大型醫院基建項目檔案管理工作探討

陳 霞

(青島大學附屬醫院，山東 青島 266000)

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大型醫院基建項目檔案管理工作探討

陳 霞

(青島大學附屬醫院，山東 青島 266000)

以青島大學附屬醫院為例，結合大型醫院基建項目檔案特點，從業主對建檔工作不夠重視、基建檔案管理機制不完善、收集歸檔材料不及時欠完整、管理硬件不足四方面，分析了檔案管理中存在的主要問題，并提出了相對應的對策建議。

大型醫院，基建項目，工藝流程，基礎設施

隨著我國城市化不斷推進，城市大型醫院集團化發展，掀起了大型醫院新院區建設高潮。一般大型醫院建設了多個院區，并在不斷地擴張建設，建筑面積動輒幾十萬平方米。在大型醫院建設過程中，基建檔案管理往往不到位，不同程度影響了醫院建筑的維護和使用，有時甚至會給醫院造成重大損失。以青島大學附屬醫院(簡稱青大附院)為例，該院始建于1898年，截至2017年5月，已經發展為四個院區，開放床位4 000張，占地面積34萬m2，目前建筑總面積達到86萬余平方米。

1 大型醫院基建項目檔案特點

大型醫院基建檔案是指在醫院各院區的基礎設施建設全過程中形成的、應作為檔案保存的技術、管理等文件資料，指從項目醞釀決策、報建手續辦理、施工、采購、竣工驗收移交及試運行等建設全過程中形成的、具有保存價值的圖紙、文字、圖像、聲像等各種載體的文件資料，包括報建資料(項目立項及批復、可研及批復、初步設計及批復、規劃及土地手續、施工許可證等)、勘察設計資料(圖紙及相關論證、決策文件)、招標采購資料、施工及驗收資料、設備技術文件及試運行等文件內容[1，2]。相比普通建筑工程，醫院基建檔案主要有以下特點。

1.1 工藝復雜，檔案繁多

大型醫院具有專業特殊、科室齊全、床位規模大等特點，并且工藝流程復雜嚴格、要求高，如潔污分流、醫患分流、手術室和ICU空氣凈化、核醫學科射線防護、放射放療、醫療廢水廢物處理等的嚴格要求，需要進行針對性專項設計和精細化施工，以便于符合專門的工藝流程設計標準和工程驗收要求，因此過程中形成繁多的檔案資料。另外，大型醫院建設項目的復雜性決定了招標采購多，至少100多項，由此而產生大量的招投標和評標資料。而且因為大型醫院建設涉及面廣，工藝流程復雜，標準及要求高的原因，參與部門較多，建設檔案材料豐富、數量大，加上建設管理機構一般不是長期從事醫院建設管理的專業隊伍，建設管理人員需要邊管理邊學習，且檔案專職人員往往到位不及時，檔案資料很容易分散。

1.2 建設周期長，應歸檔資料易丟失

大型醫院項目因為工藝復雜、體量大等原因，醞釀研討、工程設計、專業設備考察、采購及精細化施工等工作需要時間較長；若施工過程中遇到籌劃不細、變更頻繁及資金不到位等甲方因素，施工組織不力甚至發生事故險情等乙方因素，或遇到天氣異常、建材價格突變緊缺等外部因素，都會引起建設周期不同程度的延長。大型醫院建設工期少則三四年，多則五六年，時間越長，檔案材料流失可能性越大。如青大附院東區、北院區及黃島區一些基建項目幾乎同時開展，幾班人馬分別負責管理，工期三年多，沒有檔案專職人員，檔案資料分散且不易匯集、整理，很容易造成檔案材料散落、丟失。

2 檔案管理中存在的主要問題

目前大型醫院基建檔案管理主要存在以下問題。

2.1 業主對建檔工作不夠重視

2006年6月，國家檔案局、國家發改委聯合下發了《重大工程基礎設施建設前期檔案驗收辦法》，規定：“項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分，未經項目檔案驗收或項目檔案驗收不合格的工程基礎設施建設前期，不得進行或通過整個工程基礎設施建設前期的竣工驗收。”

