辦公室文秘工作效率提高策略分析

王敏

【摘要】在事業單位內部，辦公室作為單位的綜合協調部門，在單位中發揮著十分重要的作用。辦公室文秘需要對單位內部各類繁雜的工作進行處理，所以提高辦公室文秘工作效率對于充分發揮辦公室工作職能是非常重要的。本文介紹了辦公室文秘工作的重要意義，并對文秘工作應當遵循的基本原則進行了介紹，最后提出了提升辦公室文秘工作效率的建議。

【關鍵詞】辦公室；文秘工作；效率；策略

一、辦公室文秘工作效率提高的重要意義及遵循的原則

在事業單位內部，辦公室是一個綜合協調部門，是單位的行政管理中樞，向下傳達領導的重要指示和任務布置，向上匯報單位內部各項工作的開展情況，在工作的過程中需要完成很多工作任務。與此同時，辦公室還是對外的一個窗口，與外界進行信息溝通交流的平臺，對外展示單位的形象。辦公室工作主要通過文秘來完成，所以辦公室文秘工作是否具有效率是決定辦公室工作能夠有效開展的關鍵，這就要求必須提高辦公室文秘工作的效率。

在具體的工作實踐中，辦公室文秘工作的開展需要遵循以下工作原則：首先，必須遵守單位的各項制度和規范，文秘工作人員應當嚴格要求自己，始終保持嚴謹的工作態度，認真遵守單位的規章制度，確保各項工作順利完成。其次，必須努力提升綜合素質，辦公室文秘工作比較繁雜，需要文秘工作人員具備一定的理論基礎與工作能力，這就要求辦公室工作人員必須加強理論學習，提高工作的能力，為更好地開展辦公室文秘工作奠定堅實的基礎。最后，必須服從上級的安排，認真對待上級的決策部署，尊重領導人的意見，認真貫徹落實單位領導交辦的事項。

二、提高辦公室文秘工作效率的策略

鑒于辦公室文秘工作對于單位具有十分重要的意義，因此有必要對如何提高辦公室文秘工作的效率進行研究，在下面的討論中，筆者將圍繞如何提高辦公室文秘工作的效率進行論述。

（一）加強對辦公室文秘人員的職業培訓。作為單位辦公室的文秘工作人員，必須具備相應的知識儲備和專業能力，重視對于與單位發展具有緊密聯系的知識的學習，不斷提高自身的知識儲備與認知能力，只有這樣才能更有效地開展辦公室文秘工作。單位辦公室應當定期組織針對辦公室文秘工作人員的培訓，例如培訓學習國家新的大政方針政策、出臺的新的法律法規、單位內部系統的有關規定、業務知識以及新的工作方法等內容，讓單位辦公室文秘人員可以始終緊跟社會發展的步伐，走在時代發展的前列，用新的知識、新的方法開展文秘工作；還應當加強對于辦公室文秘工作人員職業精神的教育，使他們樹立服務意識與奉獻精神，并用具體的實際行動服務于單位的各項工作，為單位的發展作出更大的貢獻。

（二）建立科學的單位晉升考核制度。對于一個單位來說，建立科學的晉升考核制度有利于激發單位工作人員的積極性，督促單位工作人員認真開展工作，提高工作的效率，所以必須建立和完善單位的晉升考核制度。具體可以以半年或者一年為周期，對單位辦公室文秘工作人員完成工作任務的情況、創新工作方式方法情況、與他人和諧相處情況、有無違反單位制度情況等進行考核，由單位領導與辦公室工作人員共同推選表現優秀的文秘工作人員，然后針對推選出的工作人員進行全面的考察和了解，對于確實具備較強工作能力，且綜合素質較高的文秘工作人員，將其納入到單位重點提拔人員信息庫中，作為下一步提拔的重要參考依據。從單位的角度來看，應當在實踐中不斷完善這一晉升考核制度，對工作人員的考核真正做到客觀公正，使那些表現優異的文秘工作人員能夠真正脫穎而出，為單位的發展作出更大的貢獻。

（三）設置合理的單位獎懲機制。除了加強對辦公室文秘工作人員的培訓與建立科學的單位考核制度之外，還應當進一步設置合理的單位獎懲機制，以此促進單位辦公室文秘工作效率的提升。獎懲機制的設置是基于經濟學中“經濟人”的假設，其具體的原理是這樣的：利益的引導是人們行為的主要動力，缺乏利益或者利益設置不合理人們就會缺乏工作的積極性，而增加利益則可以激發人們的工作積極性。在一個單位中，由于工作人員的綜合素質存在差異，必然會有不同的工作表現，如果對于工作表現優異與工作表現差的工作人員給予相同的待遇，顯然是不公平、不合理的，所以必須通過設置獎懲機制鼓勵先進，督促后進。例如對那些在工作中表現積極的工作人員給予待遇上的優待，或者在年底評優樹先時給予表彰等；對于那些在工作中表現不積極，奉獻精神較差的工作人員則給予崗位調整等處理。合理的獎懲機制有利于激發單位工作人員的主動性、積極性，提高單位的工作活力和工作效率。

三、結語

辦公室是單位的綜合協調部門，同時也是單位行政管理的中樞，提高辦公室文秘工作的效率是單位實現有序發展的必然選擇，也是時代發展的必然要求，對于單位的發展具有十分重要的現實意義。本文對提高辦公室文秘工作的重要意義以及應當遵循的基本原則進行了介紹，并從加強職業技能培訓、建立晉升考核制度、設置獎懲機制三個方面提出了提升辦公室文秘工作效率的建議。

【參考文獻】

[1]儲慧明.醫院辦公室工作特點與文秘人員素質分析[J].中小企業管理與科技（中旬刊），2016（01）：28.

[2]張惠敏.電力企業辦公室文秘工作水平的提升途徑探討[J].經營管理者，2016（07）：73.

[3]崔淑花.強化辦公室文秘“檔案意識”提升檔案管理工作效率[J].辦公室業務，2016（17）：145.