新時期干部人事檔案專項審核工作中存在的問題及其對策

■鐘啟超

新時期干部人事檔案專項審核工作中存在的問題及其對策

■鐘啟超

干部人事檔案是組織人事工作的重要基礎和價值所在。當前，云南省各級組織人事部門正在全面開展干部人事檔案的專項審核工作，針對“三齡二歷一身份”信息不準確、整理不規范等突出問題，加大了干部人事檔案的審核力度，對存在的問題進行全面整改，堅決查處檔案造假的問題，有力地確保了干部人事檔案管理工作的嚴肅性。本文通過分析和總結專項審核中過程中出現的問題及其產生的原因，提出自己的見解和看法，以便更好的管理干部人事檔案。

一、干部人事檔案專項審核工作中存在的問題

在干部人事檔案中，“三齡”是指出生年月、參加工作時間和入黨時間；“二歷”是指學歷學位和工作經歷；“一身份”是指干部身份。“三齡二歷一身份”是干部人事檔案管理的核心內容，也是干部選拔的重要依據。

（一）對“三齡”的認定問題

1.對“出生日期”的認定問題

對出生日期的認定，主要是依據《中組部、人事部、公安部關于認真做好干部出生日期管理的通知》等相關文件精神，堅持“公平公正”、“最先最早”、“全面取證”和“嚴格組織認定程序”的原則。通常，在干部人事檔案審核過程中，出現最多是出生時間記載不一致和涂改的問題，究其原因主要有：一是對農歷、陰歷日期沒有區分，也沒有進行備注的；二是入學、參軍或招工時修改了出生日期；三是在填寫出生日期時，由于粗心大意導致填錯后進行涂改的。

附表學歷學位應具備的檔案材料對照表

2.對“參加工作時間”的認定問題

主要是參加工作時間記載不一致的問題。一是知識青年上山下鄉等，這類情況檔案中沒有規范的審批材料，通常在檔案中只有公社或大隊開具的證明材料，有的只是在檔案材料中體現了相關工作經歷；二是企業管理不規范，勞動合同書簽訂時間和錄用時間不一致；三是應屆畢業生的畢業時間和參加工作時間出現七月和八月銜接不一致。上述三種情況，就造成了檔案材料記載的參加工作時間與本人填寫的參加工作時間不一致的問題。

3.對“入黨時間”的認定問題

在審核過程中發現有少數入黨時間記載不一致的問題，主要原因是在區分黨的不同歷史時期，黨員入黨時間的計算方法各有不同理解有誤。

（二）對“二歷”的認定問題

1.關于學歷材料的收集

干部學歷的認定要以教育部規定的相關學歷、學位管理政策為主。其中，包括全日制教育與在職教育兩種。按照國家教育部門關于學歷學位的有關規定，屬于普通全日制教育的，按全日制教育認定。在職教育包括函授、自考、成人高考、黨校研究生學歷等。干部學歷的認定材料要齊全，入學的手續、畢業的情況等學籍材料都需要審查，對有疑問的學歷需要到教育部門進行學歷認定和到原畢業學校開具學歷證明。

2.對“學歷”認定的問題

一是本科學歷的認定。在審核中發現多數本科院校沒有《授予學士學位決定》，這需要到學校進行核實，沒有的要注明原因，但學籍材料中必須要有學習成績表和畢業生登記表，在報考碩士（研究生）須有《學習成績表》；二是碩士（研究生）學歷的認定。有部分院校沒有單獨的《授予碩士學位決定》，一般在碩士學位申請中有授予學位決定，在學籍材料中必須要有學習成績表和畢業生登記表，在報考博士研究生須有《學習成績表》；三是博士研究生學歷的認定。授予博士學位的決定一般都需要有，在博士研究生學籍材料中必須要有兩位專家的《推薦書》和《博士研究生畢業登記表》。學籍材料中重點是《學習成績表》、《畢業生登記表》這兩樣材料，都必須齊備。此外，學籍材料缺失的，需要到教育部門出具學歷證明，到畢業學校查找或由院系出具學歷證明。對于不符合報考條件但已取得學歷學位和研究生課程進修班文憑的，要重點進行審核，及時予以糾正。

