芻議高校無形資產的信息化管理

樊治辰+徐云麗+陳彤

摘 要：文章針對高校無形資產長期存在的管理意識淡薄混亂、核算評估缺位、信息失真、科研成果轉化率低、無形資產流失嚴重等問題，提出利用信息化技術破解傳統管理中的難題。結合工作實踐，對無形資產信息化管理系統的構建提出統籌規劃打通各部門數據孤島、強化監管及時備案、全面核算的原則。并闡明了高校無形資產管理信息化建設關鍵步驟，提出在構建無形資產管理系統時應做到統一規劃，制定數據標準；開展清查，建立無形資產檔案；明確職責，設置審批權限。并對高校無形資產管理信息化建設的預期成效進行了展望，以期對高校無形資產管理工作有所裨益。

關鍵詞：高校無形資產管理 信息化系統 統籌規劃 強化監管 全面核算

中圖分類號：F230 文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2016）12-212-02

長期以來，高校對國有資產的管理重點關注的都是固定資產，高校的無形資產管理工作一直都是資產管理的薄弱環節，無形資產管理工作一直處于低效管理狀態。

高等學校因其人才云集、高新科技集中，其無形資產通常包括專利權、商標權、著作權、土地使用權、非專利技術、商譽以及其他能夠給高校帶來巨大收益，并與高校具有內在關聯性但卻沒有具體實物形態的資產。

由于無形資產具有非實體性（不存在物資實體）、不確定性（有價值和使用價值，可以進入市場買賣，但未來所產生的經濟效益和社會效益難以準確計量）、使用性（可為教學、科研服務，也可通過轉讓獲得收益）、壟斷性（是專一的特殊資產，受法律保護，不經允許他人不得侵占）、有償性（須是有償取得的，需要支付相應代價）等特點，對無形資產建立有效的管理機制本身就存在一定難度。

而現階段的高校無形資產管理工作又存在認識不足，無形資產意識淡薄；機制不健全，無形資產管理比較混亂；核算評估缺位，無形資產信息失真；研成果轉化率低，無形資產效益低下；管理存在漏洞，無形資產流失嚴重等問題。直接導致高校無形資產管理工作面臨涉及部門多但專業人員少，資產數量多但使用效率低，數據信息龐雜但管理手段落后等突出矛盾。存在多頭管理、重復投入、家底不清、產權不明、資產流失等突出問題，迫切需要通過加快高校無形資產管理信息化建設，采用信息化手段切實推動高校無形資產管理走向科學化、規范化，從而提高高校無形資產使用效率，防止國有資產流失，真正實現高校無形資產的社會價值和經濟效益。

一、高校無形資產管理信息化建設的原則

《國家中長期教育改革和發展規劃綱要》（2010-2020）中針對構建國家教育管理信息系統提出如下要求：“構建國家教育管理信息系統。制定學校基礎信息管理要求，加快學校管理信息化進程，促進學校管理標準化、規范化。推進政府教育管理信息化，積累基礎資料，掌握總體狀況，加強動態監測，提高管理效率。整合各級各類教育管理資源，搭建國家教育管理公共服務平臺，為宏觀決策提供科學依據，為社會公眾提供公共教育信息，不斷提高教育管理現代化水平。”各高校在長期實踐中應該依據《綱要》要求逐步推進信息化系統的建設，并在實踐工作中解決無形資產管理存在的具體問題。高校無形資產管理信息化建設應遵循以下原則：

（一）統籌規劃

高校在推進無形資產管理工作的過程中，存在管理部門眾多，缺乏有效統籌與協調的情況。雖然相關管理部門都建立了信息系統，但是各部門的系統間相互隔離，數據相互獨立，形成了一個個信息孤島，沒有有效互聯互通。無形資產存在重復登記、錯漏登記的情況，直接導致信息不全、數據不準。雖然看似各個管理部門都已經實現信息化管理，但是對于學校層面來說依然無法掌握詳盡準確的無形資產數據。因此，在統籌構建高校無形資產管理的信息化系統時，應打通各部門數據孤島，建立一個各部門可以協同進行管理的統一操作平臺，做到信息對稱、登記明晰、數據清晰可查，最大限度地減少各部門間的內耗，提高工作效率。

