提高辦公室文秘工作質量和水平的有效策略分析

陳亞娥

【摘要】文秘工作的質量和水平在很大程度上影響著辦公的效率與質量。本文從提高辦公室文秘工作質量和水平的重要性及原則、專業素養以及重要策略3個方面進行了探討。

【關鍵詞】辦公室文秘；工作質量與水平；策略

在很多企業、機構中，辦公室處在中心地位，其承擔的工作不僅種類多，而且數量非常大。辦公室工作不但要嚴格遵守上級的命令與要求，還應當對下層工作人員的情況進行全面的了解。在政府、企業內部承擔著事物處理的工作人員，還要具備良好的溝通能力與調節能力。就文秘工作人員來說，他們應當確保工作的質量與水平，才能促進所在企業單位的穩定運行與發展。

一、提高辦公室文秘工作質量和水平的重要性及原則

（一）重要性。在企業中，辦公室是管理、行政工作的主要場所，承擔著各種行政管理工作，工作量非常大，不斷要向上級匯報各項工作的開展情況，還要向下級明確、及時地傳達上級的命令與任務，要做好每一個細節的工作。此外，辦公室不但要協調好企業中各項工作、工作人員之間的關系，對外還要做好溝通交流與經濟交易等工作。所以，文秘工作人員工作的質量、水平與企業內部管理工作密切相關，企業應當高度重視文秘工作質量、水平的提高。

（二）原則。在企業、政府中，文秘是十分重要的工作，文秘工作人員應當嚴格遵守所在單位規定的工作原則，通常的原則有：1.嚴格執行上級的命令，保持上下級間良好的溝通，協調好上下級之間的關系，促進企業的有序運營。2.努力提高自身的專業能力與職業素養，根據實際情況對辦公室工作進行有效的安排，進而提升辦公的質量與效率。3.嚴格遵守職業道德規范，面對復雜、繁重的辦公室工作，應當時刻保持認真、耐心的態度，根據單位內部規定的辦事制度開展工作。

二、辦公室文秘需要提高的專業素養

（一）嚴格遵守公司的制度。身為一名辦公室文秘人員，其最基本的職業道德就是應當嚴格遵守公司內部的相關制度。盡管文秘工作非常繁重，但是一定不能遲到、早退。文秘工作人員應當盡量提前到辦公室，為自己當天的工作做好規劃，提高對工作的把握，如果是匆忙趕到辦公室，而領導已經完成了任務的布置，這樣就會使得自己工作時手忙腳亂，進而導致工作中發生失誤，進而影響了辦公室整體的辦公效率與質量。此外，文秘還應當充分利用瑣碎的時間，對手中的文件資料進行整理。

（二）做到以大局為重。身為一名文秘工作人員，應當時刻以大局為重，以公司利益為中心開展工作，凡事應當站在公司大局角度上進行考慮，不但要承受巨大的工作壓力，還要能夠忍受委屈，用于面對挫折，一定不能假公濟私。

（三）提高辦事效能。效能是評估辦公的最終標準，倘若一名辦公室文秘一天中做了大量的工作，但是卻沒有辦好，就可以說沒有辦事效能。效能注重的是質量。

1.辦公時應當時刻保持著積極性與熱情。文秘具有較高的工作激情，可以促進工作的有效開展，做事不用心，質量自然會降低。例如文秘人員接到幫助領導撰寫發言稿的任務，如果文秘具有較高的文字功底，自然可以快速完成；但是，如果沒有相應經驗，很有可能使得發言稿不符合演講時的要求或者情境。所以，應當注重寫作質量，不要盲目下筆，提前做好準備，并理清領導的要求，不能盲目熱情。2.對自身知識進行不斷地更新，以便更好地解決問題。在企事業單位發展過程中，其經營思想也在不斷更新，文秘人員也應當時刻關注最新的發展動向、新政策，及時了解辦公方式的變化、對文秘的新要求，以便更加有效地解決問題。

