人事檔案歸檔管理存在的問題及改進方法

董慧

【摘要】本文重點闡述了人事檔案管理工作的重要作用，分析了當(dāng)前人事檔案的歸檔管理工作存在的問題，重點從檔案材料的收集、歸檔和驗收把關(guān)上探討了檔案管理工作的方法。

【關(guān)鍵詞】人事檔案；歸檔管理；工作

為了指導(dǎo)醫(yī)院進行人事檔案管理，政府部門下發(fā)了《干部檔案工作條例》《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》等文件，在條例的要求下，醫(yī)院要把人事檔案管理工作認真貫徹落實。同時，在規(guī)劃醫(yī)院的總體發(fā)展目標(biāo)和醫(yī)院的業(yè)務(wù)建設(shè)過程中，也應(yīng)當(dāng)將人事檔案管理工作放在重要位置。

一、加強人事檔案歸檔管理工作的重要作用

醫(yī)院工作人員眾多，按照規(guī)定收集、整理、鑒別、分類和歸檔醫(yī)院的人事檔案是醫(yī)院基礎(chǔ)工作內(nèi)容的一部分。一般而言，醫(yī)院可據(jù)此進行業(yè)務(wù)考核和工作調(diào)動。人事檔案中，針對醫(yī)院工作人員真實的歷史工作表現(xiàn)、工作實際等有翔實的記錄。同時，醫(yī)院會根據(jù)歸檔制度，對工作人員的德、能、績、勤、廉方面動態(tài)信息進行補充（具體包括工作任務(wù)、論文、論著、成果獎勵等），以保證為考核提供參照。現(xiàn)階段，人事檔案有紙制及電子數(shù)據(jù)兩種。不論以何種形式存檔，其必然需要按照《檔案法》的規(guī)定實施管理。

二、醫(yī)院人事檔案歸檔管理的現(xiàn)狀

現(xiàn)階段，關(guān)于醫(yī)院人事檔案的歸檔管理，遇到了一定的問題，現(xiàn)存的干部人事檔案中，關(guān)于干部綜合能力、素質(zhì)的績效考核材料非常有限。這在某種程度上不利于醫(yī)院實施考核。通常，檔案中的考核材料應(yīng)該比較完善，包括個人的德、能、勤、績四項的年度考核材料。但由于考核材料的不完整性，使得考核在激勵員工方面發(fā)揮的作用非常小，與預(yù)期效果相差甚遠。此外，在醫(yī)院人事檔案中，難以完整地了解個人的績效情況。其中，僅僅存在一個人的某一階段的業(yè)績成果，而不能提供個人量化考核動態(tài)信息。在醫(yī)院人事檔案管理中，對于績效考核形成的材料并沒有得到很好的管理，其整理和歸檔都不同程度地存在問題，以至于開發(fā)和利用不能正常進行。同時，醫(yī)院的人事檔案管理在績效管理方面較為欠缺，主要是因為其缺少科學(xué)的管理方法。隨著時代的發(fā)展，人事管理對檔案工作有了更高的要求，在此情勢下，必須更新管理方法。否則，人事工作需求的變化將會打亂檔案管理的秩序。

三、加強人事檔案歸檔管理工作的具體方法

人事檔案管理在人事工作變化的前提下，應(yīng)從檔案材料收集、歸檔和驗收把關(guān)上加強管理，以確保檔案的查、借、用、轉(zhuǎn)等程序更加規(guī)范。

（一）檔案材料的收集要全面翔實。目前，關(guān)于加強人事檔案的歸檔管理，應(yīng)注重人員績效方面的材料收集管理。醫(yī)院的主要工作內(nèi)容是臨床工作，按照此工作性質(zhì)，業(yè)務(wù)、行政管理等部門分別擁有醫(yī)務(wù)人員的績效材料。為了收集材料的全面翔實，應(yīng)按期驗收績效考核文件材料，并根據(jù)人員的教學(xué)、醫(yī)務(wù)、護理工作立卷和移交材料，確保二級管理單位上報檔案材料的全面翔實。同時，為了保證人事檔案的歸檔管理工作的全面而規(guī)范，應(yīng)針對負責(zé)課題兼職檔案人員，進行技術(shù)培訓(xùn)，提高責(zé)任心，認真負責(zé)地做好課題文件材料的積累、立卷與歸檔工作。