（二）強化監管

由于相關部門對無形資產管理工作重視不足，工作人員對無形資產的管理意識薄弱，致使無形資產的使用和處置存在沒有及時備案登記，或是備案信息缺失等情況。現階段高校的無形資產信息化管理工作，基本沒有實現審批流程信息化，都是采用事后備案登記制度。缺乏無形資產使用的備案數據，直接導致高校對無形資產的使用和處置喪失了有效的監控，流動的工作人員也很難持續主張高校對外的投資權益，無法追溯決策失誤或投資損失等相關審批人員的責任。建立統一的無形資產信息化管理系統，做到及時備案、加強監管，切實解決以上問題。

（三）全面核算

高校無形資產的財務信息歸屬于財務部門管理，各高校財務部門都有其單獨的財務管理系統，由于財務系統和核算原則的限制，導致高校無形資產管理工作的信息化建設過程中財務管理與會計核算一直處于薄弱環節，沒有被有效地管理起來。在高校的財務系統中無形資產的價值通常是“0”或是名義價值“1”。高校除了購入的無形資產和多年累積的校名校譽以外，涉及最多的無形資產就科研成果，高校每年投入大量人、財、物進行科學研究，但是在現行的會計核算原則下，高校科研成果投入的研發費用、人員經費、專利申請費等均難以詳細列入相應科研成果的核算成本。高校應以推進無形資產管理信息化建設為契機，進一步完善無形資產會計核算方法。所有的無形資產都應以實際產生的支出作為入賬依據，特別是對跨年度自行研發的科研成果，應建立科研成果核算項目，以歷年所有費用支出為基礎，計算無形資產的基本價值。

二、高校無形資產管理信息化建設關鍵步驟

高校無形資產管理信息化建設是一個系統工程，信息化建設的前提是制定完善的管理制度，然后依靠技術手段將管理流程信息化。由于高校間的行政管理和審批流程不同，因此各個高校可以依據自身實際情況并結合現有資源逐步推進無形資產管理信息化建設工作，在建設過程中應注意以下幾個關鍵步驟：

（一）統一規劃，制定數據標準

高校無形資產總類繁多，管理難度大，使用處置方式多樣。因此在建設無形資產管理信息化系統時，必須由學校資產管理部門統一規劃，并結合國家對高校無形資產管理的相關要求和其他部門提供的使用需求，制定數據標準。統一定義數據庫結構、字段名、內存變量，統一數據接口。

高校無形資產管理系統應根據管理職責，建立不同的職能模塊。其中資產和財務兩個部門的模塊可以根據國家對高校資產和財務管理的要求進行設置。而其他職能模塊則應根據高校的實際情況進行設置，如管理科研成果的部門、負責無形資產對外投資的部門等，但是其數據不得少于資產和財務模塊的要求。

（二）開展清查，建立無形資產檔案

高校推進無形資產管理信息化建設的進程中，無形資產的數據庫建設尤為重要，而數據又分為歷史數據和新增數據。高校長期對無形資產管理的缺失，致使采集詳細的歷史數據十分困難，高校應以推進無形資產管理信息化建設為契機，開展一次無形資產清查工作，把分散在各個管理部門的數據收集起來，按照制定的數據標準完成數據庫的初始化，建立無形資產信息化檔案。

（三）明確職責，設置審批權限

高校在推進無形資產管理信息化建設過程中，必須明確部門職責，精簡審批流程，實現無形資產申請、審批、使用、處置等全程監控。高校無形資產實行歸口管理，在無形資產使用過程中，由于缺乏監督和制約，導致無形資產使用存在資產流失的風險。應該在推進無形資產管理信息化建設過程中，根據部門職責賦予工作人員不同的審批權限，實現無形資產全過程信息化管理，通過信息化的手段記錄和監督無形資產的使用情況。

