政府機關檔案管理存在的問題與對策探析

劉濤

摘要：在現代化社會發展中，汲取以往的經驗和教訓，檔案資料管理尤為重要。尤為是政府機關的檔案管理工作，能夠為社會主義發展提供更多財富，促進和諧社會的穩步構建。所以，在本文中，對政府機關的檔案管理問題與對策進行了深層次的分析與研究。

關鍵詞：政府機關；檔案管理；問題；對策

政府機關的檔案是各個部門從建設初期到如今發展的整個過程，都會相對應的形成一個檔案。所以，對政府機關的檔案進行優化管理，不僅能將政府部門的職能充分發揮出來，還能促進社會管理、科學管理的穩步性，保證和諧社會的形成。

一、政府機關檔案管理存在的問題

目前，在我國檔案管理工作中，由于各個單位之間分工不夠明確、其工作水平不足，導致在檔案管理工作中增加其難度，在該情況下，不僅會影響到政府機關的規范性管理，還制約了政府部門發揮的管理職能。

其一，對檔案文件管理的不夠集中，導致材料處理工作不夠規范。因為政府機關的檔案管理工作比較復雜，需要各個工作人員之間的相互分工、相互配合，但面對這種復雜性，導致在管理工作中經常出現遺漏、資料不完整等現象。

其二，對檔案信息收集的不夠完整，無法準確分類。每個政府機關在工作中，都需要建立屬于自己的長效機制，但是，常常會增加一些臨時、短期任務，這些任務種類多，豐富多樣，導致一些工作人員只重視主件，無法完成附件管理工作，從而影響了信息的完整性[1]。

其三，使用的電子政務系統比較落后，不符合當代社會的發展需要。在政府機關中使用的大量文件都是利用計算機打印完成的，根據工作需要以及工作任務的實施，將其轉換為紙質文件。但面對這種落后現象，與國際化相比還存在較大差距，不僅會造成工作成本增加現象，還會影響政府機關工作效率的提升。

其四，檔案管理人員與工作人員的自身素質不高，自身的專業性、分析問題的能力都不高。我國政府機關檔案管理團隊在整體上不夠穩定，缺乏積極思想意識和創新意識。雖然在一定程度上能夠使檔案工作人員符合數字化工作需要，但由于他們缺乏專業性和較強能力，無法熟練使用計算機技術，導致文件管理方法和實際使用的方式存在較大差距，無法實現一致性，從而影響了政府機關檔案管理工作的積極發展，制約我國社會的和諧發展[2]。

二、政府機關檔案管理問題的解決對策

在和諧社會發展理念提出下，我國政府機關的檔案管理工作作用充分發揮，對和諧社會的積極發展提高意見。在現代社會發展下，需要結合和諧社會發展下的具體要求，促進管理工作的優化實施，保證檔案管理工作發揮的服務職能，為和諧社會的積極發展提供動力。在這種執行下，需要各個單位的管理人員、工作人員從幾方面，實現系統化發展需要。

（一）加強調查與監督

對政府機關的檔案管理工作進行調查與分析，針對其存在的問題，需要對其優化、改正。同時，還需要根據政府機關的實際發展情況，促進管理方法的嚴格性與完善性，保證能夠對檔案文件進行合理記錄、有效整理與分析等，促進其檔案分析工作更合理，為檔案信息的安全保存、規范管理提供較大方便。在政府各個部門的相互執行下，不僅能將各個規范與標準充分落實，還能促進工作效率的穩定提升[3]。

（二）實現材料的分類整理

在對政府機關的檔案信息進行分類處理期間，需要根據機關的實施工作需求以及實際的工作情況，對全部的檔案進行科學分類、有效整理，保證能夠減少政府機關內部管理難度，減少其存在的各個問題。在各個部門相互聯合下，工作人員還需要注意到檔案的結合問題，嚴格解決檔案文件存在的重復性與混亂性。政府機關內部管理工作比較復雜，各個部門需要對工作任務、工作檔案等進行處理，在這種執行條件下，不僅能減少檔案信息出現遺漏、丟失等現象，還能維持檔案信息使用的全面性與可靠性。

（三）促進檔案管理體制的創新

促進檔案管理體系的創新性，保證能夠將電子政務充分滲透到檔案日常管理工作中。在工作執行期間，工作人員需要對電子檔案文件的形成、歸檔以及開發等各個工作進行全面管理，促進政府機關的自動化發展，為信息的實時性發展提供較大保障，促進政府工作的高效運行和穩定發展。不僅如此，還需要利用電子政務建設，實現業務擴展，保證各個單位之間在服務與管理工作中，都能為社會、為人們發展提供更好服務，保證政府機關的檔案工作滿足現代社會的發展需要[4]。

（四）加強思想黨風建設

政府機關在各個工作執行工作中，需要加強思想黨風建設，促進檔案管理人員的責任感都能得以提高，保證其工作精神和事業心的充分形成，這樣不僅能實現各個部門之間的相互合作，還能為人民提供更好的服務工作。在對工作人員進行教育培訓工作期間，需要為檔案管理工作中心提供輔導，使各個部門人員都能認識到檔案工作管理的重要性。還需要對工作人員的能力進行培養，提高他們的信息收集效率，減少檔案文件的處理期間，促進教育工作與宣傳工作的完好實施，這樣才能在總體上提高工作人員的自身素質。

三、總結

政府機關能為現代化社會發展提供引導作用，檔案管理工作發揮著全部的職能和作用，促進其和諧社會的穩定發展。所以，在檔案管理工作中，一定要充分落實科學發展觀的重要思想，將政府的管理工作與檔案工作充分結合起來，促進其服務工作的積極完善，保證促進信息資源的豐富利用。

參考文獻：

[1] 趙闖.政府機關檔案管理存在的問題與對策[J].華章，2012（8）：300.

[2] 于炳仁.新形勢下檔案管理工作存在的問題和對策[J].辦公室業務，2015（19）：56.

[3] 彭志雄.對當前政府機關檔案管理存在的問題與對策探析[J].辦公室業務，2013（21）：91-92.

[4] 康國偉，蓋建波.關于政府檔案管理工作中相關問題的思考[J].辦公室業務，2016（2）：94.