臨床科室專職秘書在大型三甲醫院外科管理中的研究

鄧馨悅　祁曉珺

摘 要 大型三甲醫院外科臨床工作存在工作強度大、時間長等特點，繁忙的臨床工作讓臨床醫護無暇顧及各類訊息。而專職秘書的配備，正解決了這一問題。它既能大大提高外科臨床工作的質量，又能減輕臨床管理者的行政事務壓力，更能增強外科醫師、護士的工作能動性。同時，也為科室與各行政、后勤等相關職能部門搭建起了溝通的橋梁。

關鍵詞 專職秘書 三甲醫院 外科

中圖分類號：R192.3 文獻標識碼：A

近年來，各大型三甲級綜合性醫院臨床科室均配置專職秘書。這是醫院管理理念發展的必然產物，也是人力資源優化組合、各盡其責、人盡其用的充分表現。華中科技大學同濟醫學院附屬同濟醫院始建于1900年，由德國醫師寶隆（Erich Paulun）在上海創辦同濟醫院時。經過一個多世紀的發展，在以裘法祖院士為代表的老一輩外科專家和全體外科同仁的共同努力下，華中科技大學同濟醫學院外科學系（下文簡稱外科）現在已經成為集醫療、教學、科研為一體的大型綜合性學科。其高強度的臨床工作，讓各臨床科室上傳下達的信息往往漏傳。故大部分臨床科室配備有專職秘書，大大減少了這一情況的發生，同樣也在外科的整體管理上起著至關重要的作用。

1專職秘書工作特點

我院外科下設12個專科，專業涵蓋：神經外科、骨科、泌尿外科、整形外科、肝外科等。各臨床科室專職秘書作為上下級傳達的樞紐，在一定程度上幫助科室主任、護士長、醫生、護士接收全院最新信息的接收和溝通。專職秘書工作具有如下特點：

1.1服務對象廣泛

臨床科室專職秘書的任務是協助科室負責人完成非專業性事務，他既是行政事物的協調者，又是科室運行的管理員、醫院管理層和科室管理層的通訊員。幫助科室管理者從繁瑣的行政事務上脫身出來；非科室管理者，信息接收面積小，可以通過專職秘書，傳達到更多的更高層面的資訊。

1.2職能廣泛

其工作范圍涵蓋醫療、教學、科研、行政，范圍廣泛。

（1）醫療方面：協助科室開展醫療工作，如病例的整理歸納、出院病人信息登記、定期反饋隨訪、接受病人咨詢；協助接受醫院各級管理部門監督，保證正常臨床醫療工作秩序。協助教授完成坐診、停診、增開門診等各項協調工作。

（2）教學方面：協助科室開展各教學工作。掌握熟悉教學計劃，提醒授課老師按時到崗。完善各類通知、課程變動、教學信息要及時下達和反饋。協助完成臨床醫學、護理學實習生、進修生、本科生、研究生的教學工作。

（3）科研方面：協助科室開展科研工作。了解科研管理規定、熟悉相關管理流程和辦法，幫助科室相關人員完成課題申報、標書擬定、項目跟進等任務。知曉課題經費領取、使用流程，并做好訊息傳達工作；協助科室相關負責人完成論文投稿、收集、反饋。

（4）行政方面：協助科室開展行政工作。協助科室主任、教授、護士長開辦各類學術會議，負責信息統計、人員調度、內容核查、對外宣傳；負責科室各在崗人員考勤、績效考核；協助科室，與醫院各行政職能部門進行工作協調；完成本科室管理者交辦的各項任務。

（5）其他：在醫院各類活動中，做好科室后勤保障工作。以及各項文件的收集整理、信息收發等。

2專職秘書的素質要求

專職秘書服務于臨床，必須具備有一定的職業素質，才能夠維護臨床工作有序開展。要想作一名優秀的專職秘書，必須具備如下素質：

2.1良好的職業道德素養

對于臨床科室專職秘書來說，良好的職業道德素養主要表現在，第一，要具備愛崗敬業、甘于奉獻的精神，文秘工作本身就是一項繁瑣復雜的工作，需要文秘人員具備高度的責任感和事業心，要踏實肯干，對待工作嚴謹細致，在工作過程中要敢于自省自勵，不斷提高自己。臨床科室的工作存在一定特殊性，專職秘書的服務對象不能及時接聽電話、不固定地點辦公，這需要有極強的責任心，讓每項重要信息確保通知到人。

2.2較強的業務能力

要完成好專職文秘的工作，不僅需要扎實的語言組織能力、文字書寫能力、溝通交際能力，還需要熟練掌握word、PPT、excel、視頻剪輯、圖片編輯等各種辦公軟件的使用。更要不斷提高個人文字記錄、抄寫和文稿起草的能力。除此之外，還要做好科室文書材料的立卷，文書檔案的收集、整理、微縮、鑒定、檢索、保護、利用和統計等環節的工作，為文檔利用打下良好基礎、創造便利條件。

2.3一定的行政管理能力

合理利用微信、QQ、郵箱等網絡平臺處理工作，發布訊息，收集資料。學會管理實務，分門別類，分清主次。協調好科室與外部門的各項關系，維護科室整體運行，持保證可持續發展。

3專職秘書在外科管理中的應用

我院外科有10個科室配備有專職秘書，專業涵蓋醫學影像、英語、護理、基礎醫學。2個科室無專職秘書，分別由護士長和青年醫師擔任兼職秘書。其工作能動性、工作質量、和自我認同感有極大的差別。

3.1工作能動性

專職秘書能夠清楚的認識到，自己的任務就是協助科室做好各項輔助工作。會主動發現問題，解決問題。及時查收郵件、QQ消息、微信通知，關注院內OA平臺上發布的各項通知。兼職秘書往往是被動接受任務，導致工作滯后、信息接收不完整等。

3.2工作質量

專職秘書對此項工作比較熟悉，與醫院各職能部門溝通密切，工作效率高。兼職秘書有自己的本職工作，鑒于所在科室未聘請專職秘書而被指命兼任。由于臨床工作的特殊性，同時兼任兩項工作，容易導致質量不高、工作馬虎、敷衍應付。不利于外科的整體管理。

3.3自我認同感

專職秘書全職做秘書工作，是主任的好幫手、護士長的好助手、醫生護士的好通訊員。大大增強其自我認同感，利于個人職業的發展。而兼職秘書工作繁忙，應接不暇。對于秘書這項工作覺得瑣碎，甚至煩躁，不愿意接到任務，更在擔任此項工作時不能產生較強的自我認同感。

4結論

專職秘書以服務科室為目的，在工作中進行著一種更專業、更人性化的知識性服務，隨著臨床科室的工作而活動，依照科室發展需求的變化而變化。專職秘書主要職責是協助科室進行相關管理工作。根據具體工作職能和作用，秘書要協助教學、科研、護理、行政等不同類別開展工作。臨床科室配備專職秘書，可以大大提高外科臨床工作質量，減輕臨床管理者的行政事務壓力，增強外科醫師、護士的工作能動性。也為臨床科室，與各行政、后勤等相關職能部門搭建起了溝通的橋梁。

（通訊作者：祁曉珺）

參考文獻

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