但大型醫院建設過程中，醫院建設分管領導及管理人員因為政策掌握不足和經驗欠缺等原因，對建檔工作不重視，認為檔案管理是建設管理的末端，甚至認為檔案管理只是工程竣工后圖紙的簡單歸集，失去了施工過程中歸檔的最佳時機，往往造成歸檔資料不全面、最后找補的檔案材料不真實，使項目留下了永久的遺憾和欠缺，為將來的檔案使用埋下了重大隱患。

2.2 基建檔案管理機制不完善

因為種種原因，許多大型醫院沒有設置基建檔案管理專門機構，也沒有專職的基建檔案管理人員，檔案管理都由其他管理人員兼職，流動輪換頻繁。沒有建立基建檔案管理制度和流程，或者制度流程執行不到位。沒有專門的檔案工作場所，檔案質量、安全得不到保障。有的甚至大量圖紙往檔案室一堆就算歸檔，沒有規范的整理和交接，需要時查找不到的現象非常普遍。

2.3 收集歸檔材料不及時、欠完整

由于大型醫院建設周期長、專業性強、階段多、參建方多等原因，形成的檔案具有種類多、復雜、成套性等特點，需要及時的收集歸檔。因為業主缺乏重視、沒有專職管理人員催交、制度流程不完善、缺少歸檔規劃等因素，使得大型醫院建設過程中歸檔不及時、欠完整，歸檔資料散落在不同地方，有的在業主技術管理人員處，有的在設計人員手里，有的堆在施工單位、監理單位處，有的在設備供應商手里，非常容易丟失，等到竣工再完整收集幾乎不可能。

2.4 管理硬件不足

巴斯夫和殼牌近日分別宣布了在中國擴建世界規模石化聯合體的計劃。巴斯夫和中國石化簽署諒解備忘錄，加強在上游和中游領域的合作關系，共同開發快速增長的中國電池材料市場，并計劃在南京的揚子石化-巴斯夫聯合公司建設新的催化裂化裝置，預計今年底完成可行性研究。同時，殼牌與中海油簽署一份諒解備忘錄，將評估兩家公司合資運營的聯合公司，并探討在廣東惠州新建一套規模一體化的石化裝置，以提升聯合公司的競爭力。

做好大型醫院檔案管理，需要一定規模的辦公場所、配備計算機、掃描儀、除濕機、檔案架等設施。大型醫院建設管理一般在施工現場，辦公房屋緊張，環境雜亂。很多形成的檔案資料只是簡單的堆積；聲像檔案、電子檔案缺少保存介質，不能定期整理和轉移；檔案室經常悶熱潮濕，安全性差，達不到檔案保管的“八防”要求；檔案管理的現代化程度低，計算機應用水平跟不上建設需要，影響了檔案管理的工作效率和效益。

3 對策建議

為了不斷提高大型醫院基建項目的質量和效益，充分發揮基建項目在大型醫院后期運營使用中的作用，規范醫院建設工程資料的歸檔整理，保障醫院基本建設檔案資料能夠準確、完整、長期、有效地保存以便能夠快速便捷地為后期需求提供所需的服務，依據中華人民共和國《檔案法》、中華人民共和國國家標準《建設工程文件歸檔整理規范》和《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》等相關規定，提出以下工作建議。

3.1 業主進一步調整觀念，增強檔案管理意識

大型醫院基建檔案記錄了醫院建設的全過程，包括決策、設計、施工、造價、設備技術資料等全部文件，是醫院的歷史和醫院生命的重要組成部分，規范真實的基建檔案為醫院的使用和維修維護提供憑證和依據；是工程質量的反映，是建設后評價的工作基礎，也是“魯班獎”“泰山杯”等各類獎項評選的重要依據。因此業主應調整觀念，增強建設過程中的檔案管理意識，實現全面真實規范歸檔。青大附院黃島院區(即西海岸醫療中心)就是嚴格按照爭創“魯班獎”的各項要求，以過硬的建設項目評價，通過初審、復審，于2012年2月獲得“魯班獎”，在整個過程中基建檔案管理功不可沒。

