學院行政管理采用信息化手段的探索

文/雷翠華

學院行政管理工作涵蓋了學院管理中的各個方面，其工作內容復雜，工作量大，給行政管理人員帶來不小壓力。信息技術的發展和普及，為學院行政管理工作提供了方便，同時也提出了更多要求。

一、目前學院行政管理中存在的問題

隨著我國互聯網技術的快速發展，各個高校都基本建立了信息化行政管理體系，在一定程度上提高了行政管理的效率，但在行政管理工作中仍存在不少問題。

(一)信息觀念跟不上時代的發展

在傳統的行政管理工作中，管理人員通常利用書寫手段來記錄相關信息，長期工作中養成的這種習慣，使他們不懂或不愿意進行現代信息管理技術的學習，從而沒有能力開發出實際管理需要的信息系統，以致工作效率得不到相應提高。雖然很多高校已經具有了完善的信息管理系統，但在相關信息發生變化時，部分管理人員意識不到數據庫中信息內容及時修改的重要性，仍采用書寫修改的方式。時間長了，必然導致數據庫中相關信息出現誤差的現象。另外，一些高校整體上沒有信息化管理意識，一直沿用傳統行政管理手段，辦公自動化程度相對較低，工作效率也普遍不高[1]。

(二)信息化行政管理隊伍不健全

不少高校只重視信息化建設的硬件投入，對具有現代信息管理和行政管理相關理論技術的人才不夠關注，行政管理隊伍整體專業素質有待提升。還有一部分高校領導層只是將信息化管理當做行政管理的輔助手段，一定程度上忽視了信息管理技術人員的作用，導致這部分人員失去工作激情，崗位調動頻繁。當新舊崗位人員交接時，很多工作信息內容不能及時交代，由于工作調動而流失，給行政管理工作帶來較大影響。

(三)行政管理重管理輕服務

受計劃經濟體制影響，我國高校行政管理機構普遍存在冗官冗員問題。機構內部各部門重復設置，造成工作內容重復、相關職責不明確，在出現問題時往往會互相推諉，進而產生矛盾。不少行政管理工作人員過于追求管理權力，對各種事務都要插一手，相應減少了在科研和教學方面的管理。這種重管理而輕服務的行政管理現象，很難使管理工作取得實際效果。

(四)歷史數據保存和整理工作不到位

高校領導層對學校相關事務的決策是行政管理工作的主要內容，歷來受到高校領導的重視。在決策過程中，需要對相關信息進行調查研究，但由于傳統管理工作沒有采用信息化手段，同時管理人員沒有信息化管理的意識，導致許多歷史數據丟失或保存效果不好，沒有通過有效的手段進行整理和規范，使用效果難以滿足領導層的決策需求。

二、利用信息化手段加強行政管理工作的措施

(一)增強行政管理人員的信息化服務意識和能力

互聯網技術的應用及發展，為高校行政管理提供了極大的便利。近些年來，我國高校遵行擴招政策，很多高校規模不斷擴大，需要處理的信息也不斷增加，加大行政管理人員的工作量。所以，行政管理工作人員一定要樹立信息化服務意識，積極運用信息化手段開展行政管理工作，對高校行政管理工作相關信息及逆行搜集和整理，關注傳統媒體外的網絡媒體。同時熟練操作相關辦公軟件，科學分析和研究相關信息，不斷提升整理和識別信息的能力，從而保證信息的準確性和重要性，提高工作效率[2]。

(二)創新行政管理方法

首先，建立與行政管理相配套的信息服務系統。積極引入數據庫及互聯網技術，建設動態服務網頁，對最新教育信息和時事熱點做到及時更新發布。通過在校園網絡中開設建議模塊，對師生及其他社會人員的相關意見進行收集，進一步完善行政管理工作，促進高校教學工作的發展。

其次，利用信息化手段對學院歷史數據進行整理。采用聯機處理和分析技術，完善數據庫資源，為查詢和利用歷史數據提供便利。特別是學院領導可以根據查詢到的數據，對院校各個方面進行及時了解，并及時調整工作方向及發展策略。同時對相關行政管理人員的優秀表現通過網絡進行表彰，進一步調動其工作積極性。

(三)建立健全行政管理信息化制度

在互聯網時代，高校要改革傳統行政管理制度，建立健全具有時代特征的信息化管理制度。首先，高校領導層要重視行政管理的信息化發展，對各種新型信息技術手段進行大力推廣，引導行政管理人員積極轉變思想觀念，主動運用新的信息技術，并對員工利用信息化手段開展工作的具體情況進行考核[3]。其次，學校各個部門通過信息化手段的運用，能夠實現更加快捷、方便地工作。所以，高校要對校務工作進行統一規劃，合理分配各部門的工作內容，明確各部門責任，避免發生在責任上“踢皮球”現象。

三、結束語

現代信息技術對推進學院行政管理發展的重要性顯而易見，學院要在正視行政管理工作中存在的問題基礎上，加大信息化管理技術的投入，提高相關管理人員信息化管理能力，使學院行政管理工作再上一個新臺階。

[1]詹立彩，ZHANLi-cai.對高校行政管理辦公自動化問題的幾點思考[J].寧德師范學院學報(自然科學版)，2014，26(2)：130-134.

[2]崔佳山.新媒體對高校治理現代化的挑戰與應對研究[D].西南大學，2016.

[3]劉立霞.信息化建設視角下高校行政管理的策略[J].黑龍江高教研究，2016(10)：71-73.