疾病預(yù)防控制中心檔案管理與檔案利用研究

(東營市疾病預(yù)防控制中心 山東 東營 257091)

疾病預(yù)防控制中心檔案管理與檔案利用研究

邵文紅

(東營市疾病預(yù)防控制中心 山東 東營 257091)

疾病預(yù)防控制中心在人們的健康與安全方面起著十分重要的作用。檔案管理和檔案利用作為疾控中心日常工作中的核心環(huán)節(jié)，屬于一項主要的基礎(chǔ)性工作。現(xiàn)如今，在開展檔案管理和檔案利用的實際工作過程中仍然存在著較多的問題。基于此，文中重點研究了疾病預(yù)防控制中心檔案管理與檔案利用。

疾病預(yù)防控制中心；檔案管理；檔案利用

我國的各種疾控中心是國家體系中的職能部門，不僅負責(zé)群體預(yù)防的工作，而且也肩負著監(jiān)測、分析和防治各種疾病的職責(zé)。在開展各項業(yè)務(wù)活動的過程中，建立了較多的業(yè)務(wù)技術(shù)檔案，然而一旦未采取合理有效的方法對檔案進行管理，不僅可能使大量的統(tǒng)計數(shù)據(jù)產(chǎn)生流失，而且也無法將這些檔案加以充分利用。由此可見，疾控中心的檔案管理工作屬于衛(wèi)生防疫工作中的主要環(huán)節(jié)。

一、疾病預(yù)防控制中心業(yè)務(wù)檔案兩級管理原則

疾病預(yù)防控制中心檔案主要分為兩種類型，一種是由日常往來的各類行政文件組成的檔案，另外一種是各個業(yè)務(wù)科室通過工作積累而構(gòu)成的業(yè)務(wù)檔案。然而，上述檔案的兩極管理主要指基于疾病預(yù)防控制中心檔案工作管委會的共同領(lǐng)導(dǎo)下，對防疫業(yè)務(wù)構(gòu)成的技術(shù)檔案進行站級管理與科級管理，其主要內(nèi)容體現(xiàn)如下：

首先是把疾病預(yù)防控制中心業(yè)務(wù)檔案列為中心檔案工作管理機制，與其它類別的檔案相同，業(yè)務(wù)檔案的管理也應(yīng)該由中心檔案工作管委會進行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，具體的組織落實工作要由中心檔案室來負責(zé)。其次，把業(yè)務(wù)檔案劃分成兩級，即中心檔案和科級檔案。然而，在開展業(yè)務(wù)活動的過程中所建立的一些疾病防治和衛(wèi)生監(jiān)測檔案可以被劃分成中心與科級業(yè)務(wù)檔案。再次，中心級業(yè)務(wù)檔案管理。只要是列入到中心級管理的業(yè)務(wù)檔案，均應(yīng)該由各個科室的檔案員對檔案進行收集、整理和立卷，并做好定期的歸檔工作，提交給中心檔案室進行統(tǒng)一保存并供日后使用。最后，科級業(yè)務(wù)檔案管理。只要是列入到科級管理的業(yè)務(wù)檔案，就應(yīng)該由各科對其進行統(tǒng)一保管。檔案的收集、整理和立卷交由各個科室的兼職檔案員來負責(zé)，同時還負責(zé)業(yè)務(wù)檔案的保管與利用[1]。

二、明確中心級和科級檔案的范圍

中心級、科級檔案都各自具有不同的范圍與界限，對中心級檔案進行劃分時應(yīng)該遵循整體性、綜合性、分析性和研究性的原則，也就是需要把能夠體現(xiàn)出重點業(yè)務(wù)工作整體水平的材料和基于基礎(chǔ)監(jiān)測而建立的綜合性、分析性并且學(xué)術(shù)價值較高以及保管時間較長的材料歸為中心級檔案，從而有利于保證中心級業(yè)務(wù)檔案可以全方位地體現(xiàn)和概括機構(gòu)本身的業(yè)務(wù)工作與工作水平。

(一)中心級檔案的劃分范圍。首先是業(yè)務(wù)工作方面的相關(guān)法律規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)方法的研究檔案，分別為相關(guān)證書、研究報告、編寫和制定說明以及驗證報告單。其次是年度或者是跨年度的法律規(guī)定的傳染病、地方病以及中小學(xué)常見病等防治方案和總結(jié)、分析疫情流行病學(xué)和估測疫情流行動向等。再次，總結(jié)和分析年度或者是跨年度的衛(wèi)生監(jiān)測。最后，同重大事故、疫情蔓延以及中毒調(diào)查處理相關(guān)的資料，主要指全面分析和總結(jié)調(diào)查報告、現(xiàn)場調(diào)查記錄以及行政處罰材料。另外，還包括專題調(diào)查、各種業(yè)務(wù)工作的月報與年報統(tǒng)計以及在省市級期刊上發(fā)表的業(yè)務(wù)論文[2]。

