辦公室主任工作藝術(shù)淺議

李玉梅

摘 要 文章從辦公室主任的個(gè)人素質(zhì)，以及其工作藝術(shù)性兩個(gè)方面展開分析，切實(shí)對(duì)辦公室主任這一崗位在實(shí)際工作中的價(jià)值，以及其實(shí)際技能需求做出了討論。

關(guān)鍵詞 辦公室 主任 工作 藝術(shù)

在企業(yè)環(huán)境中，辦公室占據(jù)著核心節(jié)點(diǎn)的位置，并且發(fā)揮著協(xié)調(diào)多個(gè)部門共同工作、信息傳達(dá)與溝通的重要作用。這種價(jià)值，決定了辦公室在企業(yè)環(huán)境中的工作特征，即極強(qiáng)的綜合性，并且在管理和技術(shù)等不同領(lǐng)域較深的參與性。在這樣環(huán)境之下工作的辦公室主任職位，作為辦公室工作的帶頭人，必須要具備良好的自身素質(zhì)，以及卓越的工作能力，才能帶領(lǐng)辦公室工作人員，支撐起整個(gè)辦公室業(yè)務(wù)，確保組織的有序工作與發(fā)展。

一、辦公室主任自身素質(zhì)建設(shè)

辦公室主任作為辦公室的領(lǐng)導(dǎo)者，必須從自身素質(zhì)出發(fā)加強(qiáng)建設(shè)，只有強(qiáng)大的基本素質(zhì)作為根基，才能支撐起辦公室主任的崗位職責(zé)。

具體而言，需要關(guān)注的幾個(gè)方面素質(zhì)，包括政治思想素質(zhì)、專業(yè)知識(shí)素質(zhì)以及心理素質(zhì)三個(gè)主要方面，對(duì)于政治思想素質(zhì)而言，主要指辦公室主任作為領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)當(dāng)具有的政治立場(chǎng)、政治觀點(diǎn)，以及領(lǐng)導(dǎo)在工作和生活過程中形成的思想素養(yǎng)，和對(duì)于未來發(fā)展方向的洞悉和把握等。政治思想素質(zhì)是保證辦公室工作，乃至于整個(gè)組織工作與發(fā)展有序展開的必要基礎(chǔ)，是形成主任崗位領(lǐng)導(dǎo)力，推動(dòng)辦公室部門凝聚力的必要依據(jù)。只有切實(shí)以科學(xué)發(fā)展觀等先進(jìn)理論作為武裝的辦公室主任，才能把握發(fā)展的客觀規(guī)律，才能明確發(fā)展的方向，才能將組織的發(fā)展與部門的發(fā)展以及人的發(fā)展相統(tǒng)一，進(jìn)一步推動(dòng)辦公室業(yè)務(wù)的完善。

而對(duì)于專業(yè)知識(shí)素質(zhì)方面而言，主要是要求辦公室主任具有必要的專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備，能夠與組織內(nèi)部不同的專業(yè)部門人員保持有效溝通。這并非要求辦公室主任必須具備淵博的知識(shí)，而是要求其能夠保持良好的學(xué)習(xí)狀態(tài)，及時(shí)跟進(jìn)不同部門中先進(jìn)技術(shù)的發(fā)展以及引入。除此以外，在法律以及必要的信息技術(shù)領(lǐng)域也同樣需要有所了解。毋庸置疑，廣博的知識(shí)及合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)對(duì)提高辦公室主任的工作效率和水平具有非同尋常的意義。

最后，在心理素質(zhì)方面，必須承認(rèn)這是直接關(guān)系到領(lǐng)導(dǎo)者領(lǐng)導(dǎo)水平，影響到組織目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)的一個(gè)重要方面。完備的心理素質(zhì)能夠幫助辦公室主任在實(shí)際工作中樹立堅(jiān)定的信心以及頑強(qiáng)的毅力，并且對(duì)于形成果斷的決策風(fēng)格和樂觀的工作態(tài)度等方面都有不容忽視的積極價(jià)值。

二、辦公室主任工作藝術(shù)分析

在具備基本素質(zhì)的基礎(chǔ)之上，考慮到辦公室工作本身需要協(xié)調(diào)多個(gè)部門，保持與多個(gè)領(lǐng)域的專業(yè)人員接觸這一綜合特征，辦公室主任工作過程本身處理事務(wù)方面的藝術(shù)性，就成為不容忽視的重點(diǎn)問題。

