陜西省交通運輸廳機關檔案信息化建設的總結與展望

文/楊青青

陜西省交通運輸廳機關檔案信息化建設的總結與展望

文/楊青青

推進機關檔案工作信息化建設是新時期對機關檔案部門提出的新要求，2008年我廳將檔案信息化納入信息化建設的長遠規劃，2009年按照檔案信息化建設的相關標準和要求，開始檔案信息化的各項工作。目前我廳建立了廳機關檔案目錄和全文數據庫，實現廳辦公政務平臺與電子檔案管理系統的無縫銜接，基本實現檔案管理的現代化。

一、開展機關檔案信息化建設的主要內容

1、明確檔案信息化建設的標準、規范

檔案信息信息化標準、規范主要包括兩個方面的內容，一是貫徹執行已有的法律法規和標準規范；二是完善檔案信息化行業管理標準體系。我國現行的標準、規范包括《紙質檔案數字化技術規范》、《電子檔案管理辦法》、《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894-2002）、《電子文件歸檔細則》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》及《陜西省文書檔案目錄數據交換格式與著錄項目細則》等，我廳嚴格按照或參照這些已頒布的標準、規范，結合交通運輸行業的相關特點，指導我們開展檔案信息化的各項具體工作。

2、完善檔案信息化設施設備

基礎設施、設備是檔案信息化管理的物質條件，一方面是配置信息處理設備，如計算機、服務器、掃描儀、打印機等設備；另一方面是建設覆蓋一定范圍的檔案信息網絡。我廳經過調研，由檔案人員、計算機專業技術人員討論后，本著立足當前，適應長遠發展需要的原則，報請領導批準，投入專項經費，配備了檔案管理專用服務器、計算機、高速掃描儀等必要的設備。2007年我廳已立項開始建設交通行業專網，包括專網中心機房、省市兩級交通信息主干網絡等，目前已建成廳機關局域網，以及與地市交通運輸局、廳直屬單位的交通行業專網。2009年我廳搭建了交通系統檔案信息化資源建設平臺，為廳機關內部各處室、廳直屬單位利用網絡及時查詢檔案做好了物質準備。

3、加快檔案信息資源基礎建設

建立檔案信息資源數據庫是我廳開展檔案信息化建設的核心內容，紙質檔案的數字化掃描是我廳建立交通運輸系統檔案信息資源數據庫的首要任務。

在仔細清點庫藏檔案的基礎上，經認真討論分析，我們決定各類檔案目錄全部數字化，同時將1991-2007年的保管期限為永久和長期的文書檔案全文掃描。在規定的期限內，由實力較強的專業數字化掃描公司來完成，確保格式統一、數據準確。該項目由我廳信息中心立項，委托專業的數字化掃描公司進行檔案的數字化掃描工作，在項目前期我廳檔案部門與該公司工作人員共同討論，按照數字化掃描的相關規范和要求，制定了《陜西省交通電子檔案管理系統項目檔案數字化加工標準》，該標準中規定了目錄數據必須符合DA/18-1999《檔案著錄規則》，并對全文掃描做了詳細具體的規定，通常采用黑白模式進行掃描，紅頭文件及帶有彩色印章的文件采用彩色模式進行掃描。存儲格式要求黑白圖像采用tiff格式保存；彩色圖像采用jpg格式保存；掃描后通過ocr識別，采用雙層pdf文件格式，最后保存為單獨的圖像文件。經過圖像處理，審核，以目錄數據庫為依據，通過每一份圖像文件的文件名與目錄數據庫中該份文件的檔號的一致性和唯一性，建立起一一對應的關聯關系，實現目錄數據庫與圖像文件的批量掛接。

2008-2013年在積累一定經驗的基礎上，我廳檔案部門自行完成近7年的文書檔案數字化掃描工作，截止目前已完成2013年12月31日以前的全部文書檔案案卷級和文件級的目錄錄入工作，成功掛接永久、長期檔案，建立了廳機關檔案目錄和全文數據庫，已經進行數字化檔案1770卷、24112件，分別占庫藏檔案79%，62%。掃描完成全文20多萬頁。文書檔案實現了案卷目錄、文件目錄和部分全文的計算機檢索，查全率、查準率大大提高。

4、依托政務平臺，做好電子文件的收集管理

為了提高辦公效率，加快公文流轉，縮短文件辦理時間，我廳于2012年6月起，全面實施政務協同平臺，絕大多數的正式發文及收文都要在此平臺里流轉，根據保密規定，黨組收發文，以及涉密文件均不在該系統里流轉。因此數量巨大的電子文件隨之產生。與傳統紙質載體文件相比較，電子文件是直接由政務平臺產生，數量增長非常迅速，因此必須遵循電子文件的形成規律和特點，制定歸檔細則和管理規范，按照歸檔要求，及時將具有保存和利用價值的電子文件經過歸檔后形成電子檔案。使得從不同管理平臺和數據庫導出的電子文件，最終都能收集齊全。

