于印發(fā)〈關(guān)于選聘高校畢業(yè)生到村任職工作的意見（試行）〉的通知》（組通字〔2008〕18號(hào)）相關(guān)內(nèi)容：“沒有辦理人事代理手續(xù)的大學(xué)生村官，應(yīng)視為參加工作，參加工作時(shí)間可按其到基層報(bào)到之日確定。”依據(jù)此內(nèi)容，A某的參加工作時(shí)間應(yīng)為《內(nèi)蒙古自治區(qū)選聘高校畢業(yè)生到嘎查村任職合同書》中合同執(zhí)行開始時(shí)間。至此，A某的參加工作時(shí)間、招聘前的工作經(jīng)歷、學(xué)歷證明材料等被核實(shí)及確定。

另外，A某在《干部履歷表》中填寫自己是中國共產(chǎn)黨員及入黨時(shí)間，但是在A某的檔案材料中沒有任何材料記載其中共黨員身份及入黨時(shí)間。為此，檔案管理人員再次聯(lián)系了A某，說明情況，并要求A某盡快轉(zhuǎn)黨的關(guān)系，把自己的中共黨員身份及入黨時(shí)間等證明材料交到人事檔案管理部門。在A某的積極努力和配合下，A某的黨的關(guān)系及入黨材料很快轉(zhuǎn)到了學(xué)校，檔案管理人員在查看核實(shí)A某黨的關(guān)系及入黨材料時(shí)才知道，A某是在碩士研究生學(xué)習(xí)期間入黨，在當(dāng)“大學(xué)生村官”時(shí)轉(zhuǎn)正，2015年9月被我校通過公開招聘錄用后，黨的關(guān)系及入黨相關(guān)材料尚未轉(zhuǎn)到學(xué)校。經(jīng)過人事檔案管理人員對A某黨的關(guān)系、入黨材料的審核，與A某原工作單位組織人事部門的電話核實(shí)及情況了解等審核程序，最終核實(shí)確認(rèn)了A某的檔案。

例2，B某同樣是2015年通過學(xué)校公開招聘工作人員被學(xué)校錄用的教師。B某的情況是，學(xué)校的人事檔案管理人員在初審時(shí)發(fā)現(xiàn)B某有過工作經(jīng)歷，根據(jù)是，在B某的檔案中有B某與包頭市某房地產(chǎn)開發(fā)有限公司簽訂的合同，日期為2014年4月；及B某與包頭市某房地產(chǎn)開發(fā)有限公司解除（終止）勞動(dòng)關(guān)系證明，日期為2015年3月。這兩份材料不足以證明B某的工作經(jīng)歷及材料的真實(shí)可靠性，有待于進(jìn)一步驗(yàn)證，因此，檔案管理人員與B某聯(lián)系，說明情況，并要求其補(bǔ)充工作經(jīng)歷的有關(guān)材料。過了幾天，B某拿來了兩份補(bǔ)充材料：1.2014年4月包頭市某房地產(chǎn)開發(fā)有限公司的“錄用與入職審批表”；2.2014年6月“試用員工轉(zhuǎn)正審批表”。根據(jù)相關(guān)文件及政策規(guī)定，這兩份補(bǔ)充材料同樣不足以證明B某的工作經(jīng)歷。檔案管理人員再一次與B某聯(lián)系，詳細(xì)解釋了什么樣的材料才是有效的證明材料等事項(xiàng)，隨后，B某提供了包頭市社會(huì)保險(xiǎn)參保證明，時(shí)間是2015年12月，印有公章。當(dāng)檔案管理人員對B某的包頭市社會(huì)保險(xiǎn)參保證明仔細(xì)審核時(shí)發(fā)現(xiàn)，B某的首次參保時(shí)間是2013年7月。檔案管理人員又一次聯(lián)系了B某，在與B某交談時(shí)，得知B某于2013年，在江蘇省南京市某文化股份有限公司工作，這段工作經(jīng)歷，在B某的檔案中沒有任何記載或體現(xiàn)。學(xué)校檔案管理人員與B某交談，并要求其補(bǔ)充相關(guān)檔案材料，過了一段時(shí)間，B某提交了1.江蘇省南京市某文化股份有限公司與B某所簽“全日制勞動(dòng)合同書”；2.江蘇省南京市某文化股份有限公司與B某終止或解除勞動(dòng)合同的證明；3.南京市終止、解除勞動(dòng)合同備案申報(bào)表；4.江蘇省南京市某某文化項(xiàng)目保密協(xié)議；5.B某的辭職信。檔案管理人員對B某提供的補(bǔ)充材料，經(jīng)過審核、驗(yàn)證及核實(shí)，確定了B某所提供材料的真實(shí)性。根據(jù)有關(guān)文件規(guī)定：“與民營企業(yè)簽訂勞動(dòng)合同且繳納城鎮(zhèn)職工基本養(yǎng)老保險(xiǎn)的，可以認(rèn)定其參加工作。”B某首次簽訂的合同是與江蘇省南京市某文化股份有限公司簽訂的，日期是2013年7月，該合同的解除日期為2014年2月，首次參加社會(huì)保險(xiǎn)的時(shí)間為2013年7月，因此，B某參加工作的時(shí)間被認(rèn)定為2013年7月，至此，B某的“三齡兩歷”也被認(rèn)定通過。

