如何加強(qiáng)人事檔案管理

馮愛(ài)勤

摘要：本文闡述了人事檔案的含義，介紹了人事檔案的發(fā)展，以及人事檔案管理工作的現(xiàn)狀。指出了當(dāng)前管理工作中存在的問(wèn)題和不足，并就如何加強(qiáng)人事檔案管理，有針對(duì)性的給出了建議與對(duì)策。

關(guān)鍵詞：人事檔案；管理現(xiàn)狀；建議對(duì)策

一、人事檔案的含義及發(fā)展

（一）人事檔案的含義

人事檔案屬于人事管理活動(dòng)的范疇，存在于國(guó)家機(jī)構(gòu)與社會(huì)組織之中，用于記述和反映個(gè)人的綜合情況，包括人員的經(jīng)歷、工作表現(xiàn)、以及德才能績(jī)等。人事檔案作為一種歷史記錄，有著真實(shí)性、專門性、動(dòng)態(tài)性、機(jī)密性、權(quán)威性等特征。以個(gè)人為單位，通常由單位集中保存，采用文字、表格等形式，以備查詢使用的文件材料。

（二）人事檔案的發(fā)展

我國(guó)的人事檔案歷史悠久，最早可以追溯到漢代。為了更好的適應(yīng)選官制度的發(fā)展，滿足用人的需要，逐步增加了人事檔案的數(shù)量和種類。隨著時(shí)代的發(fā)展變遷，人事檔案制度也逐漸趨于完善。新中國(guó)成立后，人事檔案工作進(jìn)一步正規(guī)化。隨著人事制度的發(fā)展變化，對(duì)人事檔案管理工作提出了更高的要求，內(nèi)容與模式也在不斷的改革與完善。

二、人事檔案管理現(xiàn)狀

長(zhǎng)年以來(lái)，國(guó)家對(duì)于人事檔案工作高度重視，建立了相對(duì)完善的人事檔案管理體系。隨著《干部人事檔案工作目標(biāo)管理考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)》等制度出臺(tái)，人事檔案管理制度也逐步得到了完善。同時(shí)，加強(qiáng)了人員隊(duì)伍的建設(shè)，從業(yè)人員的數(shù)量、素質(zhì)與業(yè)務(wù)水平，都有了顯著的提高。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展進(jìn)步，越來(lái)越多的先進(jìn)手段被應(yīng)用到檔案管理工作之中，人事檔案管理工作逐步走上了現(xiàn)代化之路。人事檔案的利用范圍得到了拓展，服務(wù)的水平也大大提高了。不僅提高了工作的效率，更延長(zhǎng)了人事檔案的壽命。

三、存在的問(wèn)題

（一）內(nèi)容缺乏實(shí)用性

在一些基層單位，由于檔案意識(shí)較為薄弱，導(dǎo)致檔案材料的收集往往不夠完整。所收集的內(nèi)容大都實(shí)用性不強(qiáng)，且存在著內(nèi)容失真的現(xiàn)象，鑒定工作形同虛設(shè)，甚至假檔案泛濫成災(zāi)。源自于計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制的人事檔案管理制度，存在著分散多頭的管理現(xiàn)象，檔案保管分散，職能權(quán)限隸屬混亂。容易在不同部門之間，出現(xiàn)權(quán)責(zé)不明、相互推誘的情況。

（二）人事檔案管理投入低

檔案管理工作往往投入周期長(zhǎng)，產(chǎn)生的效益慢且不明顯。因此，對(duì)于人事檔案管理的投入，大都相對(duì)不足，導(dǎo)致了硬件設(shè)施跟不上。盡管一些單位陸續(xù)實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理，但就全國(guó)范圍而言，信息化水平依然處于偏低的水平。

（三）信息資源開(kāi)發(fā)利用不足

人事檔案工作有著很強(qiáng)的保密性，使其披上了神秘的面紗。就當(dāng)前的管理模式而言，往往處于被動(dòng)服務(wù)的地位，在完成查閱工作之余，工作缺乏積極主動(dòng)性。信息資源開(kāi)發(fā)利用的廣度與深度，都存在著嚴(yán)重的不足，導(dǎo)致人事檔案工作難以真正發(fā)揮作用。

（四）主觀認(rèn)識(shí)存在偏差

對(duì)于人事檔案管理的認(rèn)識(shí)，還存在著主觀上的偏差。一些單位的領(lǐng)導(dǎo)，將大部分精力放到經(jīng)濟(jì)效益的創(chuàng)造上，而忽略了人事檔案工作。而檔案管理人員也習(xí)慣了被動(dòng)式的服務(wù)，認(rèn)為檔案管理工作就是看堆守?cái)偂Ｈ藗兊臋n案意識(shí)不增反減，甚至認(rèn)為檔案可有可無(wú)。不僅不利于人事檔案工作的發(fā)展，更與社會(huì)的現(xiàn)實(shí)需求顯得格格不入。

四、加強(qiáng)人事檔案管理工作的建議對(duì)策

（一）統(tǒng)一管理，精簡(jiǎn)內(nèi)容

引進(jìn)國(guó)外先進(jìn)的管理模式，對(duì)個(gè)人的檔案材料實(shí)行集中統(tǒng)一管理，避免出現(xiàn)權(quán)責(zé)不清、相互推諉的現(xiàn)象。可以借鑒國(guó)外先進(jìn)的人檔分離式管理模式，既方便了使用，又降低了用人單位的成本。同時(shí)，對(duì)檔案的內(nèi)容認(rèn)真甄別，及時(shí)處理無(wú)效的信息，對(duì)個(gè)人信息進(jìn)行動(dòng)態(tài)追蹤管理。檔案材料應(yīng)當(dāng)做到既少又精，以確保內(nèi)容的精煉高效。

（二）提高硬件條件，加強(qiáng)信息資源開(kāi)發(fā)

進(jìn)一步加大人事檔案管理工作的投入，努力改善硬件設(shè)施水平，提高管理工作的效率。進(jìn)一步提高檔案管理信息化的水平，在有條件的情況下，采用先進(jìn)的縮微技術(shù)、激光技術(shù)來(lái)存儲(chǔ)檔案。加強(qiáng)對(duì)人事檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，便被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，以實(shí)現(xiàn)人力資源的充分開(kāi)發(fā)與合理配置，從而發(fā)揮出人事檔案應(yīng)有的功能和作用。

（三）轉(zhuǎn)變意識(shí)，推進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化與法制化建設(shè)

進(jìn)一步加大宣傳和教育的力度，使人們充分意識(shí)到人事檔案管理工作的重要性，從主觀認(rèn)識(shí)上產(chǎn)生徹底的轉(zhuǎn)變。推進(jìn)人事檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，采用先進(jìn)的系統(tǒng)軟件，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)計(jì)、查詢、利用等功能的在線操作，從而達(dá)到對(duì)人才信息資源的有效整合。按照規(guī)章制度的要求辦事，對(duì)于人事檔案事務(wù)要做到依法處理，不斷推進(jìn)法制化建設(shè)的進(jìn)程。主管部門要對(duì)業(yè)務(wù)管理單位進(jìn)行定期審核，建立中介機(jī)構(gòu)測(cè)評(píng)制度。加強(qiáng)人事檔案管理立法與執(zhí)法，對(duì)人事檔案管理的細(xì)節(jié)予以規(guī)范，逐步建立健全人事檔案管理工作的法制體系。