淺析信息化背景下對檔案職業能力的拓展

趙維超

【摘要】本文立足于信息化背景，重點探討檔案工作的新特點以及檔案職業能力的拓展要求及其方式，以求加強檔案管理水平。

【關鍵詞】信息化；檔案職業

一、信息化背景下檔案工作的新特點

（一）管理對象復雜化。“信息化”是人類社會一個不斷演變著、推進著的動態發展過程。這一過程通過相關信息技術的運用對社會生產、生活的各個方面產生滲透作用，改變著信息的生產和交流方式，也成為各行各業發展的戰略選擇。就檔案工作而言，信息化首先帶來的是管理對象的復雜化，紙質檔案已經不再是當前檔案管理的全部對象，伴隨信息技術的發展、文件產生與流轉方式的變遷，各類“原生性”的電子文件大量產生，同時已有的紙質檔案經過數字化加工也成為“再生性”的檔案信息資源。檔案呈現出的是多樣化的表現方式，館藏檔案被視為檔案信息資源整體來進行管理，隨之必然對檔案工作者提出新的信息管理技能上的要求。

（二）管理手段數字化。管理對象的復雜和多樣，產生“倒逼”效應，使得檔案管理者不得不采取數字化的管理手段，即通過相關技術，將存儲于傳統載體上的檔案信息轉化為以數字形態存在的、計算機可以識別與存儲、處理的信息，從而使檔案信息資源在存儲環節更加有秩序，提高檔案服務的能力與效率。以各類檔案數據庫的應用為代表，其數據來源的復雜性、數據格式的多樣性、數據存儲的安全性都是檔案管理數字化過程中必須面對的問題，這就要求檔案工作者兼具檔案管理與數據管理的能力。

（三）服務方式多樣化。在信息化發展初期，互聯網在全球的普及極大地提高了工作效率，而當前以智能手機為代表的各類移動終端再一次帶來了生活和工作方式的變革。這意味著每個人都可以隨時隨地成為信息服務的對象，享受信息服務帶來的便捷，同時加速信息資源的產生和傳播速度。對檔案工作者而言，這意味著提供檔案信息服務的渠道在不斷拓寬，網站、郵件、電話等服務方式已經不能滿足多樣化、個性化的檔案信息需求，不能滿足檔案宣傳與文化建設的要求。在當前的檔案管理實踐中，已經有諸多檔案館開通微博、微信平臺，成為檔案服務的新路徑，這就要求檔案工作者同時具備檔案管理能力與新媒體運用能力。

二、信息化背景下檔案職業能力的拓展要求

（一）具備檔案信息資源管理視野。檔案信息資源管理視野著重強調的是一種檔案管理理念。即要求檔案工作者將所管理的檔案視為一個整體進行管理，不但要具備檔案專業知識，更需要具備相關信息資源管理的大視野。

將“死檔案”視作“活資源”，在傳統的檔案實體管理的基礎上，了解和把握檔案資源潛在的優勢，尤其是在開發檔案信息資源過程中，需要站在歷史文化的高度發掘其內涵，能夠在大量“片段化”的檔案信息中選擇和提煉出具有一定主題的、反映一定時代特點的檔案信息，從而使得檔案盡可能完整呈現出其所記錄的歷史的原貌。

（二）具備檔案數據庫管理技能。大量的檔案數據必須通過一定措施進行有序化、專業化管理。當前信息化背景下的檔案數據管理一方面依靠專業的檔案管理數據庫，另一方面則要依靠專門的數據管理人員。檔案數據管理員要同時具備檔案專業知識與計算機管理能力，從數據的建庫到運行、維護，要負責所管理的檔案數據進行檔案實體與子數據庫的分類對接、數字圖像掛接、數據庫管理授權、數據安全備份等多項工作，從而保障檔案數據庫運行與檔案實體管理的規范化和秩序化。

（三）具備新媒體運用能力。新媒體是利用數字信息技術，主要通過網絡運行，在各類數字終端上傳播一種新型的傳播形態。當前事實證明，新媒體的運用已經成為多個行業的重要宣傳與服務手段，用戶通過新媒體能夠快速、直觀、有效地提供各類信息。提升檔案工作的服務能力，有必要將新媒體的服務方式加以應用，利用傳播速度快、范圍廣、形式新的特點來為用戶提供便捷的檔案信息服務。檔案服務過程中對新媒體的運用要求相關工作者編輯、加工、推送。檔案服務的信息不在于“大而全”，而在于“少而精”，要迎合當今用戶“片段化”“碎片化”的信息閱讀行為習慣，重點在于發掘所管理檔案的特色，輔以文字、圖片、視頻、動畫等多樣化的形式，盡可能地使檔案信息服務內容形象生動、具有趣味性與可讀性，著重對檔案的宣傳起到推動作用。

三、信息化背景下檔案職業能力的拓展方式

檔案工作的管理對象在不斷發生改變，圍繞檔案的本質衍生出愈加豐富的形態。信息化背景下對檔案工作人員提出了全方位的、多樣化的、復合化的職業能力要求。檔案工作者的職業能力需要不斷拓展是不爭的事實，但面對逐漸復雜的管理對象、不斷變革的管理要求，任何一位檔案工作者都難以成為面面俱到的“多面手”，故此檔案職業能力拓展首先要立足于檔案管理本身，即任何檔案工作者都必須具備檔案管理的基本專業素養，以“專人專事”為原則，由包括檔案專業等不同專業領域的工作人員各司其職，全方位提高檔案管理的專業水平，在共同完成工作的同時相互學習，再進一步拓展自身的檔案職業綜合能力。

四、結語

信息化背景下對檔案工作者的職業能力提出了更高的要求，需要立足于檔案信息資源管理的前提，全面提高檔案數據庫管理能力和運用新媒體的能力，才能使檔案工作發揮更好的作用。

【參考文獻】

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