(二)科級檔案的劃分范圍。首先，在常規(guī)的業(yè)務(wù)活動過程中，中心級直接建立了針對于服務(wù)主體的檔案，通常情況下，不容易明確材料的保管時間，應(yīng)該隨著所提供服務(wù)的企業(yè)生死存亡來進行確定，并且一些材料還由于工作需求每年都會增加補充，因此，以便于科級保存。其次，日常衛(wèi)生監(jiān)測材料。主要包括所管轄的區(qū)域與監(jiān)測點或者是直管單位公共衛(wèi)生監(jiān)測材料、監(jiān)測記錄、小結(jié)、報告以及控制結(jié)果等。再次，普通的違法案例、疫情和污染事故，食物中毒的調(diào)查處理材料，主要指個案調(diào)查表、現(xiàn)場調(diào)查筆錄、人員錄制和訪問記錄、檢驗結(jié)果以及處理報告等。

三、疾病預(yù)防控制中心檔案管理與檔案利用的現(xiàn)狀

(一)工作流程不具有科學(xué)合理性。當(dāng)前，對于疾病預(yù)防與控制檔案管理來說，我國還尚未出臺專門的法律法規(guī)，大多數(shù)疾控中心也未建立健全檔案管理與利用體制，開展常規(guī)工作時并未制定出標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的操作流程，隨意對檔案進行分類和保管，從而不利于后續(xù)的檔案更新與檔案利用工作的開展[3]。

(二)檔案利用屬于檔案工作的薄弱環(huán)節(jié)。就一些已經(jīng)設(shè)置檔案室和建立健全檔案管理機制的疾控中心而言，仍然存在著檔案利用率較低的問題。檔案管理工作的宗旨就是便于后期的使用，然而部分工作人員并未認識到檔案工作的重要性及其具有的現(xiàn)實意義，沒有做到經(jīng)常翻閱檔案，從而造成了資源的閑置與浪費。

四、解決疾控中心檔案管理與檔案利用存在問題的有效對策

(一)提高有關(guān)工作人員的業(yè)務(wù)水平。要想使檔案工作人員的業(yè)務(wù)水平得到提高，就應(yīng)該引進具有檔案管理經(jīng)驗與醫(yī)學(xué)院校畢業(yè)的畢業(yè)生，或者是具有一定工作經(jīng)驗的人員。把崗前培訓(xùn)與上崗后的繼續(xù)教育作為主要工作來抓。

(二)健全檔案部門的軟件和硬件設(shè)施。要想做好檔案管理和檔案利用工作，就必然需要投入大量的資金。疾病預(yù)防控制中心一定要設(shè)置專門的檔案室。按照疾病預(yù)防控制中心的現(xiàn)狀，為了保證檔案管理部門實現(xiàn)安全運行，應(yīng)當(dāng)為其配備完善的軟件和硬件設(shè)施。

(三)構(gòu)建科學(xué)合理的檔案管理工作流程。疾控中心有必要建立健全檔案管理與檔案利用體系，就常規(guī)工作而言，比方說，檔案的分類、保管和記錄等，一定要構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的操作流程。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，信息化已經(jīng)融進生活中的各個方面，因此，檔案管理與檔案利用工作也應(yīng)該構(gòu)建信息化管理系統(tǒng)。手工檔案管理普遍具有花費時間長、工作效率低和檔案利用不方便等問題，然而，信息化管理可以打破傳統(tǒng)手工檔案管理的各種束縛，從而使檔案管理與利用的效率得到了大大地提高[4]。

(四)加強對檔案的合理利用。檔案管理工作所體現(xiàn)出來的最后價值就是被相關(guān)人員加以合理利用。然而，當(dāng)前疾控中心的檔案利用率并不是很高，大多數(shù)檔案室只是一個擺設(shè)。要想有效的解決此問題，就應(yīng)該要求檔案管理人員對檔案進行分類管理時做到精準(zhǔn)化和專業(yè)化，這樣可以符合人員方面的使用需求。其次，單位必須大力宣傳檔案具有的隱藏價值，鼓勵中心工作人員對檔案資源加以充分利用，促使其意識到檔案工作的重要性。在開展日常工作的過程中，主動查閱檔案。最后，檔案管理人員不僅應(yīng)該對其他工作人員定期組織開展培訓(xùn)工作，而且在查閱檔案方面還需要起到指導(dǎo)性的作用[5]。

五、結(jié)束語

綜上所述，疾控中心檔案管理和檔案利用工作是否能夠取得成功，同單位領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理工作人員和檔案使用人員是息息相關(guān)的。疾控中心的檔案既對單位自身起著較大的推動作用，同時也在全社會的疾病防控方面起著關(guān)鍵的作用。因此，一定要構(gòu)建完善的疾控中心檔案管理和利用機制，從而有利于全社會疾病防治工作的正常開展。

[1]尹福順.淺議基層疾病預(yù)防控制中心檔案管理與建設(shè)[J].華章, 2013(22):327-327.

[2]曾瑞蓉.疾病預(yù)防控制中心檔案的信息化管理研究[J].辦公室業(yè)務(wù), 2014(1S):160-161.

[3]曹思靜.新時期的疾病預(yù)防控制中心檔案管理工作[J].城建檔案, 2015(6):53-54.

[4]段建國, 奚東, 童俏.疾病預(yù)防控制檔案管理與利用工作的研究與探討[J].中國管理信息化, 2017, 20(6):157-158.

[5]莊勇.疾病預(yù)防控制中心檔案管理研究[J].現(xiàn)代交際:學(xué)術(shù)版, 2016(11):254-254.

邵文紅(1968.10-)，女，漢，山東東營，檔案館員(中級)，本科，研究方向疾病預(yù)防控制中心、檔案管理。