做好當前醫院人事檔案管理的若干體會

蔣曉雁

摘要：醫院人事檔案是醫院職工個人經歷和社會實踐的記錄，是一個人思想品德、業務能力、工作情況的反映，具有保存價值，并按照歸檔制度整理保管起來的個人文件材料。人事檔案及其管理工作在醫院建設中起著不可替代的作用。它為醫院改革中各級領導班子建設提供各類人才信息和用人依據，為工資制度改革，醫院職工的職稱評定和享受各類福利待遇提供依據，是醫院人才開發的重要資源。

關鍵詞：醫院檔案；人事管理；制度

一、醫院人事檔案管理現狀

（一）領導重視不夠，人事檔案管理制度不健全

由于檔案本身不能直接帶來經濟效益，目前醫院領導大多是臨床醫學專家，對檔案管理的重要性認識不夠，因而在檔案管理的重視程度以及在檔案管理人員配備、資金投入等方面均存在重視不夠、投入不足的問題。因此，在醫院管理和建設中，不能夠形成自上而下對人事檔案的重視氛圍，人事檔案管理體制也欠健全。

（二）職工檔案意識淡薄，看不到檔案的作用

人事檔案材料來源于每個職工，但是目前醫院職工缺乏一定的檔案意識。在檔案形成中，紙張不合格，材料書寫不規范，數量不齊全，上交不及時，這些問題的存在直接影響到人事檔案本身的質量，影響材料的存檔和管理工作，影響了人事檔案的使用價值，無法實現資源共享和利用。

（三）檔案人員配備不足，專業能力有待提高

人事檔案材料需要專人管理，單獨存放。檔案管理要求管理人員要有高度的素質和無私奉獻精神，對工作要嚴謹求實。而目前實際情況是醫院管理工作繁雜、量大，人員編制不足，沒有專人管理檔案，都是其他人事管理人員兼做相關檔案工作，檔案專業知識缺乏，責任不能落實到人，致使檔案材料不能及時整理歸檔并裝訂成冊，存在檔案材料遺失，不完整的情況。由于檔案管理者不認真專研業務，在工作中不重視宣傳檔案法規，不能積極提出改善檔案工作基礎設施建設的建議和要求，逐漸形成了檔案管理就是保管檔案的狹隘認識。再者醫院沒有建立起有效的檔案監督管理機制，這就造成了部分重要的檔案資料得不到足夠的重視，有的沒有及時收集，有的由個人保管甚至隨工作的調動而帶走或丟棄，造成重要檔案嚴重殘缺甚至丟失。

二、如何加強人事檔案管理

（一）加強領導對檔案工作的重視，建立完善的管理體制

加強醫院領導對檔案工作的重視，是搞好醫院人事檔案工作的關鍵。醫院人事檔案工作是一項長期、細致的工作，特別是在信息化如此發達的今天，建立醫院人事檔案管理信息系統更需要領導的重視和支持，如基礎設施建設、人員的配備、所需經費等，都需要得到領導的批準，只有這樣才能使檔案工作與時俱進。所以，醫院領導應把人事檔案管理納入領導議事日程，進一步完善檔案管理體制。

（二）提高全院職工的歸檔意識，創造良好管理環境

人事檔案管理部門要組織全院職工學習《檔案法》，宣傳人事檔案的重要性，使檔案有用的觀念深入人心，從而使職工自覺參加人事檔案管理，重視檔案材料書寫、紙張要求、歸檔范圍的標準和規章制度，給收集和利用檔案工作創造良好的環境。

（三）提高醫院人事檔案工作者的素質，做好信息利用工作

醫院人事檔案管理人員是檔案管理的主體。提高醫院人事檔案工作者的素質是搞好檔案工作的保證。檔案是醫院的寶貴財富，受到國家法律的保護，不允許受到任何侵害和摧毀。醫院人事檔案工作人員在管理檔案過程中首先要認真學習并執行《檔案法》的規定，保證檔案的真實、準確、完整；其次要維護檔案安全，保護檔案完好無損，認真鑒別，防止涂改、偽造檔案入檔。

作為檔案工作者更需要努力提高文化水平和業務能力。人事檔案管理人員，需具備較強的專業理論知識、較廣的醫學知識以及一定的公文知識和寫作技能。另外，檔案工作者不僅要熟悉案卷的整理流程，還要掌握一定的檔案管理和保護技術。因為每一卷檔案的收集、分類、裝訂、編目、管理，都有非常嚴格的要求。隨著檔案信息化的發展，出現了電子檔案、新型檔案載體等新形式，這就要求醫院人事檔案管理人員除了具有好的理論基礎、嫻熟的專業技能，還應具備一定的計算機能力。這就需要通過自行鉆研、參加再教育和業務培訓等學習方式，不斷提高業務能力，以適應檔案工作的發展。醫院人事檔案管理人員還應增強檔案信息資源的開發利用工作，主動地為醫院的建設和發展服務。

