科技檔案管理存在的問題分析與對策

鄭小紅

【摘要】隨著社會的進步和發展，科學技術水平顯著提高，越來越多先進技術涌現，并廣泛應用在檔案管理中，能夠有效提升檔案管理成效，朝著更加科學化、標準化方向發展。就當前科技檔案管理現狀來看，作為一項技術性和專業性較強的管理工作，更為客觀、全面地了解科技檔案管理特性，有利于為高質量檔案管理工作提供更為堅實的基礎和保障。故此，科技檔案管理工作應該從多種角度進行分析，明確檔案文件收集、分類和編目等各個環節中存在的問題，提出合理的改善措施。

【關鍵詞】科技檔案；檔案管理；問題；對策

檔案作為一種原始數據資料的載體，是人類社會活動的真實反映，具有十分突出的歷史考證價值。此外，檔案也可以看作是一種知識符號的積累，是一種十分珍貴的信息資源。科研機構和事業單位的檔案資料在長時間的積累中獲得了豐富的經驗，具有突出的參考價值和借鑒作用，同時具有真實性、廣泛性、權威性等眾多特點。科技檔案管理工作開展中，檔案管理人員應該具備更高水平的科技素質，利用現代化信息技術輔助檔案管理開展活動，提升科技檔案管理質量，促使檔案管理工作更加高效地開展。由此看來，加強科技檔案管理存在的問題和對策研究是十分必要的，對于后續理論研究和實踐工作開展具有一定參考價值。

一、科技檔案管理中存在的問題

以中泰化學阜康能源公司科技檔案管理工作為例，公司預計在今年4月份開展工作建設糊樹脂項目，該項目工程將全新培育10個以上產品牌號，吸收了超過20名高科技人員，為工程項目提供技術支持。為了推進糊樹脂項目建設活動有序開展，就需要檔案管理人員同工程項目管理部門協調配合開展工作，提供一期項目建設聚合廠房、出料回收廠房、出料汽提、PVC界區外線走向圖等52個工號的竣工圖和施工檔案。與此同時，檔案管理員由于自身素質水平較高，可以更為及時、快速地開展檔案查詢工作，為工程項目活動開展提供更為堅實的保障。但是在工作期間，仍存在檔案管理常見問題，具體如下：

（一）設備資料管理分散，資料歸檔責任不明確。企業在科技檔案管理工作開展中，企業領導干部和管理人員應該提高對檔案工作的重視和認知程度，只有這樣才能確保各項工作更加高效開展。但是就當前企業科技檔案管理現狀來看，其中存在很大的問題，設備資料管理過于分散，由多個部門進行管理，資料歸檔責任不明確，致使移交檔案室的設備檔案出現不完整的問題。與此同時，在關于設備購買時同供貨商簽訂的合同協議、安裝調試、檢測驗收等材料又分別由公司采購事業部和項目管理部門負責管理，資料較為分散。

（二）檔案資料移交不及時，忽視檔案資源建設工作。公司內部的項目管理部門在檔案資料收集和管理工作時，由于管理人員自身的疏忽，致使未能嚴格遵循預先設定的移交計劃時間要求，及時有效地將檔案資料移交到阜康能源公司檔案管理部門，檔案資料歸檔不及時現象尤為典型，很容易造成檔案資料丟失。與此同時，公司內部的項目管理部門為了確保檔案資料能夠及時歸檔，會從其他部門臨時抽調部分人員進行整理，但是由于這部分臨時人員自身檔案管理意識不高，實際工作開展中出現一系列錯誤，嚴重影響到檔案資料歸檔效率和質量。

（三）檔案形式不規范，影響檔案資源數據庫構建。檔案管理中，公司內部個別部門在數據資料記錄中，可能由于用筆和紙張方面存在不規范現象，歸檔文件的格式不清晰，導致檔案資料填寫不規范，不符合實際要求，嚴重影響到檔案管理成效。

二、科技檔案管理對策

（一）提高檔案利用價值和憑證作用。為了提高檔案管理工作成效，應該健全和完善檔案管理制度，制定完善的檔案資料收集、歸檔和分類程序，選擇合理的管理方法，嚴格遵循歸檔要求，確保檔案資料原始性得到充分體現。檔案管理中應該對可供利用的復印文件資料進行歸檔，收集到原件后再替換，確保檔案資料的原始性，充分發揮檔案資料作用。

（二）提高科技檔案技術文件資料完整性。檔案管理人員在開展工作中，應該嚴格遵循工作標準和制度要求，充分了解工程項目的技術方案和技術路線，探究工程項目之間內在聯系和因果關系，為科研人員實際工作開展提供更為堅實的保障。更加客觀準確地了解工程的具體實施過程和主要內容。此外，為了確保檔案資料歸檔的完整性和真實性，檔案管理人員應該選擇合理的管理方法，列出工程項目的具體歸檔資料清單，確保資料歸檔的完整性。

（三）改進檔案管理分類方法。為了提升檔案管理成效，應該注重檔案資料管理方法的選擇，根據實際情況，建立完善的分類體系，促使檔案管理工作更加標準化、規范化。根據行業分類標準，制定明確的類目，突出科技檔案管理特色，提升管理成效。在設備儀器檔案管理中，可以進一步將其劃分為綜合檔案和項目檔案，促使檔案管理工作更加科學合理。

三、結語

綜上所述，企業檔案管理不僅僅是檔案管理部門的唯一職責，企業內部各個部門都承擔著檔案管理重擔，這就需要日常工作中，各部門協力注重書寫規范，確保數據資料保存完整，運用先進技術建立完善的數據庫系統，輔助檔案管理工作有序開展，提升檔案管理成效。