在政務平臺系統中，已開發完成電子文件導出模塊。目前鑒于內外網絡的區別，由檔案人員不定時的將政務平臺中的電子文件導出，隨即導入紫光電子檔案管理系統。

5、充分發揮檔案管理系統的作用，提高檢索利用效率

提供高效的利用服務是我們開展檔案信息化建設的最終目標，檔案管理軟件是實現文件收集，立卷歸檔、開發利用多種功能于一身的現代化管理系統，2007年由于受局域網在建設中的局限，我廳首先采用單機版的檔案管理軟件開展日常的檔案檢索工作。2009年，檔案人員和相關專業人員一同學習、考察、調研，去外單位取經，最終選購了網絡版電子檔案管理系統，實現廳機關內部檔案實時檢索。

（附電子檔案管理系統主要功能表）

6、注重檔案信息化人才培養

檔案管理人員的信息素養和信息技能關系到檔案信息化管理順利實施的人力資源保障。必須從理論和實踐兩手抓起，一方面強化理論學習，積極參加培訓。把相關的計算機應用基礎知識、網絡技術知識、現代管理技術知識等納入學習計劃，積極參加電子文件、電子檔案的最新專業理論培訓，又要學習信息化管理的相關知識。另一方面，提高檔案業務人員掌握和運用現代化技術的實際操作技能，這是提升檔案管理人員綜合業務素質的新要求，是做好檔案信息化管理工作的重要保障。

7、多種防護，保障檔案信息安全

網絡環境的不穩定、不安全及數字載體的脆弱、易變等特點，讓構建檔案信息安全保障顯得尤為重要，在開發利用檔案信息資源和網絡系統建設工作中，要提高信息安全意識，嚴格遵守相關的安全保密制度，堅決防止失密、泄密的發生。在因特網上提供已公開檔案目錄查詢服務的，要認真采用身份認證、防火墻、數據備份等安全防護措施，確保檔案管理系統的安全，確保檔案數據庫安全：對電子文件歸檔工作的監督和指導，保證歸檔電子文件的真實、完整、有效；內部局域網要切實與一切外部網實行物理隔離，確保檔案信息網絡傳輸的安全。

二、機關檔案信息化建設中存在問題

我們的檔案信息化建設取得一定成績，但也存在一些問題。例如檔案數據庫結構單一，不同管理系統之間的不兼容性，導致電子文件的收集歸檔仍存在一些問題。

1、檔案數據庫以文書檔案為主，缺少多媒體數據庫。我廳已完成的檔案信息資源中，以日程活動中的發文收文為主，缺少重大活動、重要會中形成的照片、視頻資料。

序號備注功能模塊子功能1 2 3 4文件資料管理文件管理資料管理收集整編檔案的收集、整理工作，接收O A系統中的數據數據的鑒定、檢索、打印和提供利用等檔案管理檔案整理目錄匯總數據管理庫房管理檔案統計鑒定銷毀檔案數據統計功能借閱管理開發利用存儲數據和電子文件，并可以進行離線查詢工作，支持從光盤導入數據光盤制作檔案編研建立各種檔案編研庫，提供再利用檔案檢索多種模式進行檢索年報系統年報統計、年報接收、年報匯總

2、不同管理系統之間兼容性。（政務平臺、檔案管理系統、書生公文系統）主要問題是公文系統與政務平臺之間的不兼容性，導致正式紅頭文件，加蓋印章后，不能正常顯示在政務平臺中。

三、下一階段的工作任務

我廳在檔案信息化工作中，多數按照或參照現行的標準、規范，缺少適應交通運輸系統的行業性、指導性的標準、規范，實際中遇到一些新問題，找不到解決的辦法和依據。下一步的工作中，我們將積極總結經驗，集中力量研究制訂一批適合交通運輸行業信息化管理標準和規范，特別是制定我省高速公路項目檔案信息化管理的實施細則。加快完善檔案數據庫，豐富庫藏檔案信息資源。以多媒體數據庫為重點，將庫藏重要照片，視頻資料掛接入檔案管理系統。加強溝通協調，制定可行性方案，加快電子文件的歸檔工作。以數字檔案室為建設目標，繼續大力推進檔案信息化建設步伐。

（作者單位：陜西省交通運輸廳）