人事檔案管理中存在的問題及對策

龍向群

摘要人事檔案管理工作是按照國家政策，在工作中形成的記載個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績、工資待遇等內(nèi)容的文件材料，是人力資源管理與開發(fā)利用的重要依據(jù)，對個(gè)人成長起著重要作用。認(rèn)識人事檔案管理的功能和作用，分析存在的問題和不足，切實(shí)做好人事檔案管理工作，對于人力資源開發(fā)利用，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會的健康發(fā)展具有積極意義。

關(guān)鍵詞人事檔案管理制度

一、當(dāng)前人事檔案管理中存在的不足

（一）對人事檔案管理工作重視程度不夠。長期以來，人事檔案管理工作被看成就是裁切、裝訂、查閱、保管的事務(wù)性工作。在這種錯(cuò)誤意識影響下，出現(xiàn)了人事檔案管理利用無計(jì)劃、無目標(biāo)、無措施，在人員、設(shè)備、經(jīng)費(fèi)上得不到有效保障。在一些企業(yè)，管檔人員大多身兼數(shù)職，工作變動頻繁，對檔案業(yè)務(wù)沒有進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)，檔案人員不熟悉自己的崗位職責(zé)，管理思想和手段相對陳舊，嚴(yán)重影響了人事檔案管理水平。

（二）人事檔案管理相關(guān)制度不健全。一些單位沒有制定人事檔案的相關(guān)規(guī)章制度，沒有明確檔案部門和檔案人員的崗位職責(zé)，只是有最基本的材料歸檔和查借閱制度，即便是這樣，由于管理不規(guī)范，這些制度在工作中也無法得到落實(shí)，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的制度化、規(guī)范化。

（三）人事檔案保管環(huán)境不符合館藏要求。人事檔案為人力資源的開發(fā)利用提供重要依據(jù)，它的保護(hù)尤為重要。然而在實(shí)際工作中，部分單位人事檔案庫房設(shè)施簡陋，檔案庫房達(dá)不到最佳的溫濕度標(biāo)準(zhǔn)，引起部分檔案材料霉變、蟲蛀；沒有安裝防盜門、防盜窗、滅火器等安全設(shè)備，檔案或檔案材料丟失的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，對人事檔案的長期保存保護(hù)非常不利。

（四）人事檔案材料收集工作力度不夠。人事檔案材料作為人事檔案的重要組成部分，集全集準(zhǔn)尤為重要，這就需要有一套完整的收集歸檔制度。然而一些單位缺少收集歸檔制度，沒有完善收集網(wǎng)絡(luò)，從而導(dǎo)致檔案管理人員收集歸檔工作被動、檔案材料歸檔不及時(shí)的現(xiàn)象出現(xiàn)。部分檔案人員意識淡薄，部分材料散失嚴(yán)重，原件無法找到。

（五）人事檔案管理的信息化程度不高。在檔案管理工作中，很多單位只是將個(gè)人基本情況、基本信息，檔案目錄等條目輸入計(jì)算機(jī)，而人事檔案查（借）閱轉(zhuǎn)遞等相關(guān)作業(yè)流程還停留在紙制手工登記中，先進(jìn)的技術(shù)手段還沒有充分挖掘和發(fā)揮，計(jì)算機(jī)技術(shù)還沒有在人事檔案管理中廣泛運(yùn)用，不利于人事檔案管理效率的提高，并且造成一定的資源浪費(fèi)。

二、人事檔案管理的對策與思考

（一）加強(qiáng)宣傳教育工作，提高管檔意識。人事檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)與單位領(lǐng)導(dǎo)的溝通，提高重視程度，使其了解檔案工作的重要性和必要性。要加強(qiáng)宣傳教育，加強(qiáng)責(zé)任意識教育，切實(shí)管好用好檔案。人事檔案管理人員要增強(qiáng)服務(wù)意識，積極主動開發(fā)利用人事信息，為人事部門人才評聘考核以及人力資源開發(fā)工作提供必要信息，以有為換有位。建立考核激勵機(jī)制，不斷提高管檔人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。要求工作人員嚴(yán)守工作紀(jì)律，不斷提高自身業(yè)務(wù)技能，推進(jìn)人事檔案管理工作的科學(xué)化和規(guī)范化。健全學(xué)習(xí)培訓(xùn)、考核評估等制度，提升檔案管理人員素質(zhì)能力，調(diào)動工作積極性，不斷提升檔案管理的總體水平。

（二）建立健全檔案的各項(xiàng)規(guī)章制度，使檔案工作有章可循。認(rèn)真細(xì)致、嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)是做好人事檔案管理工作的關(guān)鍵。人事檔案管理極為復(fù)雜，涉及材料眾多，如果沒有一定的制度、流程和規(guī)范來制約，就會無章可循、無所適從。要本著規(guī)范管理、利于工作的原則，完善人事檔案管理部門和管理人員的崗位職責(zé)，建立健全人事檔案管理規(guī)范、查借閱制度等，規(guī)范檔案管理，使檔案工作有章可循。

（三）加強(qiáng)檔案工作的基礎(chǔ)建設(shè)，提供必要的物質(zhì)支持。本著“以防為主，防治結(jié)合”的原則，嚴(yán)格落實(shí)檔案庫房的“六防”措施。配備專門的人事檔案庫房、閱檔室和辦公室，做到“三室”分開，滿足人事檔案保存需要。配全配齊辦公設(shè)備，人事檔案使用規(guī)定的檔案盒保存、鐵質(zhì)檔案柜存置。安裝防盜門、防盜窗，防煙報(bào)警器、滅火器、溫濕度表、防腐防蟲藥品等，確保檔案庫房標(biāo)準(zhǔn)達(dá)標(biāo)。每天按時(shí)記錄庫房溫濕度變化，按照溫度和濕度的要求及時(shí)采取相關(guān)的措施進(jìn)行調(diào)整，每半年對庫房進(jìn)行一次全面檢查并做好記錄。通過以上舉措，有效預(yù)防蟲蛀、霉變和丟失檔案等事故發(fā)生，為檔案長期保存和保護(hù)提供有效保障。

（四）不斷完善收集歸檔制度，確保檔案材料的完整性。在人事檔案材料的收集和歸檔上，及時(shí)主動與有關(guān)部門聯(lián)系催交，對歸檔的材料，做到認(rèn)真鑒別。對不符合要求及手續(xù)不完備的材料及時(shí)退回歸檔部門，限期整改，嚴(yán)把“入口關(guān)”。對合格的材料，要逐一進(jìn)行核對、登記臺帳、查號、技術(shù)加工、裝盒入庫，用最新最全的檔案材料充實(shí)檔案內(nèi)容，為人事部門干部選拔，人員聘任、職務(wù)晉升，工資調(diào)整等查借閱檔案提供有價(jià)值的參考。

（五）建立人事檔案信息系統(tǒng)，提高科學(xué)管理水平。在信息化建設(shè)的今天，要想真正搞好人事檔案管理工作，就必須充分利用先進(jìn)技術(shù)和手段管理人事檔案和人事檔案信息，統(tǒng)一開發(fā)人事檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作的電子化、科學(xué)化。

人事檔案管理工作是一個(gè)常談常新的課題，需要下功夫、花氣力去研究和探索。只要我們解放思想，大膽創(chuàng)新，銳意改革，推陳出新，就一定能夠開創(chuàng)人事檔案管理工作的新局面。