新時期關于加強學校教務檔案管理工作的實踐與思考

畢強梅

[摘要]學校檔案產生于學校形成、發展、變化的全過程，同時又貫穿于學校教育教學工作及其組織管理的各個方面，不僅記載著學校師生員工的方方面面，更是承載著一個學校的發展歷史，檔案工作顯示出其舉足輕重的作用。檔案管理工作對于深化和促進學校創新改革、提高辦學水平、優化教師隊伍水平都有著重要的參考價值，它集中呈現著學校的基本職能活動，真實記錄著教職員工的教學活動，可以說是從事教研活動、學校管理不可缺少的重要資料，是展示學校辦學水平的窗口。筆者根據多年從事檔案管理工作的實踐經驗，結合自身的工作體會，從檔案管理制度建設、管理人員素養、信息化建設等多方面進行全面深入的探討，對如何在新時期加強學校教務檔案管理工作提出了一些建議。

[關鍵詞]教務檔案 管理工作

[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1009-5349（2016）22-0102-02

學校檔案是學校黨政管理和教育教學管理活動有序進行的證明，一套完整的學校教務檔案包括了學校各項管理、教學、科研等活動的檔案資料，檔案管理工作人員通過規范的方法統一將檔案資料收集在檔案室，將其作為學校的重要信息資源。學校教務檔案作為學校教職員工長期在教學活動、學校管理等工作中總結的具有保存和收藏價值的材料，有著特殊的功能和價值。可以說，學校教務檔案管理是一項專業性、政策性、機密性都比較高的工作，無論是學校領導還是教職員工都要加強認識，充分意識到教務檔案管理工作的重要性。

學校教務檔案是衡量學校綜合教研管理水平的重要材料，是學校各項管理工作的真實寫照，凝聚了學校教職員工的智慧，可以真實、客觀反映出學校的教學質量。作為新時期的檔案管理人員，要不斷加強檔案管理的能力，及時解決在教務檔案管理中遇到的各種問題。本文就新時期如何加強學校教務檔案管理工作提出自己的幾點認識，以供借鑒。

一、學校檔案管理的作用和意義簡述

近年來，隨著教育改革的不斷深入，我國的教育教育事業迎來了快速的發展，與此同時，對教育系統提出了更高的標準和要求。一方面，新的發展時期，學校更加重視硬件建設、師資力量、學生綜合素質等客觀因素；另一方面，學校更加重視校園文化建設。

這種情況下，學校教務檔案是歷史的一面鏡子，記錄著學校的歷史和現在，更是承載著學校未來的發展，是學校建設發展過程中的依據和證明，作為學校寶貴的資料，有著科學文化的歷史屬性。學校檔案的特點決定了其功能呈現出面向教育教學中心工作，服務全體師生的特征。跟學校圖書資料相比，學校檔案具有更大的利用價值。學校的教務檔案作為教學實踐中形成的重要內容，反映了學校教育管理、工作方式、組織機構及校園文化等等方面的內容。隨著學校教育教學活動的發展，學校檔案作為第一手資料，綜合說明了學校的全部活動和精神面貌，是一所學校教學成果的縮影。或者說，一所學校的優良學風的形成，學校檔案起到了重要的意義，是全校師生智慧的結晶。

總之，學校教務檔案管理工作和學校文化建設之間存在密不可分的關系，學校應把檔案室建成學校文化建設的基礎，使學校成為社會主義文化建設的基地。

二、新時期關于加強學校教務檔案管理工作的措施及建議

（一）健全檔案管理制度，形成規范管理的體系

一套完善的檔案管理工作制度是做好檔案管理工作的重要前提。新時期的檔案管理是建立在信息技術、良好分工基礎之上的。學校教務檔案管理工作作為一個復雜的管理系統，單單依靠技術是不行的，需要制訂和貫徹各項標準來實現科學規范的管理，形成一個有機、統一的整體，以保障檔案管理各項工作有條不紊地進行。

因此，在我校檔案管理工作中，我們會制定相關檔案管理的各項制度。檔案管理制度會使學校的檔案管理工作做到有章可循，能夠有效地保障檔案管理工作質量，有效促進檔案管理工作順利開展。如在檔案管理中，我們要嚴格做到歸檔要有標準和范圍，各個部門都要積極參與和配合，將相關有價值的資料能夠及時收集，做到檔案資料的準確性的完整性，在檔案管理過程中涉及到的人員做到獎罰分明，能夠充分體現教務檔案管理制度的權威性，從細節上來把控檔案的各項工作目標。

（二）強化了檔案管理職能職責

忠于職守、熱愛管理檔案工作、創新鉆研是作為一名學校檔案管理人員應該具備的職能和責任。一方面，在日常檔案管理工作中，要按時、有效地做好學校各項材料的整理、收集和統計工作，以高度責任感來維護學校檔案資料的完整性，做好檔案材料的保護和防護工作。另一方面，在匯編檔案材料時，要嚴格遵守保密制度，確保檔案機密資料不泄露，未經分管領導批準的文件，必須經領導批準，才可以公開查閱。各種不同載體的材料必須有原則地進行歸檔，保證資料質量，裝訂美觀，確保檔案的整潔性和耐久性。