（二）檔案材料整理要各負其責(zé)，協(xié)力合作。在績效檔案歸檔工作中，具體有項目收集、鑒別、整理、登記、歸檔、保管、利用等多個環(huán)節(jié)，涉及不同部門。對于這些環(huán)節(jié)的整體運作，應(yīng)該由各部門各負其責(zé)，通力合作。如在課題資料整理中，人事檔案室有自己的職責(zé)范圍，課題組也有相應(yīng)的職責(zé)權(quán)限，兩個組織各司其職，將課題各階段形成的文件材料整理完善。另外，對于課題文件材料的積累，應(yīng)該由醫(yī)務(wù)人員負責(zé)，人事檔案室和課題組應(yīng)進行督促、指導(dǎo)。歸檔的績效檔案文件材料也有嚴格的要求，第一，必須是原件；第二，材料必須翔實，且沒有缺處；第三，文字不得出現(xiàn)涂改痕跡；第四，確保承辦單位準確，個人簽字清晰，形成材料的時間有效。

（三）檔案材料的歸檔要嚴格把關(guān)驗收。醫(yī)院檔案管理室應(yīng)嚴格把關(guān)。以科研課題為例，課題（項目）負責(zé)人主持立卷歸檔的責(zé)任制較為適合。一旦科研項目完成或部分完成，歸檔時間應(yīng)確定，一般為項目結(jié)題或鑒定后不超過20天，且由課題組負責(zé)人整理文件材料。課題形成積累的全部文件材料，應(yīng)由課題兼職檔案員負責(zé)匯總，對于文件材料應(yīng)進行系統(tǒng)整理、立卷，并按時移交。醫(yī)院綜合檔案室在收到科研項目文件材料后，出具“歸檔證明”給科研主管部門，并完成簽署意見、加蓋檔案室專用章等一系列工作。歸檔過程中，針對三類材料可予以退回，一類是材料不齊全；一類是材料不完整；另一類是對象不明確的。對于退回的應(yīng)及時進行補辦。此外，為了提高管理水平和工作效率和質(zhì)量，對于醫(yī)院人事檔案管理，應(yīng)加快推進其信息化建設(shè)進程。

四、結(jié)語

綜上所述，醫(yī)院的人事工作中，離不開人事檔案。醫(yī)院設(shè)置檔案管理室，應(yīng)提供更規(guī)范的檔案管理服務(wù)。為此，醫(yī)院管理者應(yīng)從服務(wù)的角度出發(fā)，加強人事檔案的歸檔管理工作。只有這樣，才能為人事管理提供第一手資料，確保領(lǐng)導(dǎo)在人才選拔和干部任用上有可靠依據(jù)。加強人事檔案的歸檔管理，對于服務(wù)工資、職稱等人事管理工作非常有利，應(yīng)該得到醫(yī)院人事檔案人員的重視。

【參考文獻】

[1]理文.我國干部人事檔案管理研究[D].安徽大學(xué)，2013.

[2]任秀靜.新時期加強人事檔案管理工作的幾點思考[J]. 人才資源開發(fā)，2015（02）：18.

[3]邵娟.目前國有企業(yè)人事檔案管理面臨的問題及對策[A]. 中國航空學(xué)會管理科學(xué)專業(yè)委員會.中國航空學(xué)會管理科學(xué)專業(yè)委員會2014年學(xué)術(shù)會議論文集[C].中國航空學(xué)會管理科學(xué)專業(yè)委員會：，2014：4.