3.2 完善工作機制和流程，抓好落實

大型醫院應設置專門的基建檔案管理機構，配備專業的專職管理人員，建立完備的工作制度和流程，制度中應包括各階段詳細的應歸檔資料名稱和歸檔時間要求及歸檔工作職責分工，項目實施前及實施過程中應加強工程管理人員和檔案管理人員的溝通，對檔案管理工作進行階段性考核，使參建各方的歸檔意識入腦入心，保證基建檔案整理規范、歸檔及時、保管安全。如青大附院東區是在收購私營醫院萬杰醫院的基礎上，進一步進行改造建設的，交接過程中醫院對基建檔案十分重視，安排專職人員嚴格按照程序整理其基建檔案，確保檔案的完整性，為醫院以后的基建建設打下了良好的基礎，提供了有力的保障。

3.3 按照以下原則做好大型醫院基建檔案管理工作

1)在大型醫院各院區的基本建設管理和工程建設活動中形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史資料，均屬醫院基建類檔案，應當歸檔管理。2)大型醫院基建檔案應當實行集中統一管理原則，確保檔案文件的完整、準確、系統、安全和可有效利用。3)大型醫院基建檔案管理應納入醫院的基建規劃、計劃、管理制度和基建人員職責范圍之中，做到工程一啟動就與建立檔案工作同步啟動；項目實施過程中，應與竣工資料的積累、整編、審定工作同步進行；竣工驗收時，應與竣工圖的驗收同步進行檔案驗收。4)大型醫院在布置基建項目工作計劃的同時，應布置建立積累基建文件材料的任務。當單項工程結束后，基建部門分管基建檔案工作的負責人，應組織對本項目形成歸檔的基建文件材料進行整理工作。醫院基建檔案的歸檔范圍、歸檔時間、歸檔份數、歸檔手續等均應按《基本建設項目檔案資料管理規定》實行。

3.4 充分采用信息化新技術，提升基建檔案管理水平

計算機技術、網絡傳輸技術的快速發展給基建檔案管理和使用帶來了機遇和挑戰，大型醫院基建項目實施初期，應按照建立電子檔案數據庫、實現電子查詢、遠程應用等目的，配備信息化檔案管理硬件設備，做好電子檔案管理規劃，應用專業的檔案管理軟件，為基建電子檔案的及時建立、便捷使用打好基礎，實現大型醫院基建檔案資源的共建共享。如青大醫院建立電子檔案數據庫后，為醫院四個院區的二期、三期規劃、改造和建設提供了快捷高效的便利條件，極大的提高了醫院基建工作效率。

4 結語

大型醫院基建檔案是建設過程的真實記錄，是醫院長期運營的寶貴資源和重要保障，體現了大型醫院基礎建設的成長與發展歷程。因此，大型醫院基建檔案工作非常關鍵，是醫院管理工作的重要環節，是醫院提高績效，增加效益，科學管理的重要保證[3]。因此加強醫院基建檔案的科學化管理工作，是大型醫院面臨的新課題，應從戰略高度來重視和加強醫院檔案管理工作，使醫院的基建檔案資料能更好地為醫院的建設、運營和維護發揮作用[4]。

[1] 沈麗嬌.如何提高醫院基建檔案的歸檔率[J].中國醫藥指南,2011,9(3):39-40.

[2] 李天資.電子病案的優越性和局限性的研究[J].中國誤診學雜志，2007,7(22)：5221-5223.

[3] 李天資.病案出院記錄書寫質量調查分析[J].右江醫學，2005,33(6)：675-676.

[4] 閻保華.醫院基建檔案管理淺析[J].云南檔案，2007(7)：74.

Discussion major hospital infrastructure projects file management

Chen Xia

(AffiliatedHospitalofQingdaoUniversity,Qingdao266000,China)

Taking the Affiliated Hospital of Qingdao University as the example, combining with the characteristics of large hospital infrastructure program, the paper analyzes the main problems in the archive management from the insufficient owners’ attention to archiving, imperfect management mechanism of the infrastructure documents, incomplete collection of materials, and weak management in hardware, and points out the respective suggestions and strategies.

large hospital, infrastructure program, craft procedure, infrastructure

1009-6825(2017)15-0255-02

2017-03-10

陳 霞(1972- )，女，館員

TU246.18

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