（四）互聯互通，搭建系統橋梁

高校無形資產管理信息化建設最重要的一個環節就是實現系統間的互聯互通。高校的無形資產管理涉及多個部門單獨運行的信息系統，如資產管理系統、科研管理系統、財務管理系統等。將各個獨立系統中涉及無形資產的部分有效地組合起來，才是真正實現無形資產管理的信息化。

1.高校通過購買或無償取得無形資產，首先通過資產管理系統進行登記，在完成資產管理部門的審批或備案流程后，由系統自動推送數據到財務管理系統，完成財務管理部門的相關流程后，由系統自動推送“處理完畢”指令到資產管理系統，以便系統間自動核對數據。

2.高校通過科研項目自主研發的科研成果，首先通過科研管理系統完成科研立項相關流程，由系統自動推送數據到財務管理系統，科研團隊按照規定進行項目結題和辦理報賬手續。此時的財務管理系統應該按照科研項目進行會計核算。當項目結題并產生科研成果時，財務系統應以項目實際支出記入科研成果基本價值，并將數據自動推送至資產管理系統進行備案。

3.高校通過無形資產對外投資，相關管理部門在完成全部系統審批程序后，由系統自動推送數據到資產和財務管理系統進行備案。資產和財務管理部門依據無形資產對外投資信息進行資產和財務管理。

三、高校無形資產管理信息化建設的預期成效

隨著高校無形資產管理信息化建設的推進，將進一步強化無形資產管理意識，進一步提高無形資產管理水平，進一步提升無形資產使用效率。

（一）提高數據準確率，提升無形資產管理效率

實現高校無形資產管理信息化，不僅減少了不必要的重復工作，而且也確保了數據的準確性、及時性和安全性。信息化管理大大縮減了手工模式和計算機單機管理模式所耗費的管理成本，使無形資產在各管理部門間賬賬即時核對變得切實可行。同時，由于無形資產信息化是對無形資產動態信息的全過程管理，工作人員可以通過信息化系統所反映的信息，隨時監控無形資產使用狀況。因而實現無形資產管理信息化，強化了無形資產的管理和監督，提升無形資產管理效率。

（二）記錄審批流程，無形資產管理全程可追溯

實現高校無形資產管理信息化，全面記錄無形資產登記、使用的審批程序。由于全程操作可記錄、可追溯，有效避免了以往不規范、不合理的審批。通過無形資產信息化管理，促進相關管理人員依規操作、依法審批，減少無形資產流失。

（三）收集詳細數據，建立無形資產投入與產出模型

實現高校無形資產管理信息化，可以得到詳盡準確的各項數據。國家每年投入大量資金，高校也投入大量人力、物力進行科學研究，但是投入的方向是否準確，產生的結果是否合理都沒有一個詳細的分析。現在我們可以得到無形資產從投入到產出全過程的數據，利用先進的大數據技術，建立一個無形資產的投入和產出的模型，分析如何投入才能提高效率，為國家和高校進行科研投入提供數據支撐。

四、結束語

高校無形資產管理普遍效率低下，既有無形資產特殊性的問題，也有制度和管理隊伍的問題。在網絡信息技術發展的當下，有效利用信息化技術破解傳統管理中的難題已經成為一種趨勢。無形資產信息化管理不但可以解決現有的各種問題，還可以利用數據分析技術進一步提高無形資產管理水平。若高校普遍實現無形資產管理信息化，高校的無形資產使用效率將得到更大的提高，有利于高校推進科技成果轉化和創新創業，有利于國家建設“雙一流”大學。

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（作者單位：西南交通大學資產與實驗室管理處 四川成都 611756；作者簡介：樊治辰，碩士，副科長，主要從事資產與實驗室管理；徐云麗，高級會計師，副處長，主要從事財務、資產、實驗室管理。）

（責編：賈偉）