規范高校差旅費管理的策略研究

摘 要：差旅費是企事業單位財務管理中一項重要的開支項目。在高校經費支出中，差旅費也占據相當大的比例。可以說，高校差旅費報銷管理會給高校資金使用、財務安全帶來直接影響，因此，差旅費報銷管理也成為高校財務管理的重要內容。文章結合高校差旅費報銷和管理方面存在的問題，探討了問題的原因，并提出了解決這些問題的策略，以期能為高校差旅費管理提供理論參考。

關鍵詞：高校 差旅費 管理 策略

中圖分類號：F230

文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2016）09-224-02

差旅費是因公務出差的工作人員在外產生的交通費、住宿費和伙食補助費等各項公雜費的總稱。隨著我國高等教育發展，高校教職工參加培訓與外出學習、調研的機會越來越多，各種學術交流活動也日益頻繁，高校差旅費支出數目也不斷高升。近年來，隨著《中央和國家機關差旅費管理辦法》實施，許多高校的超旅費管理方法也日益完善。但是，整體來看，高校差旅費管理仍存在許多問題，這不得不引起我們的關注。

一、高校差旅費管理過程

高校差旅費開支范圍包括教職工因公出差發生的合法有效的機票、船票、車票、住宿費等。高校差旅費管理過程主要包括三部分，分別是借款環節、財務審核環節、會計結算和報銷環節。其中，在借款環節，教職工需要按照學校規定填寫借款單，借款單填好后還要請學校主管領導簽字。然后在財務人員做賬后，教職工方能領取現金或收到銀行卡轉賬。高校差旅費財務審核環節的重點是，因公出差人員出差歸來后，填寫差旅費報銷單，在貼存單上粘貼相關票據。然后在票據粘貼完畢后由審批單位、經手人和負責人簽字，再交給財務部門，由財務人員驗算后得出應報銷差旅費金額，最后再交給財務部門領導簽字。在會計結算環節和報銷環節，會計人員起著重要作用，他們不僅要做賬、進行差旅費結算，還要通知報銷人領取或交回現金，至此，差旅費整個借支、報銷過程才算結束。

二、高校差旅費管理中出現的問題及原因

（一）費用超標，雙重報銷現象嚴重

高校教職工出差交通費、住宿費是差旅費的構成，也是差旅費報銷主要項目。關于差旅費報銷標準，各高校都有明確的規定，嚴格規定出差人員在交通和住宿方面要遵守高校規定等級，不符合報銷標準的不予報銷。不過，在差旅費管理中，指定費用超標現象仍舊是極其常見。就以交通費來講，許多學校都規定出差人員要按照規定等級選擇、乘坐交通工具，否則超支部分由個人自理。但是一些教職工在出差時，時間較緊，符合學校規定級別的車票已經售完，所以他們要么按照職稱較高的教師標準來購票，要是選擇其他交通方式，并且在自付部分票款上，他們經常會有意見。為了安撫他們，學校只能為他們支付這些費用。雖說差旅費數額大小與出差路途遠近、天數密切相關，但是，那些在大型景區和旅游城市辦的學習班、研討會等，所需費用會更多，與會者的差旅費支開支也會隨之增多。一些高校雖然規定有接待費的，不再發伙食補助費，但是許多人仍舊會違反規定，要求接待費和伙食補助費雙重報銷。在這些情況下，指定費用超標也在所難免。

（二）報銷范圍被人為擴大

所謂報銷范圍被人為擴大指，許多高校雖然明文規定了哪些差旅費、哪種范圍的差旅費可以報銷。但是，許多教職工在出差途中，經常會因公務而在傳真、郵費、通訊上有所花費，而這些費用又不在學校所規定的可報銷范圍之內。為了減少個人“損失”，一些教職工就會通過多開住宿費、虛報出差天數等手段，變相報銷這些費用。如此這般，學校差旅費報銷范圍就被人為擴大。此外，在差旅費報銷中，這種現象也極為常見：一些教職工去旅游勝地或等景區去出差時，不僅會要求報銷路費，還會將景區門票、手續費甚至購物票據、酒水招待費等夾在可報銷票據中要求報銷，或故意拖延出差時間，借公費旅游。這種公私不分的行為，只能損害學校利益，按理說不能縱容，要堅決抵制的，但是，仍有一些領導干部、財會人員會大講人情，只要票據屬實即給報銷。長此以往，也助長那些鋪張浪費、假公濟私的不良行為。

（三）出差借款備用金積壓嚴重

根據財務規定，教職工出差前可先向學校借款，出差完成任務后再報銷沖賬手續。但是，由于差旅申請、審批、報銷流程繁瑣，所以許多教職工出差回來后，都來不及還款沖賬，導致差旅費借款嚴重擠壓，進而給學校造成經濟損失。一些教師甚至離職后，還在之前任職的學校欠有借款。造成這一現象的原因有：有的人借領導不在單位不能簽字之際，故意拖欠借款。再就是教職工出差頻繁，出差人次較多，這次還款沖賬尚未完成，下一次出差任務已經開始，資金積壓在所難免。

