疾控機構人事檔案的有效構建及管理機制研究

辛清華

摘 要：相對事業單位來說，人事檔案是該單位管理與利用人力資源、提供人事信息的一個關鍵來源。該研究主要探討疾控機構人事檔案主要特征，對適應疾控中心的人事檔案管理體系進行創建，并對人事檔案收集、分類、利用以及信息化管理等進行重新梳理，從而實現疾控中心人事檔案管理的規范化與系統化。

關鍵詞：人事檔案 疾控機構 構建 管理機制

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2016）11（a）-0100-02

作為掌握人才信息的一個主要來源，我國疾控機構人事檔案指的是對疾控工作人員個人經歷、工作績效以及業務能力的詳細記載。由于近些年疾控隊伍管理體制與發展的不斷創新，將機構人事檔案工作做好是機構管理水平得以提升的一個有效途徑，同時也是與新形勢發展相適應的重中之重。該研究主要探討疾控機構人事檔案主要特征，對適應疾控中心的認識檔案管理體系進行創建，并對人事檔案收集、分類、利用以及信息化管理等進行重新梳理，從而實現疾控中心人事檔案管理的規范化與系統化。

1 疾控機構人事檔案的特點

從根本上說，疾控人事檔案是工作人員職稱晉升與薪酬增加的關鍵依據，而且可以客觀反映個人技術能力與專業素養，存在非常重要的利用與保存價值，疾控機構人事檔案本身具有全面性、真實性以及保密性。

首先，疾控機構人事檔案對人事檔案的憑證作用具有決定性價值，其憑證作用本身存在法律效力，所以，一定要保證人事檔案信息的可靠性與真實性，職稱晉升、年度考核以及個人材料等，避免出現偽造、修改以及弄虛作假情況；其次，疾控機構人事檔案關系到個人功過等相關信息，相關人事檔案管理人員應該有效處理，禁止個人信息透露給不相關機構或個人，只可以提供給知情合法使用者，而且在需要公開的情況下，應該嚴格根據實際情況，對開放審核程序做出明確規定，嚴格遵循責任追究體制；再次，疾控人事檔案對職工專業技術職稱、學歷、年度考核、繼續教育等相關內容做出了詳實記載，這一檔案能夠反映出一個人的能力、經歷以及品德等信息。

2 疾控機構人事檔案管理體系的構建

依照當前的人事聘用體制，疾控機構在編工作人員檔案材料不會保存在本單位，而是交給疾控機構當地人社局檔案室和人才交流中心檔案室代管，衛計委人事部門對一部分疾控干部檔案進行管理與保存，疾控機構人事部門的工作是保存合同制職工與在編人員在職期間的人事檔案副本、工資、培訓、職稱以及技術情況等材料。直接人事管理與人事檔案利用的單位，應該不斷提升其主觀能動性，創建與本單位管理體制相適應的人事檔案管理系統，構建與疾控機構管理特點相適應的管理體系，必須做到以下幾點。

2.1 創建管理體制

正所謂，無規矩不成方圓。創建與完善認識檔案管理體制，通過體制對檔案管理、收集和日常管理進行全面規范，明確疾控機構人事檔案材料歸檔收集時間與范圍，創建人事檔案材料形成單位的聯系體制，創建疾控機構人事檔案的查閱管理體制，確保根據規定辦理相關審批工作，健全人事檔案轉遞體制，保證能夠完整、及時、保密以及安全轉遞人事檔案材料。

2.2 明確檔案操作標準與流程

明確人事檔案收集整理流程、查閱人事檔案工作流程以及轉入轉出人事檔案操作流程對檔案管理人員實際操作非常有利，能夠有效避免檔案管理工作中產生低級錯誤。

2.3 做好人事檔案風險評估工作

依照人事檔案特征，管理人事檔案過程中，應該確保所收集入檔材料的全面性與真實性，隨著近些年人事檔案信息化的不斷推進，應該做好信息化數據和紙質檔案數據一致的有效控制，實現檔案信息化的現階段，我們應該避免在檔案使用或者保存過程中出現泄露與缺失等情況。工作人員對檔案的管理工作必須盡心盡責，嚴格按照規范辦事。檔案管理工作人員要提高自己的道德修養和專業水平，有服務大眾的意識，工作高質量、高效率。

