基于規范化綜合檔案室的建設實現科研單位檔案可持續發展

胡惠萍

【摘要】傳統的分散檔案保管模式影響了檔案價值的開發與利用，因此通過規范化綜合檔案室的建設，才能夠更加有效地提高檔案的利用效率，實現科研單位檔案的可持續發展。

【關鍵詞】規范化；綜合檔案；可持續發展

科研單位檔案內容涉及范圍廣、數量大，基于傳統管理模式下進行檔案信息的查詢使用，費時費力。因此，只有建立現代化、規范化的綜合檔案室，才能夠滿足科研單位的發展需求。

一、在科研單位基于規范化建立綜合檔案室的必要性

建立規范化的綜合檔案室，有助于為科研單位對檔案信息資源的開發與使用奠定物質基礎。同時，這種規范化綜合檔案管理模式，有效地優化了管理的方式、提高了管理的效果。其優勢主要在于：一是有利于單位的建設和發展。二是有利于單位整體素質的提升。三是有利于與其他單位的交流和學習。四是是有利于維護檔案的完整、安全。五是有利于對方案進行充分的開發與使用。六是有助于科研單位推行科學管理手段，實現自動化辦公，為建立現代化檔案管理模式打下了堅實基礎。

二、基于規范化要求為科研單位建設規范化綜合檔案室

（一）完善檔案綜合管理機構及制度建設。基于“統一領導，分級管理”的建設準則，完善檔案管理現有體制，建立領導擔任一把手，辦公室主任及各研究部門配合管理，檔案工作者具體操作，其他部門協調幫助，科研單位及各部門員工共同參與的分級明確的管理體系；同時，檔案管理網絡，可以根據人員的變更及時做出調整。另外，要完善不同種類檔案歸檔及管理制度的構建，確定各員工具體的責任，做好檔案的定期存檔、檢查、移交和管理工作。

（二）強化單位整體的檔案意識。在單位內部通過張貼海報、電視講話、開大會等方式為全體工作人員宣傳檔案法律法規知識，提高大家對檔案的管理意識，通過強化科研單位工作者的檔案參與、管理、監督意識等方式，幫助科研單位構建良好的檔案管理氛圍。

（三）建立健全檔案考核制度。要堅持目標設立的三項原則：一是形成共識，讓單位的發展目標和規劃對職工的行為產生牽引作用。二是細化目標，即進行目標的指標分解和時間分解。三是責任到人，把總目標分解為單位目標、部門目標和崗位目標，使任務分工到崗、責任落實到人。另外，要做好政策上保證措施的制定。在檔案工作開展中，要加大檔案工作手冊的印發，要做到每人一本，讓所有工作者都明確自身的工作職責與義務；在每年年終考核的時候，要對兼職與專職檔案管理人員進行年終考核，從而激發檔案管理人員工作的積極性。比如在科研單位，就可以將各部門檔案管理工作的實際效果，納入到年終績效管理指標體系考核當中，對于檔案材料管理不完善、移交不及時的進行處罰，對于完成好的給予獎勵，從而激發大家的工作動力。

（四）做好檔案整理工作。科研單位的科研成果都是數輩人經過努力后的智慧結晶，因此做好檔案管理工作十分重要。由于早期工作忽視了檔案管理的重要性，因此在后期要發動退休人員捐贈過往檔案資料，通過查補缺項、及時補漏的方式，提高檔案的完整性。

三、完善規范化綜合檔案室的建設，實現科研單位檔 案可持續發展

（一）建立科學高效的數據庫管理系統。科研單位應該基于單位發展的實際狀況，建立符合自身發展的數據庫管理系統，以使用便捷、管理嚴謹為原則，提高檔案的保密程度，避免重要檔案被竊取或者泄露，確保檔案的安全可靠性，優化檔案工作質量、提高管理效率，實現規范化管理的目的。另外，要根據“輕重緩急、急用常用優先”原則，有序安排庫藏各類檔案文件進行數字化加工。通過依托數字化檔案手段，打造文件級目錄數據庫，并將重要的、使用次數多的紙質類檔案編制成全文數據庫，并有針對性地打造音頻、圖片等多媒體數據管理平臺。

（二）增加檔案利用方法。為科研提供服務、打造和諧氛圍的時候都可以利用到檔案信息資源。因此，科研單位可以定期進行科研成果展覽、專家點評等方式，為單位內部建立完善的檔案文化。并通過這種方式為管理層的決策與相關制度措施的制定，提供有價值的、可靠的具體資料。

（三）完善檔案的安全管理。首先要增強檔案的實體安全管理。在檔案管理中，可以在檔案室安裝防盜門窗、電子溫度控制器等；同時也要做好檔案室內的蛀蟲、霉菌的滅殺；切實落實各項檔案管理要求，使用無酸紙裝具安放歸檔檔案、使用定制檔案收納盒保管紙質檔案等。其次強化數字檔案的安全管理。在數字檔案管理中要完善數字網絡安全管理制度，積極引入先進的信息安全管理措施及模式，從而實現對外部攻擊的有效抵御，進而強化自身信息安全保護能力與隱蔽性，提高數字檔案信息管理的安全程度。另外，要做好風險的分析與估測，制定緊急應對方案。最后要推行異地備份科研單位檔案制度。在異地進行科研檔案的備份是保護檔案的一種有效手段，但是在此期間必須提高檔案管理工作者的風險預防意識，強化綜合檔案室的風險應對能力，保證科研單位檔案的可持續發展。

四、結語

綜上所述，完善規范化綜合檔案室的建設，將提高檔案信息的利用效果及價值，實現科研單位檔案建設的可持續發展。

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