淺談檔案管理的發展趨勢

高儷瑕

摘 要：近年來，隨著經濟的飛速發展和科技的不斷進步，人們的生活也正在發生著巨大的改變。信息技術的大量普及也對各行各業產生著巨大的影響，在檔案管理領域也不例外。傳統的檔案管理方式正在由于信息化的滲透經歷著悄然改變，所以，為了適應新時代的發展需求，改變傳統的檔案管理方式，進行信息化的檔案管理是大勢所趨。該文在對檔案管理信息化的原因及發展趨勢進行簡要分析的基礎上，提出了信息時代檔案管理的有效措施，旨在為新時代的檔案管理提供一定的參考，從而使檔案管理更有效率。

關鍵詞：檔案管理 發展趨勢 信息化

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2016）11（a）-0102-02

檔案對于每個人來說都具有非常重要的作用，會伴隨每個人的一生，隨著人口數量的不斷增長，檔案管理部門的工作壓力變得日趨繁重，越來越多的檔案管理工作難度變大，所以，實施科學有效的檔案管理方法，適應新時期的檔案管理，提高檔案管理的精確性和有效性是十分必要的。

1 進行信息化檔案管理的原因

1.1 順應時代發展的必然要求

檔案管理信息化是指運用先進的信息化技術，改變傳統的檔案管理方式，對檔案進行信息化處理，實現有效管理和資源的共享[1]。不論是國家，企業還是事業單位，檔案的管理都是一項必不可少的工作，在信息時代，必須對檔案的管理方式進行變革，以適應時代的發展。

1.2 信息化是更有效率的管理方式

傳統的檔案管理方式紛繁復雜，尤其是近幾年來，檔案數量的急劇增加給檔案管理工作帶來了巨大的壓力。眾多的紙質檔案非常不利于管理和分類，而且檔案的存放還需要占用大量的空間，查找起來也十分困難，需要耗費大量的時間。除此之外，傳統的檔案都是紙質的，既然是紙質，那就有一個不可避免的問題，就是檔案的保存，紙質檔案非常容易破損，而且如果時間過長的話還容易老化，這就對檔案的管理提出了更高的要求，在此過程中也需要投入一定的人力和物力，付出大量的時間成本，增加一筆額外的支出[2]。

但是如果對于檔案進行信息化處理之后，情況就會大為改觀。傳統的紙質檔案會變成容易保存的電子檔案，這樣就不會存在原來的諸多問題，不再需要占用大面積的空間來存放，也不用擔心紙質的破損和老化的問題，對于檔案的管理，只要一個人就可以輕松地完成，查找起來也不需要再耗費大量的時間和精力，大大減輕了檔案管理工作人員的負擔，有利于實現資源的優化和合理利用。

2 進行信息化檔案管理的重要性

2.1 提高檔案管理效率的必然選擇

科學技術的飛速發展和信息時代的來臨使人們的生活節奏逐漸加快，在經濟全球化、信息全球化的大趨勢之下，檔案管理的效率也需要經歷巨大的改變才能適應逐漸加快的工作節奏，信息化的普及實現了這一訴求，不僅使檔案的管理工作節省了大量的時間和資源[3]，而且相較于傳統檔案管理模式而言，大大提升了工作效率，縮短了檔案查找的時間。

2.2 為管理工作提供智能化服務的重要途徑

從某種程度上來講，檔案可以作為一種原始的參考資料，為企業甚至國家未來的發展提供一定的決策依據。無論是企業還是國家，在制定和決定未來的發展計劃和方向時，過往的歷史進程都會作為一個重要的參考，因為決策者可以從中借鑒以往的經驗和教訓，避免曾經的錯誤再次出現，從而趨利避害，制定出科學合理的決策和決定未來的發展走向。而在借鑒和參考的過程之中，不可避免地會翻閱之前的大量資料，信息化在檔案管理領域的應用使這樣的過程變得更有效率，也更加智能，不僅能為決策者提供科學有效的可靠信息，還能節約大量時間成本。

