高校資助管理信息化建設的探索與實踐

毛秀元，賀孝忠

（吉首大學張家界學院，湖南 張家界 427000）

高校資助管理信息化建設的探索與實踐

毛秀元，賀孝忠

（吉首大學張家界學院，湖南 張家界 427000）

隨著社會的發展，信息技術已經融入到人們生活的各個方面.信息化建設逐漸成為高校建設的重要環節之一，而高校資助作為高校學生工作的重要組成部分，其本身龐大的數據量以及繁冗的校核程序都使得高校自主管理信息化的建設成為當務之急.本文就高校資助管理信息化建設的意義進行探討，并結合現狀，分析了資助管理信息系統的應用，同時針對落實資助管理信息化建設提出了建議和對策.

高校資助；信息化建設；實踐；具體措施

現階段為了推進教育的公平化進程，讓更多家庭經濟困難的學生能平等享受受教育的權利，我國高校已經形成了包括獎學金、勤工儉學、助學金、助學貸款、補助金和相關費用減免以及“綠色通道”等內容的相對完善的資助體系.但是我們也不能忽視在高校內時常發生的資金分配不均（如家庭真正貧困的學生因為部分信息缺失或自己對家庭經濟狀況的描述不準確而失去了獲得助學金機會）或是處理效率低等現象.開展高校資助管理的信息化建設在解決傳統資助工作開展所帶來的缺陷上意義重大.

1 開展高校資助管理信息化建設的意義

1.1 減少資助金分配不合理現象

完善高校資助管理的信息化建設，能夠一定程度上減少資助資金分配不合理的現象.資助管理信息系統可以將高校學生資助工作的相關信息以數字化形式加以保存、整理、歸納、運用和共享，它是規范高效資助管理工作的重要保障.通過建立完善的資助管理信息系統，學校能夠將學生的所有信息通過該系統進行管理，并可建立學生網上個人申請資助制度，這樣在進行學生資助工作認定的過程中可以考慮到每個學生的個人意愿，同時方便及時對專業、年級名額分配的問題做出調整；同時由于可以跳過收集統計信息的步驟，所以特別在分配助學金、助學貸款等內容時可以將工作重點集中到認定家庭經濟普通困難工作上來，讓資助資金的分配趨于合理，在維護學生權利、保證教育公平方面發揮著積極的作用.

1.2 提高學生工作辦事效率

加強對高校資助管理的信息化建設，有助于高校提高相關學生工作的辦事效率，減少反復信息收集、統計過程中可能造成的問題.近年來隨著高校辦學規模逐年擴大，同時學生在獎學金、助學金評定方面所需要統計的各項成績、家庭環境等內容愈加復雜，學生的資助工作已經成為一項環節多、工作量大的系統工程.傳統的高校資助管理需要首先通過各班級、專業、學院進行學生個人申報，再由學生工作辦公室進行審校并根據名額進行復核等等；如果能夠建立一套相對完整的高校資助管理系統以及信息數據庫，將與學生資助的相關內容以數據形式進行保存，并且和學校教務系統和政府相關系統進行對接，那么在開展資助評定工作時可以節約大部分人力，同時提高了工作效率，保證了信息的準確度.

1.3 增加高校自主信息透明性

加強高校自主管理的信息化建設，能夠使高校資助信息相對公開透明，也便于高校接受人民群眾的監督.目前部分高校的資助資金分配存在著不合理的現象，其中主要是和評定程序不透明、學生信息造假等方面有關.如果不能及時對這種現象有所行動，那么很多學生會因為資助工作的不公平導致失去參與意識，甚至影響到個人的學習生活.通過將資助相關信息數字化并對部分認定結果提前公開的方法可以讓更多學生親自參與到資助評定工作中來，調動學生積極性的同時，也有助于學校接受外界監督，從而有效遏制資助金分配過程中可能存在的貪污腐敗現象.

2 高校資助管理信息化建設的應用現狀

在文獻查閱以及了解部分高校信息的過程中，我們發現了在建設高校自主管理信息系統的過程中普遍存在的問題.經過歸納，筆者總結了三點主要問題：

2.1 信息錄入效率低，信息準確度存在個體差異

信息化系統要求學生在申報時在線填寫相關信息，但是由于學生對相關信息的掌握程度（如家庭地址、戶籍所在地、父母工作單位及職務等）參差不齊，而且申請學生需要填報的信息過多且錄入界面沒有對文本、數字格式的限制，因而在審核時很多學生的信息不全面甚至會出現格式錯誤和填寫錯誤，導致管理部門需要組織學生進行多次填報.

2.2 資助管理信息系統在多部門聯系協調方面不夠成熟

資助管理需要多個部門之間的協調運作才能充分實現其信息化功能.舉例來說，學生的錄取信息、成績信息、民主評定成績信息等分別有招生處、教務處和學生管理辦公室統計保管；如果這些部門本身沒有規范數據庫或沒有設置對接端口，那么資助管理信息系統就無法直接調用相關信息進行核實審校.

2.3 部分資助系統受限制于基礎條件和系統維護等未能發揮應有功能

目前很多高校資助管理信息系統只實現了初步功能.這一點與管理系統硬件配套設施、系統構建不完善等有關.另外，由于目前高校內資助管理人員來自不同崗位，其專業背景和能力層次存在差距，因而在龐大的信息量面前會存在工作不協調的問題，導致資助管理信息化進程受阻.