三、醫院人事檔案管理的創新

通過以上的總結，我們發現醫院管理工作產生了許多問題，其原因是多方面的，主要包括管理機制、管理方法不健全，制度落實不到位，管理不嚴格，管理人員思想認識不到位和沒有建立現代化服務理念等，所以人事檔案管理工作需要醫院各方多方面的努力，具體包括以下幾點

（一）施行全面動態管理

醫院人事檔案應實行全面動態管理，應該著重關注檔案新內容，涉及一個人每一個階段的真實面貌，不僅要可以體現個人特色，比如醫德醫風，又可以反映醫療技術水平，例如技術特長或者科研成果。醫院人事檔案管理工作要能及時補充體現個人特色和時代發展的新內容，可以是誠信材料，包括為人信用度，病人滿意度等，也可以是德、能、勤、績的考核材料，其中“德”代表政治思想認識水平和職業道德，“能”就是員工專業技術水平，“勤”主要是工作態度是否積極和有沒有遵守勞動紀律，“績體現在門診量、疾病治愈率、論文發表篇數、科研成果、學術地位、獎勵等。同時，還應該及時增加體現醫療技術水平的工作項目，包括醫療技術水平在國內外的地位和影響力，同發達地區醫療技術存在的差距，新技術的開展和使用情況，疑難雜癥的治療和研究等；還應該將涉及本人的學歷材料、專業技術職稱材料、黨團材料、工資情況等及時歸檔，實現真正意義上的全面動態管理，即通過查閱檔案，能夠準確反映當事人所有的信息，并能查到當事人某一階段的真實情況。

（二）提高人事檔案管理人員的素質

在醫院人事檔案管理人員中存在著年齡老化的現象，而且檔案管理人員多從臨床科室中產生，專業不對口的現象很常見，另外醫院人事檔案管理條件落后，工作環境不盡人意，使一些人員不愿意從事檔案管理工作，所以，有必要加強對醫院人事檔案管理人員的隊伍建設。

首先加強思想素質。人事檔案工作人員需要具備高度的政治責任感和堅定的事業心，以全心全意為人民服務為出發點，盡職盡責做好本職工作，同時，還應該樹立“甘為人梯，默默奉獻”的精神。

其次，提高文化素質。醫院人事檔案工作人員的文化素質，在實際工作中起著非常大的影響，提高人事檔案管理水平必須從文化基礎抓起，具備較深的專業理論知識和較廣的醫學知識，同時還應該具備一定的公文知識和寫作技能。

最后，提高業務素質。掌握精深的專業知識，是提高工作質量與服務質量的保證。醫院人事檔案工作人員必須具有一定的理論基礎，還應該有一定的嫻熟的專業技能。

（三）健全人事檔案管理制度

健全檔案管理制度，實施科學規范的檔案管理。檔案管理工作是人事管理工作中的一個重要環節，需要制定健全的制度來規范工作的有效進行。管理人員在日常中不僅要遵守醫院的規章制度，還要結合人事管理工作中的具體情況，將本部門的工作制度進行精細化的管理，比如完善檢查核對制度、材料鑒別歸檔制度、保管保密制度等。在了解人員的具體特點的基礎上，為醫院實行人才的開發和調遣，提供真實可靠的資料。

（四）提高信息化水平

人事檔案管理信息化的建設是一項長期的任務，隨著各項人事制度改革的推進和辦公自動化水平的不斷提高，科學決策、人才預測、宏觀調控、微觀管理等工作將更多地依靠人事檔案管理信息系統來完成。所以建立計算機網絡，實現人事檔案管理現代化勢在必行，比如，我們可以在計算機局域網絡技術的幫助下，通過人員信息，學科梯隊建設情況等，綜合運用科學管理方式，為領導提供一整套有理有據，操作性強的發展規劃資料。

四、結束語

總而言之，人事檔案作為領導重要的決策依據和醫院未來發展的信息提供者，其管理工作直接影響著醫院人才隊伍的建設和醫院的未來規劃，所以，我們管理人員應在提高自身管理素質的基礎上，通過與信息化的有效結合，從而提高檔案的利用率。