（三）提高和加強檔案管理意識

教務檔案管理工作是學校教學水平好壞的重要前提和條件，受到學校領導的高度重視。

調查發現，一些學校檔案管理工作存在很多漏洞和問題，當需要查找某些檔案資料時，往往一頭霧水。剖其原因，一是學校管理層對檔案管理工作沒有足夠的認識，片面地認為學校做好科研和育人兩項工作就可以，從而忽視了教務檔案管理工作，不能夠從檔案管理工作中總結有效的教育經驗。鑒于此，我校在檔案管理工作過程中，將教務檔案管理工作列入議事日程，建立健全組織管理機構，并不斷加強檔案管理工作的宣傳力度，提高學校全員做好檔案管理工作的意識。首先，加強《檔案法》的宣傳力度，通過舉辦檔案相關的知識競賽、講座等來提高全體教職員工的檔案管理工作的意識，形成人人重視檔案管理工作的良好氛圍，并且能夠自覺維護教務檔案管理工作的開展。

（四）提高檔案管理工作人員的工作素養

檔案管理工作很大程度上，取決于檔案管理人員的工作能力和素養。作為新時期的檔案管理工作人員更要跟上時代發展的步伐，能夠及時掌握檔案管理知識與技能，提高自身工作能力，開拓檔案管理工作的創新意識。

在日常的工作中，我們不斷加強檔案工作人員的自身素質與工作能力，通過組織一些自學、培訓等活動，使檔案工作人員能夠熟悉和了解檔案管理工作環節和要求，從而有效提高檔案管理質量，掌握科學有效的檔案管理方法，從而提高檔案管理的有效價值。同時，我們不斷探索新的檔案管理新模式，以更科學的工作方法為檔案管理工作服務，從而為提高學校整體教學水平提供更好的資源。

作為檔案管理工作人員應該意識到，檔案整理的目的在于有效利用檔案資料，是為了更好地為教育和教學服務，不合理的收集和整理，將會把一些有用的教務資源變成“死檔案”，失去其應有的價值。為此，檔案管理人員在檔案收集過程中要加強檔案的開發利用，體現檔案工作的實效性和價值性。檔案工作人員一方面要做好檔案的收集、整理、保管、鑒定等方面的工作，另一方面做好編研、檢索、編目等工作，此外加強檔案保管的工作，隨時為利用者提供有價值的檔案資料。

（五）與時俱進，運用信息化管理方法

隨著信息時代的到來，給我們學校檔案管理工作提出了新的要求。因此，在學校檔案管理工作中，我們要恰當地運用科技手段創新工作方法，從而有效提高學校檔案管理工作的水平和效率，以實現學校教務檔案的信息化管理。檔案管理信息化指的是利用計算機軟件系統，將學校教學資源與社會資源信息實現有效的整合，建立一個科研一體、開放豐富的信息資源平臺，將文字、圖片、錄音、影像資料能夠統一收集和存儲，實現數字化管理。信息化檔案管理模式一方面可以更方便、快捷地實現交流，大大促進學校的科學有效管理，提高學校的教學水平、管理水平，還能使各部門在交流的同時，提高學校整體教研水平，不僅大大降低檔案管理成本，還可以加快信息的資源共享，使部分檔案資料成為師生員工可以共享的知識財富，從而營造一個智能化的教學環境。

除此之外，在不斷加強檔案信息化管理的同時，也要注意原始檔案的保存，注重防火、防塵、防蟲、為檔案室增加必要的配備，以便于教務檔案工作順利地開展。

（六）優化檔案管理的服務水平

檔案管理工作具有服務性、管理性、保密性等特點，負責檔案管理的工作人員要始終貫徹落實科學發展觀，認真做好基礎工作，把握好源頭，推動檔案管理服務水平邁上新的臺階。另一方面要狠抓細節，要在收集、整理、保存等各個環節做到細致認真，建立完善的檔案調用和保存的工作機制，進一步提升檔案資料“查、借、用、閱”的工作效率，促進檔案工作向規范化、制度化、標準化的發展，以實現更好更便捷地為學校持續健康發展提供優質的服務。

此外，作為學校檔案管理人員要具備愛崗敬業的態度和決心，明確檔案接待工作的主要任務和根本目的。在日常工作接待中，注意文明用語，要耐心細致地解答前來查找資料師生的提問，高度重視檔案管理中的服務接待工作細節，充分發揮檔案管理工作的職能和價值，提供專業的檔案管理服務，在溝通過程中，使師生感受到便捷和溫暖。

三、結論

實踐證明，學校檔案管理工作對于推動教育改革、提高教育質量、規范管理、開展教學研究、展示學校的風采，展現文化和歷程具有重大的推動作用，提高檔案工作服務能力建設既是貫徹落實黨的十八大和十八屆三中全會精神的重要內容，又是推動我國檔案事業健康發展的重要動力。

在新的歷史發展時期，學校的教務檔案管理工作應當與時俱進，積極地適應信息化時代的發展需要，強化專業服務水平，貫徹落實科學發展觀，完善服務功能，端正服務的態度，提供優質高效的服務，為學校教務檔案管理工作提供優質服務，自覺、主動地提高檔案服務工作意識和能力，以認真負責的精神整理和收集各種資料，嚴格規范整理方法，提高檔案利用率，轉變觀念，牢牢緊緊抓住創新，在工作中激發活力，更好地為學校實現更好更快發展做出應有的貢獻。

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責任編輯：張麗