（三）審核清理中存在的問題

1.個人信息不準確的問題

在干部人事檔案審核清理過程中，對個人信息的審核是其中重要的組成部分。在實際的工作中，有些干部不重視信息的填寫，檔案材料中往往會出現多個出生年月的信息。例如，在填寫過程中有時填寫公歷日期，有時填寫農歷日期，因而，出現出生日期不一致的情況。在填寫出生日期時，常常出現因字跡太過潦草而辨別不清年月日的問題，填寫信息很隨意，填錯了進行涂改的情況較為突出。此外，在實際工作中，常常會遇到檔案年齡與本身年齡不符的情況，究其原因主要是由于個人利益，如入學、入伍、招聘有年齡限制，而個人未達到年齡要求時，很多人都會修改出生日期，將年齡虛報填大以滿足入學、招工等要求。還有的遇到退休、升職的年齡限制時，又會出現將年齡虛報填小的情況。

2.管理的問題

由于對檔案管理的重視程度不夠，在檔案管理工作中常常會出現一些管理漏洞。例如，沒有養成檔案材料收集的習慣，形成檔案材料的部門不能定期移交檔案材料，等等，這些都造成材料缺失和信息不符等問題。

3.材料不齊全的問題

有些干部在參加工作時，原始的檔案材料本身就不齊全，尤其是知青上山下鄉證明缺失的較多。此外，還有一些臨時工轉正檔案不齊全，調動材料不完善等多方面原因造成的問題。

4.進檔材料審核把關不嚴的問題

干部個人對檔案不重視，經常會出現各種填寫錯誤的問題，這往往是干部人事檔案管理部門沒有意識到檔案管理的重要性，對干部檔案材料的審核把關不嚴，導致檔案管理中材料出現單位印章不規范和材料制作不符合要求以及材料中出現空白等問題。這就要求在進檔過程中要嚴格按照《干部人事檔案鑒別歸檔制度》進行認真鑒別，切實把好“進檔關”，從而提高檔案管理的效率。

5.檔案管理人員自身的問題

部分檔案管理人員缺乏對專業知識的學習，參加檔案管理培訓的機會較少，大多都按部就班地從事檔案工作，就致使這些檔案管理人員的觀念落后，不會運用先進的思想理念、現代的技術手段、科學的管理方式開展工作，造成工作效率低下等問題。

二、做好干部人事檔案專項審核工作的對策建議

（一）對“三齡二歷一身份”認定的對策

1.對“出生日期”認定的方法

對“出生日期”的認定，應依據干部的出生日期以檔案中記載“最先最早”的材料為準。對于個別干部的出生日期，檔案記載與戶籍登記不一致的，應當以干部檔案和戶籍檔案中最先記載的出生日期作為依據。關于農歷公歷換算問題，干部人事檔案中最早材料記載的干部出生日期且注明了農歷(陰歷、古歷或舊歷)等字樣的，可以按照換算后的公歷(陽歷)時間進行認定，如沒有注明的則不能進行換算，應以最早材料記載的出生時間認定。對于最早形成的材料有涂改的，要認真甄別，區分開筆誤和故意涂改的情況，并按照“全面取證”的原則，調閱原始戶籍檔案進行核實。當難以認定時，應到公安機關的物證鑒定部門進行技術鑒定，這需要有豐富的審核經驗，通過采取對檔案前后比對、相互印證、邏輯順序推理等手段進行鑒定。對干部入學、入團、入伍、招工等不夠年齡而將早期材料記載的年齡虛報填大的，或者干部因入伍、招工等超過年齡而將早期材料記載的年齡虛報填小的，都需要審核人員根據邏輯推算其是否合理后加以判斷，防止“繼續得利”和“重復得利”。總的來說，審核出生年月的重點在于看干部檔案中記載的有沒有“重復得利”和“繼續得利”的問題，如果出現這樣的問題應堅決予以糾正。