3 進行高校資助管理信息化建設的舉措

我們看到信息化建設在高校資助管理方面發揮著重要的作用，自上世紀九十年代以來，伴隨著計算機技術和網絡技術的發展與在國內的快速普及，我國很多高校已經建立了高校信息系統，如常見的教務管理系統等；在高校自主管理信息系統方面，很多學校已經開始嘗試并取得了一定的成果.

首先，很多高校建立了完善的高校資助管理信息系統，并在其基礎上建立了家庭經濟困難學生的檔案庫.進行家庭經濟困難認定的學生可以在申請時在線填寫《家庭情況調查表》，明確學生姓名、性別、入學時間、院系專業以及受資助經歷、家庭經濟情況、籍貫、民政部門書面材料等內容，在相關部門在核查后直接錄入數據庫.這樣可以避免對于學生資助信息的重復錄入，同時也能夠加快信息的處理速度；同時可以授權于部分管理人員以查詢信息、導出數據的權限，實現資助信息的管理整體化、數據共享化，建立相關檔案庫，方便管理人員在進行認定時能夠快速掌握學生情況.

其次，得益于高校自主管理信息化建設，傳統的資助工作模式也逐漸發生轉變.鑒于高校內計算機的普及和校內局域網的便利，部分學校已經落實網上申請獎助學金、進行家庭經濟條件困難評定的工作.網絡化申請能夠省略傳統工作過程中信息采集、錄入的過程，學生信息可直接由學院進行統計審核，同時規范化的數據也能夠讓工作人員提高效率.

但是我們也應該認識到目前很多高校存在的問題制約了高校資助管理信息化的進一步落實.筆者分析認為，以下三點應該成為進行高校信息化系統設計的著重點：

3.1 重視高校各部門之間信息化工作的協調，規范數據庫

管理信息系統作為系統化工程，本身就需要較長的建設周期和各部門有力的協調配合，而目前高校信息化缺少規范標準、共享機制的問題逐漸暴露，各部門應用系統獨立使得信息難以達到互換性標準；不僅端口對接成為問題，數據不能共通也會給系統的維護帶來困難.因此，首先學校內部應該構建規范化、統一化的基礎平臺，以便將學生的各方面信息整合到數據庫中；各部門之間注重協調合作，明確信息化建設過程中各自的職責所在，為學校資助管理工作的科學化和規范化提供有力保障.其次，對于學生的錄入信息，管理人員要對其中容易出現錯誤和填寫不全面的地方進行歸納總結，及時通知各學院輔導員或學生代表，并給出相關信息的填寫模板，減少學生們進行數據錄入工作時的失誤，提高管理人員進行數據統計和校核的效率，也保證了數據庫內容的規范化.

3.2 建立良好的管理機制，重視管理隊伍建設

新型資助管理信息系統的實施會使傳統的管理模式以及處理方法有所改變.為了避免規章制度與資助管理信息化不配套的現象，高校需要根據管理信息系統的要求制訂相應新型管理機制，從而避免管理人員因客觀原因對系統進行不正常操作的行為；同時，管理人員的素質與管理信息化的落實程度息息相關，現階段高校內部需要一批專業水平過硬、專業素質較高的管理人員來推動信息化的建設進程.高校在重視信息化建設工作的同時，也應該對包括資助管理、教務、學生工作、財務等部門的管理人員進行培訓以提高其綜合素質，并樹立分工精確、責任到人的工作模式，提高相關工作效率，保證高校資助信息化建設進程的順利開展.

3.3 注重與系統開發人員溝通以完善高校資助管理系統功能

建設高校信息化管理系統，我們也應從系統硬件和系統功能實現角度來做出改變.

首先，高校管理信息系統硬件配套設施的性能決定了信息資源共享能否順利進行.如果基礎硬件配套設施落后，必然會導致信息流通不暢、管理效率低下等問題，因而高校應該對各部門間過時的信息化管理硬件設施進行更新，保證管理系統能夠正常、高校運作；同時，大部分資助管理人員對于計算機和網絡知識的認識并不深入，因而系統設計需要由專業公司進行；專業公司設計人員如果對資助管理所需要的功能缺乏了解，那么雙方必然會產生合作上的沖突.因而在進行系統開發和維護時，管理人員要和系統運維人員及時溝通，反應系統需要加強的功能，如在指引學生錄入信息時對重要信息進行標示等等，通過不斷地使用不斷摸索并提出改進意見，實現軟件的二次開發，并讓系統的性能得到進一步優化.

4 結束語

高校自主管理的信息化建設作為教育信息化建設的重要組成部分，是一個需要探索、不斷總結進步的建設過程.作為一項系統化工程，我們在落實信息化建設過程中需要樹立與時俱進的資助管理理念，時刻分析現階段資助管理信息化建設存在的問題，尋找問題形成的原因以及客觀因素，并探索能夠切實有效地開展高校資助管理信息化建設工作的對策.各高校也應該結合地區、學校特征，參考資助信息系統的規范化設計要求，建立起適合自己的一套新型高校資助管理方式，實現資助工作的高效、公開與公平.

〔1〕楊明.高校資助管理信息化建設的探索與實踐[J].佳木斯教育學院學報,2014（02）：38-39.

〔2〕穆桐.高校教學管理信息化建設的探索與實踐[J].中國教育信息化,2010（09）：11-13.

〔3〕張莉莉.高校檔案信息化建設的探索與實踐[J].產業與科技論壇,2012（24）：223-224.

〔4〕呂滋建.高校教學檔案管理信息化建設的探索與實踐[J].中國管理信息化,2011（06）：33-35.

G647

A

1673-260X（2017）10-0178-02

2017-08-22

“獨立學院多元化資助體系的聯動機制與模式研究”（zyyb201708）