實(shí)際工作中，首先應(yīng)當(dāng)注重公關(guān)工作藝術(shù)的形成。辦公室業(yè)務(wù)本身的協(xié)調(diào)價(jià)值，決定了溝通是其能否有效展開工作的重要基礎(chǔ)。公關(guān)，即公共關(guān)系，一般指一個(gè)社會(huì)組織用傳播手段使自己與相關(guān)公眾之間形成雙向交流，使雙方達(dá)到相互了解和相互適應(yīng)的管理活動(dòng)，這也是辦公室業(yè)務(wù)的首要職能之一。在這一方面，辦公室主任必須保持一種警惕的態(tài)度面對(duì)公關(guān)工作，確保實(shí)現(xiàn)公關(guān)工作自身價(jià)值，即實(shí)現(xiàn)溝通雙方的了解并且在此基礎(chǔ)之上實(shí)現(xiàn)協(xié)調(diào)和管理。實(shí)際工作中容易出現(xiàn)舍本逐末的狀況，即單純?yōu)榱藴贤ǘ鴾贤ǎ鵁o法通過溝通來有效獲取到能夠支持和優(yōu)化決策的相關(guān)信息。辦公室主任應(yīng)當(dāng)對(duì)于此類狀況有所警惕，并且對(duì)存在工作環(huán)境中的不足之處及時(shí)指正，實(shí)現(xiàn)整體工作的優(yōu)化。

其次，協(xié)調(diào)的藝術(shù)是另一個(gè)辦公室工作的特征所在。有效展開的協(xié)調(diào)，能夠幫助實(shí)現(xiàn)企業(yè)整體利益，并且對(duì)于堅(jiān)持基本原則、規(guī)范秩序等方面均存在積極價(jià)值。協(xié)調(diào)以有效溝通作為基礎(chǔ)，同時(shí)以服務(wù)組織的整體利益作為準(zhǔn)則，確保組織環(huán)境中的多個(gè)部門能夠在密切配合的情況下展開有效工作。協(xié)調(diào)應(yīng)當(dāng)首先展開深入的調(diào)查研究，而后把握時(shí)機(jī)，才能獲取良好效果。科學(xué)的協(xié)調(diào)應(yīng)當(dāng)在平等協(xié)商的基礎(chǔ)之上展開，虛心聽取各方意見，保持中立平等對(duì)待，客觀公正地解決問題。

最后，人際關(guān)系處理的藝術(shù)，尤其應(yīng)當(dāng)引起重視。人際關(guān)系是在社會(huì)生活和交往中所表現(xiàn)出來的人與人之間的關(guān)系及其心理影響。人際關(guān)系的好壞直接影響、制約著集體職能的發(fā)揮，個(gè)人才能的施展。所以，建立和發(fā)展良好的人際關(guān)系對(duì)搞好辦公室工作來說至關(guān)重要。在這一方面，應(yīng)當(dāng)關(guān)注的重點(diǎn)必須同時(shí)包括注重辦公室內(nèi)部團(tuán)結(jié)，以及組織環(huán)境內(nèi)，不同部門之間的團(tuán)結(jié)。想要實(shí)現(xiàn)這兩個(gè)層面的人際關(guān)系處理，必須在了解和尊重的基礎(chǔ)上，綜合不同人員特征，以及不同部門職責(zé)，來確定工作內(nèi)容。唯有如此才能事半功倍。

三、結(jié)論

辦公室業(yè)務(wù)對(duì)于組織的發(fā)展意義重大，而辦公室主任的崗位對(duì)于辦公室工作的有序展開同樣有著積極價(jià)值。基于此種觀點(diǎn)，實(shí)際工作中特別應(yīng)當(dāng)面向辦公室主任崗位展開人才甄選，并且加強(qiáng)其培養(yǎng)，使其成為推動(dòng)組織發(fā)展的重要?jiǎng)恿Α?/p>

參考文獻(xiàn)：

[1] 張學(xué)鋒.講究工作藝術(shù) 努力提高服務(wù)水平[J].秘書工作，2004（04）.

[2] 方小東.協(xié)調(diào)——不可或缺的辦公室工作藝術(shù)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2003（06）.

[3] 庫熱西·吾買爾.辦公室主任的工作藝術(shù)[J].和田師范專科學(xué)校學(xué)報(bào)，2006（04）.