3 疾控機構人事檔案的管理對策

3.1 分類管理疾控機構的人事檔案

依照疾控機構本身所具有的特征，對人事檔案展開分類管理工作，首先是根據專業技術人員與行政管理人員和工勤人員展開分類；其次是根據輔助崗位與主系列崗位對專業技術人員展開分類，也就是說，專業技術崗位以衛生技術系列為主系列，輔助系列崗位包括財會系列、經濟系列、檔案系列以及工程系列等；再次是根據職稱等級展開分類。對人事檔案管理機構的權責范圍進行合理界定、建立健全人事檔案管理機構的信息服務體系，充分發揮人事檔案的作用。

3.2 收集管理疾控機構人事檔案

從根本上說，收集工作是管理疾控機構人事檔案工作的基礎與起點，收集檔案方面應該做到全面、完整以及及時，在確保定期收集與經常性收集前提下，應該做到隨時收集，從而及時補充與歸檔所缺材料，由此才可以將人事檔案管理工作做好，收集檔案資料期間，必須認真仔細鑒定觀點不明確、不完整的人事檔案，從而確保檔案本身所具有的有效性與真實性。除此之外，對與要求不相符合的檔案應該做到及時退回，同時要求規定時間里完成修正工作，再實現歸檔，如果材料超出歸檔的范圍，應該將其及時返回到科室中，從而對人事檔案內容進行全面凈化。

3.3 疾控機構人事檔案信息化管理

基于疾控機構人事檔案管理發展情況分析，其必然趨勢在于檔案信息化發展，通過互聯網技術與電子計算機技術管理人事檔案，確保人事檔案信息的精確性與詳細性。首先應該對人事檔案信息資源庫進行創建，在電子計算機中輸入人員職稱、學歷學位、工資、年度考核等相關信息，從而形成一種電子檔案；其次是在電子信息化管理中納入人事檔案轉遞與節約等相關工作，創建疾控機構人事檔案信息查詢管理平臺，并將查詢數據入口提供出來，將相關數據查詢權限提供給不同群體，同時控制管理權限，從而保證信息保密性。

3.4 疾控機構人事檔案管理與利用

對疾控機構人事檔案進行創建的主要目的在于保證人事檔案材料能夠得到有序高效利用，為此創建人事檔案的最終目的與主要動力，在利用人事檔案過程中，其最為基本、主要的形式就是查閱，為了方便監督、查閱以及避免泄密等，監控機構有必要創建檔案閱覽室，在對人事檔案加以利用的同時，查閱人事檔案人員應該出具與規定條件相符合的出借或者借閱手續，同時還要保證所查閱檔案的真實性與原始性，嚴禁出現無損、圈涂以及撤換等情況，查閱檔案人員在沒有經過機構主管允許的情況下，避免擅自復印或者拍攝檔案內容。利用人事檔案應該對檔案利用體制進行嚴格執行，從而有效維護疾控機構人事檔案保密性、完整性以及安全性。

4 結語

總而言之，疾控機構人事檔案管理與疾控職工切身利益有著直接相關性，關系到疾控機構未來的發展，所以，在日常工作中，一定要不斷總結經驗，選擇合理、科學體制和現代化手段對人事檔案管理進行不斷完善，確保人事檔案管理工作能夠與疾控機構未來發展之需相符合，以此將機構各類人員的工作創造性與積極性充分調動起來，從而實現疾控機構人事檔案管理的意義與作用。

參考文獻

[1] 陳艷茹.對疾病控制中心人事檔案管理存在的問題與模式創新研究[J].管理學家，2014：151-152.

[2] 張美江.肇慶市疾控機構人事檔案管理存在的問題及對策[J].辦公室業務，2014（5）：194.

[3] 董婧.關于加強疾控中心檔案管理的措施和注意事項研究[J].卷宗，2016（5）：111-112.

[4] 任海燕.探討加強四川省疾控中心檔案管理的方法和汪意事項[J].時代報告：學術版，2014（10）：375.

[5] 杜曉梅.試論人事檔案信息化在疾病預防控制中心管理中的應用[J].辦公室業務，2016（11）：184-185.