2.對“參加工作時間”認定的方法

認定參加工作時間的難點在于差缺早期參加工作的相關材料，參加工作手續不全等情況，這主要查看檔案中記載的招生（入伍、招工）政審材料及登記表、知青上山下鄉證明、錄（聘）用審批表、應征入伍登記表、畢業生轉正定級審批表等進行審查認定。一是對于特殊時期，由于年代久遠的，下鄉知識青年沒有相關證明材料的，可以查看當知青時的相關材料，是否記載下鄉的經歷以及公社的鑒定及印章，可以根據實際情況，本著“尊重歷史、實事求是”的原則進行認定。二是勞動合同書簽訂的時間和錄用時間不一致的，一般按單位錄用時間為準，確實拿捏不準的需要到原單位開具參加工作相關證明材料。三是在應屆畢業生畢業時間和參加工作時間出現七月和八月銜接不一致的，類似這樣的問題有很多，根據審核的經驗，一般在《就業通知書》中記載七月幾號至八月幾號報到的，可根據最新《干部任免審批表》中參加工作的時間進行統一。

3.對“入黨時間”認定的方法

從1982年9月6日至今，入黨時間按照為黨員大會接收預備黨員之日（須經上級黨委批準）進行認定，入黨時間不一致的需要更正過來。

4.對“工作經歷”認定的方法

干部的工作經歷要根據檔案中的工作證明材料進行認定，包括《干部履歷表》、《干部任免審批表》等。特別對于工作單位有變動的干部，從2008年3月以后需要有《公務員調任審批（審案）表》和《干部零星調動審批表》，并按照檔案對每一段工作經歷逐一進行核實，對檔案中形成的材料要前后比對、相互印證，缺失工作經歷的需要原單位提供補充材料。對不符合政策規定的，要嚴格審核，堅決不予承認。

5.對“一身份”認定的方法

對“一身份”的認定，主要看是否符合當時的干部政策和任用程序，對提干、錄用的資格、材料、程序是否真實進行認定。尤其對提干、部隊轉干的要認真審核。工人轉干的，需要有組織人事部門出具提干相關審核材料，一般為《錄用干部審批表》。戰士轉干的，在檔案中需要有《提升職務報告審批表》，并要有單位的考察材料和培訓情況以及師級以上政治部門審批意見。對于不同時期提干的，要根據各個單位的實際情況而定，在認定審核的時候要嚴謹、細致。

（二）對做好干部人事檔案專項審核工作的建議

在干部人事檔案審核與清理工作中，主要還是圍繞“三齡二歷一身份”進行認定。一是要改進檔案管理的工作方法，全面審核檔案材料的真實性。當前，新時期新形勢下，做好檔案管理工作極為重要，各級檔案管理部門要在思想上高度重視檔案專項審核工作，切實提高檔案管理工作的效率，真正把檔案管理工作落到實處。二是檔案管理人員在日常工作中，要加強檔案管理的知識學習和業務鉆研，要克服檔案管理工作中遇到的各種難題，要細心、用心做好每一項審核工作。三是要加強檔案管理工作的研究，學習借鑒其他單位的好經驗和好做法，做到積極主動地和分管領導進行溝通，并根據本單位的實際情況，提出推進干部人事檔案管理工作的合理化意見建議。四是要制定檔案管理的規章制度，規范干部人事檔案管理的程序流程，建立健全《干部人事檔案管理八項制度》，嚴格規范檔案的借閱、復印、查看等工作流程操作，使干部人事檔案管理工作的每一個環節都做到管理有序、有章可循。

總之，干部人事檔案對于組織人事部門和干部本人而言，具有非常重要的作用。做好干部人事檔案專項審核工作，可以最大限度地發揮干部人事檔案的作用，使檔案能夠更好地為干部考察、選拔和任用服務，也對干部人事檔案管理起到積極的促進作用，并極大地提高檔案管理水平和檔案信息質量。因此，各級組織人事部門一定要不斷完善干部人事檔案的審核制度，不斷加大審核力度，將審核工作做細、做實，從而不斷提升檔案審核質量，促進干部人事檔案管理的健康有序發展。特別在檔案審核工作中要嚴格按照中組部規定的“凡進必審”、“凡提必審”和“凡轉必審”的原則，嚴格把好入口關，加強對干部人事檔案的審核力度，確保檔案信息客觀、真實、全面。

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[2]王璇.‘三齡二歷一身份’認定過程中的重點及難點探討[J].中小企業管理與科技.2015，6

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[4]馬妙儀.干部人事檔案專項審核和專項清理工作中的問題及其對策探究[J].廣東省科技. 2016，8

作者單位：中共云南省委黨校