高校財務檔案信息化管理探討

翟姣姣+季云瑞+趙炎炎

摘 要：隨著信息技術的飛速發展和高校財務業務的不斷增加，傳統的財務檔案管理模式已經無法滿足高校對財務檔案的新要求，高校財務檔案管理在內外因素的影響下，走向信息化管理的創新模式。文章論述了高校財務檔案信息化管理的特點和必要性，分析了財務檔案信息化管理中存在的諸如領導不夠重視、基礎建設不到位、管理人員業務水平不高等問題，根據工作實踐，提出切實可行的解決對策。

關鍵詞：高校財務檔案 信息化管理 問題 對策

中圖分類號：F230

文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2016）09-253-02

一、高校財務檔案信息化管理內涵和特征

（一）高校財務檔案信息化管理內涵

高校財務檔案是在高校教學、科研、行政管理及后勤服務等事業進展中，形成的有保存價值的經濟業務資料，包括日常會計核算和其他財務業務中積累形成的各類會計憑證、會計賬簿、財務報告、財務軟件和數據庫等紙質資料及電子數據資料。

高校財務檔案信息化管理是指財務部門運用現代網絡和信息技術等手段，收集上述紙質檔案及電子資料，并進行相關數據和信息處理，實現財務檔案的電子化和網絡化管理。財務檔案的信息化管理是對傳統紙質檔案管理模式的改革和創新，能夠給為需要者提供更好的檔案查詢與借閱服務。

（二）高校財務檔案信息化管理特征

1.存儲載體多樣性，高度依賴存儲條件和環境。與傳統的財務檔案管理相比，財務檔案的信息化管理使檔案存儲內容和形式都得到擴展，存儲方式和類型變得多樣化，新增加了計算機硬盤、磁介質、光盤等新型存儲介質。新的存儲形式提高了財務檔案管理的工作效率，但對存儲條件和環境有較強的依賴性，須在特定的計算機軟件、硬件系統環境中形成與利用，且這些新型載體，受自身的質量、存放環境、使用期限等因素的影響較大。

2.財務檔案數據易破壞性。財務檔案的易破壞性主要表現在：一是存儲在硬盤、磁介質、光盤等新載體中的電子數據很容易被人為破壞，比如被素質不高的管理人員或另有所圖的查閱人篡改、破壞財務電子信息，使財務檔案信息失真。二是自然破壞，由于新型載體本身材質容易發生老化，使得存儲在新型載體上的財務檔案會受到不同程度的破壞。正因為此，國家檔案局的相關規定中明確指出，電子檔案至少要一式兩套，一套封存，一套提供查詢借閱使用。

3.財務檔案管理的專業性。高校的經濟業務主要包括以下內容：一是維持學校正常教學、科研活動的各類支出；二是維持日常行政管理、后勤服務的支出；三是針對學生的各項補助、減免性支出；四是上級財政撥款和學校的其他各項收入等。隨著高校教育事業的發展，這些經濟業務所產生的財務檔案日益復雜，并具有較強的專業性特點，必須由財務部門的專業人員收集、整理、裝訂、造冊歸檔，并根據各高校檔案管理制度的要求在財務部門管理保存1至2年后進行移交。

二、高校財務檔案信息化管理的必要性

（一）高校發展的必然要求

隨著高校整體信息化建設的加快，財務信息化系統的推廣與運用，傳統的財務檔案管理模式已經不能適應高校對檔案信息的要求。同時，近年來高校教育事業不斷發展壯大，所產生的財務檔案越來越多，各部門或人員對財務檔案的查詢、借調需求也越來越大，給高校財務檔案的管理工作帶來很大壓力。因此，進行財務檔案管理的改革和創新，實現財務檔案的信息化管理勢在必行。

（二）信息化管理的先進性要求

傳統紙質檔案的保存，需要較多的管理人員和大量的存儲空間，流程繁瑣、要求較高，花費大量的人力與物力成本，且借閱檔案手續復雜，極為不便。進行財務檔案的信息化管理后，電子財務檔案具有明顯的先進性，比如有專門的財務檔案信息數據庫進行保存，既節約了大量的人力物力，又增強了財務檔案信息的安全性和完整性；還可以隨時進行檔案的網絡查詢和電子資料借閱，提供更加快速準確的財務檔案信息，極大地提升了財務檔案管理水平。

三、高校財務檔案信息化管理存在的問題

（一）領導不夠重視，基礎建設不到位

部分高校領導人對財務檔案管理工作不夠重視，僅以實現財務查賬作為檔案管理的工作目標，忽視了財務檔案信息化管理的重要性，導致對財務檔案信息化建設資金投入不足，基礎設施建設得不到經費保障。財務檔案信息化基礎設施建設包括硬件建設和網絡平臺建設，如計算機、復印機、掃描儀、存儲器、服務器、電子檔案管理軟件、數據庫管理系統、網絡安全系統等等，基礎性設施建設的好壞，直接影響財務檔案信息化管理水平。