2.3 有利于檔案的保存和管理

原有檔案管理方式是通過人工進行的，正如前述，管理過程中的破損和老化問題難以避免[4]。信息化的管理可以很好地解決這個問題，經過信息化處理之后的檔案都是電子版的，不再是原來的紙質版，所以能大大延長檔案的保存時間，提高檔案的保存質量，將檔案的破損率降至最低。

3 實施檔案管理信息化的有效途徑

3.1 革新傳統理念，從人才培養開始

檔案管理的信息化是大勢所趨，而趨勢的發展需要人才的推動。要想切實有效地推動信息化的檔案管理理念，將檔案管理信息化切實地落到實處，必須從根本上轉變傳統觀念，從傳統的無效模式中走出來。檔案管理工作看似簡單，實則需要管理人員具有嚴肅認真的態度和一絲不茍的工作精神，還要具有較強的責任感和使命感，因此，對于檔案管理單位來講，加大培訓的投入，培養專業的檔案管理人員，對每一個從事檔案管理的人員進行有針對性的培養和訓練，培養檔案管理人員的信息化意識和信息化技能，使其適應新時期的潮流，更好地適應檔案管理工作是必然要求；對于檔案管理的工作人員來說，應該時刻保持高度的責任感和使命感，積極參加各項檔案管理相關的培訓學習，不斷更新自己的知識體系，努力提高自身的專業素質，更好地為檔案管理信息化服務。

3.2 完善基礎設施建設，加大信息化投入

要想進行信息化的檔案管理，必須具有相應的配套設施，基礎配套設施的齊備會對檔案管理工作起到巨大的促進作用，相關單位應該加大對于信息化的軟、硬件投入，此外，由于我國的檔案管理部門眾多，管理水平和管理標準也參差不齊，這個問題會在檔案的交流和共享過程中變得異常尖銳，所以，相關部門應該對檔案管理單位配備統一的標準管理設施，對檔案管理人員進行統一的培訓，制定統一的工作標準，規范信息化檔案管理機制，確保檔案管理信息化的有效開展。

3.3 建立有效的溝通機制，保證資源的合理利用

信息化檔案管理的基本要求是檔案管理的合理化和高效化，不同的檔案在不同的管理部門之間可能存在一定的管理差異，這種差異會對未來檔案的資源共享形成巨大的阻礙，因此，在檔案管理部門之間建立科學有效的溝通機制顯得尤為重要[5]。檔案與檔案之間的信息和資源不是孤立存在的，資源與資源之間存在一定的內在聯系，有時候這種聯系十分緊密，這就需要在利用檔案資源時，必須綜合其他材料，以保證資源的完整性和可參考性。因此，需要通過信息化的檔案管理技術，實現資源的共享，各個管理部門之間的有效溝通在此時就會顯得尤其重要。

4 結語

總之，為了順應新時期檔案管理信息化的要求，改變傳統的檔案管理模式，檔案管理部門應該采取多種有效措施，培養專業的檔案管理人員，制定嚴格標準的工作規范，加大檔案管理信息化相關的基礎設施投入，建立健全合理高效的溝通機制，實現檔案資源的優化配置和合理使用，不斷推動檔案管理信息化的發展。

參考文獻

[1] 王樹云.淺談檔案管理的發展趨勢—檔案管理的信息化[J].

赤子，2015（1）：174.

[2] 呂文慶.信息化時代檔案管理信息化建設[J].辦公室業務，2014（19）：136，144.

[3] 張艷輝.加強檔案管理服務水平推動檔案管理的信息化[J].

民營科技，2016（5）：95.

[4] 李艾.淺談信息化在科技檔案管理中存在問題和解決方法[J].辦公室業務，2015（5）：28-29.

[5] 張艷.加強檔案管理服務水平推動檔案管理的信息化[J].中國管理信息化，2016，19（1）：196-197.