三、規范高校差旅費管理的策略

（一）建立健全差旅制度，修改報銷條例

在2015年高校財務工作會議上，國家教委明確指出：要向管理要效益，務必加強教育經費管理，提高教育投資效益。這就要求高校相應號召，以制度建設入手，針對制度不健全、執行不嚴等差旅費管理現象，在管理上多下功夫。如高校要按照上級文件規定，對學校差旅費管理進行科學安排，明確差旅費報銷范圍、付款方式、開支程序，制定適合學校的差旅費管理制度。通常來說，學校差旅費管理制度要包括以下條款：教職工出差審批程序與工作職責；交通工具、住宿標準級別與選擇；信用卡和現金使用條款，出差餐飲、通訊費用、交通費用條款；差旅費報銷程序等。在此基礎上，高校還要在現有差旅費管理制度的基礎上，修改完善差旅費報銷條例。即高校要根據當前消費水平，認真審核學校差旅費自出標準是否過低，然后秉承“適當補助”原則，根據出差天數長短適當增加因公外出人員的通訊費、交通費，如出差20天之內的補助多少錢，30天的補助多少錢。這樣不僅可以避免相關費用共報銷不符合規定等問題，還可以使一部分暗中報銷的差旅費變為報銷范圍之內的差旅費，嚴肅差旅費報銷制度。與此同時，還可以減少公差人員營私舞弊、弄虛作假的行為，提高出差效率。

（二）狠抓差旅費超標問題

對于各行各業來說，差旅費超標都是一個普遍性的問題，但是，這個問題并不是不能解決的。學校可以任命一名負責人專門負責教職工差旅費管理，賦予該負責人以下職責：參與差旅費管理制度制定工作，確保差旅費管理制度有效運行和實施；負責向教職工宣講學校的差旅費管理制度，在學校規定和教職工之間起到一個媒介作用，使教職工對學校差旅費管理制度、對該負責人的工作有一個全面的認識和了解，讓他們從心理上重視、服從學校管理；對教職工差旅活動進行監管，包括差旅費產生過程監管、報銷管理等，提高差旅工作質量和差旅費管理的有效性。安排專門的差旅費管理負責人，不過是控制高校差旅費超標問題的第一步。高校差旅費報銷一般都需要各院系領導簽字審批，但是在差旅費結算上，許多高校施行的都是年終結算法。這顯然是與財務專款專用原則相違背的。為了解決差旅費超標問題，高校要本著專款專用原則，定期對差旅費支出狀況進行審核，同時要求各院系在年初對差旅費進行科學預算，在日常支出中開源節流，禁止超標，一旦差旅費用完，拒不再批。

（三）增加差旅費使用與管理透明度

公務卡支付是一種現代支付結算工具，也是一種新型的財務結算方式。公務卡指預算單位工作人員持有的、用于日常公務支出和財務報銷的信用卡。公務卡具有攜帶方便、使用便捷、透明度高等特點。利用公務卡結算的好處有：支付行為、實際消費項目和金額都有據可查，入賬和出賬的渠道都公開透明；減少了現金支付結算，避免賬目模糊。在信用支付時代，交通購票、餐飲、住宿等都可以利用信用卡來支付。因此，高校要根據時代發展，對信用卡的全面性進行分析和研究，大力提倡公務卡結賬消費，這樣不僅可以提高學校差旅費和資金使用效率，還可以因公出差人員攜帶現金出行的風險。對于學校教職工來說，信用卡支付的好處就是在差旅費預支、報銷方面省去了很多麻煩。如在出差前不用再預借現金，出差時不用再擔心攜帶現金出行風險，只需憑借發票和刷卡憑證就可以進行差旅費報銷，學校只需將錢打到信用卡即可。需要注意的的，利用會務卡來結算差旅費的前提是，學校要選擇常用的商務信用卡發卡行，要與之簽署公務卡服務協議，還要制定專門的會務卡管理辦法，由專人對信用卡信息進行管理，如辦卡、注銷等。此外，高校還要明確信用卡的用途、額度、適用范圍、還款及利息承擔等相關事項，避免因為信用卡使用不當而給學校帶來經濟損失。

（四）提高財會人員的整體水平

財會人員的管理水平、責任意識，會給高校差旅費管理工作乃至財務管理工作帶來直接影響。因此，高校要重視和加強財會隊伍建設，引進高素質的財會人員，建設高質量的財會管理隊伍。具體來說，高校首先要重視財會隊伍建設與培養，根據學校財務管理需要招聘專業財務人員，對應聘者的年齡、學歷、工作經驗有一定的要求，提高財會人員準入門檻。其次，高校在財會隊伍管理方面，要以培養財會人員良好的職業素質為首要任務，定期召開針對財會管理技能培訓、知識講座，要求財會人員樹立愛崗敬業、誠實守信的職業觀，依法履行管理職責，樹立終身學習理念，加強自主學習，不斷學習專業財經法規政策，以滿足高校財會管理工作需求。如有可能，高校還要加強財會人員再教育，為財會人員繼續教育提供更加有力的支持，如請社會培訓機構來校為財會人員輔導講課，為財會人員參加上級主管部門的學習提供更多時間，定期組織財會人員外出參觀學習，與其他高校寫手開展學術討論和業務交流，以提高財會隊伍的整體管理水平。

綜上所述，差旅費是學校的一項經常性的支出，在高校財務管理難度不斷加大的情況下，建立科學合理的差旅費報銷制度、規范高校差旅費管理是很有必要的。因此，高校要將差旅費管理當做財務管理重點工作來抓，不斷探索差旅費管理新方法、新路徑，確保高校財務管理工作有序進行。

參考文獻：

[1] 范利靜，曹紅萍.高校差旅費報銷的現狀與對策研究[J].當代會計，2015（8）

[2] 楊德慧.高校差旅費報銷中存在的問題與思考[J].經濟研究導刊，2012（22）

[3] 徐發安.差旅費報銷中的有關問題的思考[J].對外經貿財會，2003（3）

[4] 張寅曉.規范高校差旅費支出管理促進高校經費合理使用[J].電子制作，2015（18）

（作者單位：中國人民武裝警察部隊學院 河北廊坊 065000）

（作者簡介：金海燕，中級會計師，主要從事高校公用經費、差旅費管理等工作。）

（責編：賈偉）