四、新招聘人員人事檔案審核、認(rèn)定、整理過程中的注意點(diǎn)

通過以上兩個(gè)例子的分析，我們可以看到，新招聘人員的人事檔案也并不是想象的那樣簡單，雖然是新招聘的工作人員，但他們中的許多人都有過各種各樣不同的學(xué)歷、經(jīng)歷，因此，在人事檔案的審核、認(rèn)定、整理的過程中，會(huì)出現(xiàn)上述兩例中存在的各種各樣的問題，所以，需要人事檔案管理人員耐心細(xì)致、不厭其煩、反反復(fù)復(fù)、嚴(yán)格認(rèn)真、一絲不茍地對新招聘人員的人事檔案進(jìn)行審核、認(rèn)定、整理，使其符合國家的要求及符合本人的真實(shí)歷史記錄，尤其是每個(gè)人的“三齡兩歷”，一定要清清楚楚、明明白白，來不得半點(diǎn)馬虎。在對新招聘人員人事檔案審核、認(rèn)定、整理時(shí)一定要注意以下幾點(diǎn)：1.整理檔案一定要分類準(zhǔn)確、編目無誤；2.審核檔案一定要初審、復(fù)審、再審；3.檔案材料收集一定要齊全、完整；4.檔案補(bǔ)充材料的鑒別一定要準(zhǔn)確、真實(shí)；5.“三齡兩歷”審核確定一定要細(xì)致、嚴(yán)格、準(zhǔn)確、有根據(jù)；6.檔案管理人員必須熟記相關(guān)文件及相關(guān)規(guī)定，嚴(yán)格執(zhí)行文件規(guī)定，嚴(yán)格把關(guān)。

新招聘人員人事檔案，表面上看起來材料不多，但實(shí)際上現(xiàn)代社會(huì)的年輕人各自都有自己的不同經(jīng)歷，針對他們的檔案必須認(rèn)真整理、充分收集材料、反復(fù)審核，才能保證他們的人事檔案真實(shí)、完整、可靠，反映他們本人真實(shí)的歷史足跡。在審核、核實(shí)、認(rèn)定“三齡兩歷”一定要有根據(jù)、有事實(shí)、有理由，能說服人，把好新招聘人員人事檔案最初的第一道關(guān)口。

新招聘人員的人事檔案的審核、認(rèn)定、整理是一項(xiàng)繁瑣、系統(tǒng)的工作，要求檔案管理人員保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，同時(shí)要具備熟練的專業(yè)知識(shí)及技能，還要善于處理工作中各種各樣的疑難問題。另外，檔案管理人員要積極對待工作，將每個(gè)工作環(huán)節(jié)做細(xì)、做實(shí)，只有這樣才能夠讓新招聘人員的人事檔案真實(shí)、完整、可靠，為組織人事部門提供真實(shí)可靠的人才選拔決策依據(jù)。

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