（二）財務檔案管理人員業務水平低

高校的財務檔案管理人員，一般由財務人員兼任，非檔案管理專業出身，本身對檔案管理，尤其是檔案的信息化管理相關知識了解較少，加上缺乏財務檔案管理相關業務培訓和指導，從而導致高校財務檔案管理人員業務水平普遍不高。在實際工作中，財務部門的檔案管理員，往往根據以前的經驗來處理財務檔案，簡單而粗放，忽視或回避財務檔案的信息化管理。財務部門中既熟悉財務工作，又掌握檔案信息化管理的綜合型人才十分匱乏。

（三）財務檔案信息化管理制度不完善

由于我國高校財務檔案信息化建設起步較晚，在實際工作中，很多高校的財務檔案信息化相關制度還不夠健全，給財務檔案信息化管理工作帶來不少問題和隱患。如何改進財務檔案信息化歸檔流程、明確歸檔范圍、規范檔案網絡查詢，防范財務檔案信息安全風險等等，這些問題都需要相關制度來保障，亟待財務人員進行不斷改進和探索創新。

（四）財務檔案利用率偏低

通過對財務檔案歷史數據的深入分析，能夠對學校的經濟活動進行全面了解，便于對學校未來發展做科學合理的統籌規劃。各類財務審計工作、工資及科研經費信息查詢等都需要大量查閱財務檔案，但由于高校財務部門的檔案管理人員不多，業務水平不高，對財務檔案往往只重視前期的管理工作，缺乏進一步開發和利用檔案的意識。不論是實物檔案，還是電子檔案，一旦歸檔完畢，就只注重檔案的保管和移交工作，不愿意主動提高服務能力，對檔案信息進行開發與利用。

四、提高財務檔案信息化管理水平的對策

（一）轉變觀念，加強基礎設施建設

首先，高校領導要轉變傳統的檔案管理理念，充分認識財務檔（下轉第256頁）（上接第253頁）案的信息化管理的重要性，大膽進行創新和改革，積極推進財務檔案的信息化建設。其次，加大對財務檔案信息化建設的資金投入力度，及時添加或更新硬件設備；根據高校財務工作和財務檔案管理的特點和要求，科學選擇財務軟件和財務檔案管理軟件。只有完善的基礎設施建設，才能有效促進財務檔案信息化工作健康、有效地進行。

（二）成立檔案管理工作組，強化相關人員業務培訓

高校財務檔案檔案管理人員業務水平的高低，對財務檔案的信息化管理工作的成效尤為關鍵，高校財務部門要重視并積極培養相關專業人才。首先，財務部門要成立檔案管理工作小組，建立部門檔案管理體系。在部門內部安排一級專職檔案管理員，負責全處財務檔案的信息化管理；在各科室安排二級兼職檔案管理員，負責本科室財務檔案收集、整理、立卷和歸檔，專職和兼職檔案管理員分工明確，各司其職。其次，注重對財務檔案管理人員的檔案業務培訓，特別是信息化技術培訓，使之能夠熟悉財務檔案信息化工作的基本常識和技能，盡快適應財務檔案的信息化建設和管理工作。

（三）建立健全財務檔案信息化管理制度

為加強高校財務檔案管理，保證財務檔案的真實、完整、安全，應由財務部門牽頭，相關部門配合，根據本校財務檔案工作的特點和要求，建立健全相關管理制度，做到有章可循、規范管理。比如，財務檔案的信息化建設使財務檔案處于開放的網絡環境中，必須要建立起相應的檔案安全管理制度、數據備份制度。通過相關制度建設，強化領導人責任意識，明確檔案管理人員的職責權限，促進財務檔案管理工作有序開展。

（四）進一步做好財務檔案的開發與利用

高校財務檔案的信息化建設，為財務檔案的開發和利用提供了有利條件。高校財務管理部門，要充分發揮信息化管理優勢，建立專門的財務檔案查詢網站，通過授權管理，為學校相關部門和人員提供網上查詢和下載相關財務檔案信息的服務；開通財務檔案信息的網絡咨詢服務，收集廣大師生對財務檔案信息的需求，進行財務資料專題歸檔，并及時解決檔案查詢中反饋的各類問題。通過各種信息化管理手段，既讓財務檔案得到充分有效的利用，又極大提高了財務檔案服務水平和管理能力。

參考文獻：

[1] 侯賢祥.新形勢下我國高校財務檔案信息化建設的思考.會計之友，2011（7）

[2] 陳小紅.信息技術環境下高校財務檔案管理芻議.湖北民族學院學報（哲學社會科學版），2012（6）

[3] 李科.淺談當前企業檔案管理工作的問題和對策.青春歲月，2013（6）

（作者單位：昆明醫科大學 云南昆明 650500）

（責編：賈偉）