（四）提高辦事效率。1.做好與上級的溝通。文秘工作人員應當能夠及時落實領導的命令，但是也應當具備活躍的思維與主見，對于職責范圍內的事情理應全盤接受，具有更好建議或者問題的應當及時與領導溝通，盡量避免工作中的失誤。2.應當有計劃地開展工作。文秘工作人員每天都有新任務，這些任務大多數比較復雜，并且具有很強的時效性，有時還會有突發工作，不能發生重復、遺漏的問題。所以，辦公室文秘應當具有超前意識，根據所在單位的實際情況與工作經驗，盡量考慮到有哪些工作需要及時完成，進而有計劃、有條理地展開工作，以提高辦公質量與水平。

三、提高辦公室文秘工作質量與水平的重要策略

（一）建立完善的獎懲制度。就辦公室工作而言，做到賞罰分明能夠在很大程度上激發辦公室工作人員的積極主動性，特別是文秘工作人員。這是由于完善的獎勵制度可以培養員工的競爭意識，促進文秘人員對工作的追求更高，進而有效提高自己的工作能力與工作效率。懲罰制度具有警告的作用，可以促進工作人員的自我完善。完善的獎懲制度應當根據工作人員辦公的效率、效能來對其進行評估。在制定獎罰制度時，應當盡可能地保證制度的合理性、科學性，制定完成后應當對其進行重復的測評。

（二）充分激發文秘的創新意識。創新是一個國家、一個企業興旺發達的重要動力。很多人認為辦公室文秘工作的靈活性很低，只要按部就班完成工作即可。但是，實際上文秘工作也需要在行為上、思想上對其進行創新。就辦公室文秘來說，為了淘汰低效率的辦公模式與方法，必須對其進行創新，尋找出先進、高效的辦公方法與模式，進而有效提高整個辦公室工作的效率與質量。要想激發辦公室文秘的創新意識，主要的措施有：1.積極鼓勵文秘工作人員在辦公行為、意識進行大膽的創新，做好上下級之間的溝通，形成良好的創新環境；2.領導者應當充分發揮自己的帶頭作用，具有前瞻意識，想方設法地在辦公室工作中融入創新理念，以便啟發文秘工作人員。

（三）加強技能培訓。一般情況下，文秘工作難度有高有低，因此對文秘人員的專業水平有著很高的要求。企業、機關應當合理提供部分資金來加強文秘工作人員的專業培訓。隨著科學技術、知識理念的不斷更新，身為文秘工作人員，也應當對自己的思想、專業技能進行及時的更新，為提高辦公的效率與質量提供有力的保障。

（四）加強理論知識的學習。實踐是需要理論來指導的，所以，文秘人員加強理論知識的學習是必要的，主要的措施有：1.文秘人員應當積極學習政府新出臺的各種法律法規，了解國家動向，把握整體價值觀，這一點對事業單位、政府部門中的文秘工作人員來說更加重要。2.文秘人員應當學習所在單位的各項政策，特別是文化相關的政策，以單位的精神理念、核心價值觀為向導，充分發揚集體精神。

（五）合理規劃文秘工作人員的數量。文秘工作種類繁多，工作量非常大，倘若文秘人員比較少，可能很難完成規定的任務；倘若人員較多，可能會發生推脫現象，進而使得辦公效率低下，也不能充分發揮人才應有的作用，造成了人力資源極大浪費。因此，應當合理評估辦公室工作，以便對文秘數量進行合理的規劃，將文秘數量維持在較合理的水平。

四、結語

在行政管理工作中，辦公室是主要的辦公場所，其工作的重點就是提高文秘工作人員的辦公質量與效率。本文提出了幾點提高文秘工作水平的策略，包括建立完善的獎懲制度、充分激發文秘的創新意識、加強技能培訓等等，希望對辦公室工作質量的提高有所幫助。

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